Beglaubigung

Zusammenfassung

Begriff

Beglaubigung ist die Feststellung der Übereinstimmung einer Abschrift mit der Vorlage oder der Echtheit einer Unterschrift. Diese wird als amtliche Beglaubigung bezeichnet, wenn sie durch eine hierzu ermächtigte Behörde erfolgt, als öffentliche Beglaubigung, wenn sie durch einen Notar erfolgt.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Zentrale Vorschrift für die amtliche Beglaubigung im Sozialrechtsbereich ist § 29 SGB X für die Beglaubigung von Dokumenten und § 30 SGB X für die Beglaubigung von Unterschriften.

1 Amtliche Beglaubigung von Dokumenten

1.1 Berechtigung

Behörden sind berechtigt, Beglaubigungen von Abschriften eigener Urkunden vorzunehmen.^[1] Die Sozialleistungsträger sind darüber hinaus berechtigt^[2] Urkunden anderer Behörden zu beglaubigen. Zur Beglaubigung von Fremdurkunden besteht keine Verpflichtung.

Achtung

Ausnahme von der Befugnis

Abschriften dürfen gemäß § 29 Abs. 2 SGB X nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstücks aufgehoben ist.

[1] § 29 Abs. 1 Satz 1 SGB X.

[2] § 29 Abs. 1 Satz 2 SGB X i. V. m. der Verordnung über die zu Beglaubigungen befugten Behörden nach dem Sozialgesetzbuch (SGBBeglV).

1.2 Abschrift/gleichgestellte Dokumente

Der ursprüngliche Anwendungsbereich bezieht sich auf die einfache Abschrift eines Schriftstücks/Urkunde^[1] sowie Ablichtungen, Lichtdrucke und ähnlichen in technischen Verfahren hergestellten Vervielfältigungen und auf fototechnischem Wege von Schriftstücken hergestellten Negativen, die bei einer Behörde aufbewahrt werden (z. B. Fotokopie, Durchschrift).^[2]

[1] § 415 ZPO.

[2] § 29 Abs. 4 Nr. 1 und Nr. 2 SGB X.

1.3 Elektronische Dokumente

Der Anwendungsbereich ist auch eröffnet für elektronische Dokumente, die ausgedruckt werden oder für elektronische Dokumente, die zur Abbildung eines Schriftstücks hergestellt wurden oder die ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten haben.^[1]

[1] § 29 Abs. 4 Nr. 3 und Nr. 4 SGB X.

1.4 Eigene Urkunden

Die Behörde kann von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, auf Verlangen ein elektronisches Dokument oder eine elektronische Abschrift fertigen und beglaubigen, wenn sie über die technischen Möglichkeiten verfügt.^[1]

[1] § 29 Abs. 7 SGB X.

2 Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

Die Befugnis zur Beglaubigung von Unterschriften besteht, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der aufgrund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird.^[1]

Dies gilt nicht für Unterschriften ohne dazugehörigen Text (Blankounterschrift) oder bei Vorliegen des Formerfordernisses der öffentlichen Beglaubigung i. S. d. § 129 BGB.^[2]

[1] § 30 Abs. 1 Satz 1 SGB X.

[2] § 30 Abs. 1 Satz 2 SGB X.

3 Verfahren/Beglaubigungsvermerk

3.1 Beglaubigung von Dokumenten

Eine Abschrift wird beglaubigt durch einen Beglaubigungsvermerk, der unter die Abschrift zu setzen ist.^[1]

Im Einzelnen muss der Vermerk folgende Angaben enthalten:

• die genaue Bezeichnung des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt wird,
• die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt,
• den Hinweis, dass die beglaubigte Abschrift nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde erteilt wird, wenn die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist und
• den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel.^[2]

Achtung

Elektronische Dokumente

Die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt, ist nicht ausreichend bei elektronischen Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden sind oder ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten haben. In diesen Fällen muss der Beglaubigungsvermerk zusätzliche Feststellungen enthalten.^[3]

[1] § 29 Abs. 3 Satz 1 SGB X.

[2] § 29 Abs. 3 Satz 2 SGB X.

[3] § 29 Abs. 5 SGB X.

3.2 Beglaubigung von Unterschriften

Eine Unterschrift (oder ggf. Handzeichen) soll nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt wird.^[1]

Der Beglaubigungsvermerk ist unmittelbar bei der Unterschrift, die beglaubigt werden soll, anzubringen. Im Einzelnen muss der Beglaubigungsvermerk folgende Angaben enthalten:

• die Bestätigung, dass die Unterschrift echt ist,
• die genaue Bezeichnung desjenigen, dessen Unterschrift beglaubigt wird sowie die Angabe, ob sich der für die Beglaubigung zuständige Bedienstete Gewissheit über diese Person verschafft hat und ob die Unterschrift in seiner Gegenwart vollzogen und anerkannt worden ist,
• den Hinweis, dass die Beglaubigung nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle bestimmt ist, und
• den Ort und Tag der Beglaubigung, d...