Sind die Eltern von der Vertretung des Minderjährigen ausgeschlossen, beantragt üblicherweise der beurkundende Notar bei dem zuständigen Familiengericht[7] die Bestellung eines Ergänzungspflegers. Meist schlägt der Notar in Abstimmung mit den Eltern auch direkt eine geeignete Person als Ergänzungspfleger vor. Das Gericht ist an diesen Vorschlag jedoch nicht gebunden. Überwiegend wird von den Familiengerichten aber der beratende Anwalt oder der Steuerberater der Familie als Ergänzungspfleger akzeptiert. Familienangehörige werden hingegen oft von den Familiengerichten nicht akzeptiert, da Zweifel an der erforderlichen Sachkunde oder Neutralität bestehen. Oftmals sind die Familienangehörigen aber auch gem. § 1795 Abs. 1 Nr. 1 BGB schon nicht als Ergänzungspfleger geeignet, da sie selbst mit einem der Vertragspartner in gerader Linie verwandt sind. Einige wenige Familiengerichte akzeptieren nur solche Personen als Ergänzungspfleger, die in keinerlei verwandtschaftlichem, beruflichem oder gar freundschaftlichem Verhältnis zur Familie stehen. Das Gericht entscheidet über die Notwendigkeit einer Ergänzungspflegerbestellung sowie die Person des Ergänzungspflegers durch Beschluss. Die Bestellung des Ergänzungspflegers wird wirksam, wenn ihm die sog. Bestallungsurkunde zugeht.[8] Wenn der Ergänzungspfleger nicht bereits bei dem Familiengericht als Ergänzungspfleger tätig war, bestehen viele Familiengerichte darauf, dass die Bestallungsurkunde dem Ergänzungspfleger in einem persönlichen Gespräch (persönliche Verpflichtung mittels Handschlag) übergeben wird. Zunehmend wird es aber auch für ausreichend erachtet, dass der Ergänzungspfleger mit dem zuständigen Rechtspfleger vor der Aushändigung der Bestallungsurkunde telefoniert.
Sind mehrere Minderjährige an dem Rechtsgeschäft beteiligt und werden Rechtsbeziehungen zwischen den Minderjährigen begründet, muss für jeden Minderjährigen ein eigener Ergänzungspfleger bestellt werden.[9] Ein Ergänzungspfleger kann hingegen für mehrere Minderjährige handeln, wenn die zu vertretenen Minderjährigen auf derselben Seite des Rechtsgeschäfts stehen und insoweit gleichgerichtete Interessen verfolgen.[10]
Die Pflegschaft betrifft nur die Besorgung solcher Angelegenheiten, die durch das Familiengericht in dem Beschluss und der Bestallungsurkunde festgelegt werden. Die Einrichtung einer Dauerergänzungspflegschaft wird in der Regel nicht angeordnet.[11] Die Pflegschaft endet gem. § 1918 Abs. 1 BGB, wenn der Minderjährige volljährig geworden ist oder der Grund für die ursprüngliche Anordnung entfällt und die Pflegschaft gem. § 1919 BGB aufgehoben wird.
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