3.1 Einberufung
3.1.1 Überblick
Der Vorsitzende beruft den Verwaltungsbeirat gem. § 29 Abs. 1 Satz 3 WEG nach Bedarf ein. Wann ein "Bedarf" besteht, ist Frage des Einzelfalls. Ein Bedarf besteht mindestens einmal im Wirtschaftsjahr, um nämlich den Wirtschaftsplan und die Abrechnung über den Wirtschaftsplan vor ihrer Genehmigung zu prüfen. Ein Bedarf besteht aber auch beispielsweise, um Kostenangebote zu prüfen oder gemeinsam zu beraten, ob die Voraussetzungen des § 24 Abs. 3 WEG für die Einberufung einer Versammlung der Wohnungseigentümer vorliegen.
Stellvertreter
Weigert sich der Vorsitzende oder ist er verhindert und ist nichts Besonderes bestimmt, ist analog §§ 110 AktG, 24 Abs. 3 WEG sein Stellvertreter, aber auch jeder andere Verwaltungsbeirat berechtigt, den Verwaltungsbeirat einzuberufen. Die anderen Wohnungseigentümer oder der Verwalter sind hingegen nicht berechtigt, den Verwaltungsbeirat einzuberufen.
3.1.2 Form der Ladung
Der Vorsitzende kann die Ladung in jeder Form aussprechen, sofern nur sichergestellt ist, dass sie die anderen Verwaltungsbeiräte erreicht.
Formen
Möglich sind beispielsweise schriftliche Einladungen, ausreichend ist aber auch eine mündliche Ladung, etwa in einem Telefonat, eine SMS oder eine E-Mail.
3.1.3 Ladungsfrist
Ist nichts bestimmt, ist die Ladungsfrist angemessen und unter Berücksichtigung der Interessen der anderen Verwaltungsbeiräte zu wählen. Die Frist darf nicht willkürlich kurz gewählt werden.
3.2 Versammlungsort, Versammlungsstätte und Versammlungszeit
Den Ort, an dem der Verwaltungsbeirat zusammenkommt, bestimmt in der Regel der Vorsitzende oder sein Stellvertreter. Der Ort sollte nahe der Wohnungseigentumsanlage liegen. Als Versammlungsstätte kommt jede in Betracht, zum Beispiel die Wohnung des Vorsitzenden. Die Versammlungsstätte sollte "nicht öffentlich" sein, also gewähren, dass die Angelegenheiten der Wohnungseigentümer nicht allgemeine Verbreitung finden. Das Datum, an dem der Verwaltungsbeirat zusammenkommt, sollte gesetzlich geschützte Feiertage, Schulferien oder beispielsweise Tage mit besonderen Veranstaltungen meiden. Ist nichts bestimmt, sollte die Sitzung nicht vor 18 Uhr an einem Wochentag einberufen werden.
Faustformel
Ist nichts bestimmt, sollte die Sitzung nicht vor 18 Uhr an einem Werktag einberufen werden.
3.3 Durchführung
3.3.1 Entscheidungsfähigkeit (Beschlussfähigkeit)
Das Gesetz bestimmt nicht, wann der Verwaltungsbeirat entscheidungsfähig ist. Diese Frage kann daher im Rahmen einer Geschäftsordnung geregelt werden.
Analogie zur Versammlung
Ist nichts Besonderes bestimmt, ist der Verwaltungsbeirat entsprechend der Versammlung der Wohnungseigentümer immer entscheidungsfähig.
3.3.2 Versammlungsleitung
Ist nichts bestimmt, leitet der Vorsitzende oder sein Stellvertreter die Zusammenkünfte des Verwaltungsbeirats. Besteht keine Geschäftsordnung und beschließen die Verwaltungsbeiräte auch nichts, bestimmt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter unter anderem über den Abstimmungsmodus innerhalb des Verwaltungsbeirats.
3.3.3 Teilnahmerecht Dritter
Dritte können an den Sitzungen des Verwaltungsbeirats teilnehmen, sofern die Wohnungseigentümer oder die Verwaltungsbeiräte dies erlaubt haben. In Betracht kommen Berater[1], aber auch andere Wohnungseigentümer.
3.3.4 Niederschriften
Der Verwaltungsbeirat muss nicht – auch nicht entsprechend § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG – über seine Sitzungen Niederschriften führen.
Verwaltungsbeirat führt Niederschriften
Führt der Verwaltungsbeirat Niederschriften, gehören diese zu den Verwaltungsunterlagen und stehen im Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Jeder Wohnungseigentümer hat nach § 18 Abs. 4 WEG gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer das Recht, die Niederschriften einzusehen.
3.4 Beschlussfassung
3.4.1 Allgemeines
Da der Verwaltungsbeirat ein Gremium ist, kann er über seine Willensbildung Beschlüsse fassen. Das Gesetz bestimmt weder, welches Stimmprinzip für diese Beschlussfassung gilt, noch bestimmt es, welches Quorum erreicht werden muss oder ob eine Beschlussfassung eine Versammlung erfordert.
3.4.2 Ort der Beschlussfassung
Beschlüsse können in einer Versammlung des Verwaltungsbeirats, aber auch außerhalb einer Versammlung gefasst werden.
3.4.3 Mehrheit
Jeder Versammlungsbeschluss bedarf entsprechend § 25 Abs. 1 WEG einer einfachen Mehrheit der Stimmen.[1] Eine Enthaltung gilt nicht als Nein-Stimme. Bei Stimmengleichheit ist anzunehmen, dass ein Beschlussantrag abgelehnt ist. Bei einem Beschluss außerhalb der Versammlung müssen entsprechend § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG alle Verwaltungsbeiräte mit "Ja" stimmen. Die Wohnungseigentümer können etwas anderes bestimmen.
3.4.4 Stimmrecht
Im Verwaltungsbeirat gilt das Kopfstimmrecht – auch dann, wenn für Versammlungen der Wohnungseigentümer ein anderes Stimmrechtsprinzip vereinbart ist. Die Wohnungseigentümer können etwas anderes bestimmen. Bei den Abstimmungen hat jeder Verwaltungsbeirat ein Stimmrecht. Bei Abstimmungen, von denen ein Verwaltungsbeirat persönlich betroffen ist, sollte sein Stimmrecht entsprechend § 25 Abs. 4 WEG allerdings ruhen.
Zustimmung zu Veräußerung
Dies ist etwa der Fall, wenn darüber abgestimmt wird,...
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