Bisher war es nur empfohlen die sogenannte Digitale LohnSchnittstelle (DLS) zu verwenden. Ab dem 1.1.2018 ist die DLS verpflichtend zu verwenden. Die Finanzverwaltung regelt hierzu ein paar Details.

Bei der digitalen LohnSchnittstelle handelt es sich um einen amtlich vorgeschriebenen Standarddatensatz, der eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfelder enthält. Die DLS fungiert als einheitliche Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto. Unabhängig davon ist das Recht der Finanzverwaltung zum Datenzugriff auf prüfungsrelevante steuerliche Daten (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO). Die Arbeit der Lohnsteuer-Außenprüfer wird mit der flächendeckenden Einführung der DLS wieder ein weiteres Stück effizienter werden.

Die jeweils aktuelle Version der DLS findet sich auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern und steht zum Download bereit. Neben einer Programmieranweisungen (xml-Datei) finden sich dort weitergehende Informationen und auch ein umfassender Fragen- und Antworten-Katalog.

Wieso nun die zwingende Anwendung? 

Bereits bisher hat die Finanzverwaltung empfohlen die DLS zu verwenden (BMF, Schreiben v. 29.6. 2011, BStBl 2011 I S. 675). Aus dieser Empfehlung wird ab 1.1.2018 eine steuerliche Pflicht.

Hintergrund ist das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens v. 18.7.2016 (BGBl 2016 I S. 1679). Darin wurde die Einführung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto (DLS) gesetzlich festgeschrieben. Konkret regelt § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i.V.m. § 4 Abs. 2a LStDV, dass Arbeitgeber die aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch bereitzustellen haben. Diese Pflicht ist unabhängig von dem eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm. Manch älteres Lohnbuchhaltungsprogramm wird nun umprogrammiert oder grundlegend neu erstellt werden müssen.

Härtefall 

Allerdings lassen die Finanzämter in begründeten Fällen die Übermittlung der lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form zu. Damit sollen unbillige Härten vermieden werden. Ob ein Härtefall gegeben ist, wird in der Praxis aber zunehmend restriktiv gehandhabt.

BMF, Schreiben v. 26.5.2017, veröffentlicht am 1.6.2017

Schlagworte zum Thema:  Lohnkonto, Digital, BMF-Schreiben