Die Anforderungen an den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen wurden bereits zum 1.7.2011 deutlich reduziert. Jetzt nimmt das BMF in seinem Einführungsschreiben vom 2.7.2012 Stellung zu den Vereinfachungen, insbesondere zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren.
In der Vergangenheit wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen waren oder ein EDI-Verfahren verwendet wurde. Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1.11.2011 hat der Gesetzgeber von der Option nach Art. 233 MwStSystRL Gebrauch gemacht, die es den Mitgliedstaaten freistellt, auch Rechnungen anzuerkennen, die auf andere Weise elektronisch übermittelt oder bereitgestellt werden.
Die Gesetzesänderung gilt bereits rückwirkend seit dem 1.7.2011, allerdings fehlten bislang verbindliche Verwaltungsregelungen. Umstritten bzw. nicht geklärt waren insbesondere die Anforderungen an das im Gesetz genannte innerbetriebliche Kontrollverfahren. Es stellten sich insbesondere die Fragen, ob bzw. wie es dokumentiert werden muss und ob sich zugleich die Anforderungen an den Vorsteuerabzug aus herkömmlichen Papierrechnungen dadurch zusätzlich erhöhen.
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Papier- und elektronische Rechnungen sind ab dem 1.7.2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen – wie vom Gesetz gefordert – gewährleistet sein. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Die Finanzverwaltung weist klar darauf hin, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren i. S. d. § 14 Abs. 1 UStG nicht dazu dient, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu überprüfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung hinsichtlich der in §§ 14 Abs. 4, 14a UStG erforderlichen Abgaben gewährleistet werden. Das Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sicherstellen.
Ist eine Rechnung inhaltlich richtig, d. h., sie enthält Angaben zur richtigen Leistung, zum richtigen Leistenden, zum richtigen Entgelt und den richtigen Zahlungsempfänger, rechtfertigt dies die Annahme, dass die Rechnung bei der Übertragung weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert worden ist und sie deshalb der erbrachten Leistung entspricht. An dieser Zielsetzung müssen sich die Anforderungen an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren orientieren.
Keine eigenständige Bedeutung, keine neuen Pflichten
Gelingt es dem Unternehmer nachzuweisen, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall laut BMF keine eigenständige Bedeutung mehr zu. Soll wohl heißen: Auch wenn die Durchführung „des Kontrollverfahrens“ nicht dokumentiert wurde bzw. nicht belegbar ist (…oder eine Kontrolle im Einzelfall tatsächlich gar nicht erfolgte), kann der Vorsteuerabzug von der Finanzverwaltung nicht mehr versagt werden. Faktisch wird die schon bisher übliche Prüfung der Eingangsrechnungen mit den Handlungen im Rahmen des „neuen“ Kontrollverfahrens mehrheitlich übereinstimmen, sodass für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs insoweit keine neuen Pflichten entstehen.
Keine vorgegebenen Verfahren, keine Dokumentationspflicht
Klarstellend weist das BMF darauf hin, dass die innerbetriebliche Kontrolle z. B. durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg) erfolgen kann. Hierzu werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Ebenso besteht keine gesonderte Dokumentationspflicht für das innerbetriebliche Kontrollverfahren - der Unternehmer ist allerdings (natürlich!) nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen.
Ordnungsgemäße Prüfung der Rechnungen
Dass die Finanzverwaltung keine überzogenen Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren stellt, ist natürlich zu begrüßen. Ohnehin wird jeder Unternehmer bereits im eigenen Interesse – so übrigens auch die Auffassung des BMF – insbesondere überprüfen, ob
• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat und
• die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,
um zu gewährleisten, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Zahlung er auch verpflichtet ist. Dieser ohnehin übliche „Prüfschritt“ kann bereits als Erfüllung der Voraussetzungen für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren angesehen werden. Insofern müssen die Unternehmen nach der gesetzlichen Änderung zum Erhalt des Vorsteuerabzugs eigentlich weiterhin nur das tun, was sie bereits vorher getan haben (sollten): Nämlich eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung in ihrem Unternehmen sicherstellen!
Anforderungen an die Aufbewahrung
Bei elektronisch übersandten Rechnungen wird es zumindest in einer Übergangsphase vermutlich häufiger vorkommen, dass die Anforderungen an die Aufbewahrung nach § 14b UStG, § 147 AO einschließlich GoBS und GDPdU nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Dies ist aber auch nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, sondern kann („allenfalls“) als Ordnungswidrigkeit i. S. d. § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.
Doppelte Rechnungen per E-Mail bzw. Post
Ebenso wird nicht auszuschließen sein, dass in der Praxis Rechnungen vorab als E-Mail übermittelt werden und im Nachgang nochmals gesondert auf dem Postweg oder versehentlich mehrmals per E-Mail. Nach Ansicht der Finanzverwaltung entsteht keine „Strafsteuer“ nach § 14c Abs. 1 UStG, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Abs. 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Ob die genannten Fälle deshalb unproblematisch sind, geht m. E. aus dem BMF-Schreiben nicht zweifelsfrei hervor, da mehrere Rechnungen für ein und dieselbe Leistung zur Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG führen sollen, wenn sie nicht ausdrücklich als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet sind.