GR v. 18.03.2022: Grundsätze: Entgeltunterlagen

Zusammenfassung

Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. bestimmen in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV.

Die Gemeinsamen Grundsätze bedürfen der Genehmigung des BMAS, das vorher die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände anzuhören hat.

1 Allgemeines

[1] Aufgrund der Änderungen der BVV durch das 7. SGB IV-ÄndG vom 12.6.2020 (Artikel 25) sind die dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellenden Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Außerdem hat der Arbeitgeber zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den im § 9 BVV aufgeführten Angaben und nach Einzugsstellen getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen.

[2] Diese Grundsätze legen die Rahmenbedingungen für die Arbeitgeber zur Führung der Angaben und Unterlagen nach §§ 8 und 9 BVV in elektronischer Form fest.

[3] Alle Sozialversicherungsträger, die einen Rechtsanspruch auf die Nutzung dieser Angaben und Unterlagen haben, können diese in der in diesen Grundsätzen definierten Form anfordern bzw. abrufen.

[4] Die Grundsätze werden durch eine Verfahrensbeschreibung ergänzt (Anlage).

2 Angaben und Unterlagen

2.1 Unterlagen nach § 8 BVV

[1] Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV und die Nachweise über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV sind vom Arbeitgeber elektronisch vorzuhalten.

[2] Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV und der Nachweise über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV gilt für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich ab dem 1.1.2022 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1.1.2022 ist nicht zwingend erforderlich.

[3] Sofern ein Antrag auf Befreiung i.S.d. § 8 Abs. 3 BVV durch den Arbeitgeber gestellt und durch den zuständigen Rentenversicherungsträger bewilligt wurde, gilt die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ebenfalls für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab dem 1.1.2027 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1.1.2027 ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.

2.1.1 Art und Umfang der Speicherung

[1] Eine analoge Anwendung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Speicherung von Entgeltunterlagen ist zulässig, soweit keine Bestimmungen der Sozialgesetzbücher, der BVV oder [korr.] dieser "Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV" dem entgegenstehen.

2.1.2 Voraussetzungen an die Unterlage bei Anforderung

[1] Eine Unterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei. In dieser Datei müssen alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten und lesbar sein. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.

[2] Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Inline-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig. Sie dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein.

[3] Dies bedeutet:

• Kein Einsatz von Skripten
• Kein Einsatz von Formularfeldern, die nachträglich die Inhalte und Darstellungen des Dokuments verändern
• Kein Nachladen aus anderen Quellen
• Keine Einbindung von weiteren Dateien in der PDF-Datei

[4] Die angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen. Alternativ zu einem sprechenden Namen kann die angeforderte Entgeltunterlage durch andere Erläuterungen beschrieben werden, beispielsweise durch eine tabellarische Zuordnung oder durch eine textliche Beschreibung. Maßgeblich bleiben dieselben Kriterien über Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments.

[5] Damit soll sichergestellt werden, dass eine Identifizierung bereits vor der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung der Entgeltunterlage in jedem Fall möglich ist.

[6] Die Verantwortung hierfür liegt beim Arbeitgeber.

[7] Die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben (§ 8 Abs. 2 [Satz 1] Nr. 3a BVV) dürfen als Datensatz gespeichert werden.

2.1.3 Unterlagen mit Unterschriftserfordernis

[1] Für folgende, in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführten Erklärungen oder Anträge der Beschäftigten verlangen die einschlägigen gesetzlichen Regelungen die Schriftform:

• Antrag auf Befreiung von der Versicherungsp...