Aufgrund der zum 1.1.2022 mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz wirksam gewordenen Änderung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ist die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird, elektronisch abzugeben und vom Arbeitgeber in den Entgeltunterlagen elektronisch vorzuhalten.[1]
Allerdings wird diese Verpflichtung zur elektronischen Abgabe des Befreiungsantrags i. d. R. nicht wirksam werden können, da Beschäftigte nur in absoluten Ausnahmefällen die Abgabe der Erklärung mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES) werden abgeben können.
Deshalb haben sich die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger darauf verständigt, dass der Arbeitgeber die vorgenannte Erklärung als Originaldokument in Papierform entgegen nehmen muss, wenn der Beschäftigte den Antrag nicht mit QES zur Verfügung stellen kann.[2]
Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument (Papierform) in elektronische Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. Kann der Arbeitgeber das Originaldokument nur ohne fortgeschrittene Signatur in elektronische Form überführen (z. B. als PDF-Dokument), muss er das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren.
Nicht zulässig ist die Führung von nicht unterschriebenen schriftlichen Erklärungen und Anträgen mit Unterschriftserfordernis als PDF-Dateien oder als Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.
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