Keller/Munzig, KEHE Grundbuchrecht, GBV § 24 [Inhalt der ... / A. Die Grundaktenführung

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Neben dem Grundbuch ist die Grundakte zu führen, das gilt auch beim maschinell geführten Grundbuch, bei welchem lediglich die Führung des Handblatts entfällt. Die Führung der Grundakte erfolgt nach den Vorschriften der Aktenordnung (AktO), die als bundeseinheitlich wortgleiche Verwaltungsvorschrift gilt, insbes. gelten die §§ 21–24 AktO. Ergänzend enthalten die Geschäftsanweisungen für Grundbuchsachen Vorschriften zur Grundaktenführung (sehr instruktiv Nr. 9 ff. VwV-Grundbuchsachen Sachsen, abgedr. in Anhang 2).

Eine Grundakte wird für jedes Grundbuchblatt eingerichtet und erhält als Aktenzeichen die Blattnummer des Grundbuchs. Sie enthält sämtliche Eintragungsunterlagen, insbesondere die gem. § 874 BGB und § 44 Abs. 2 GBO in Bezug genommenen Bewilligungen, die mittelbar Inhalt des Grundbuchs sind. Sie enthält ferner sämtliche zu dem betreffenden Grundbuchblatt eingegangenen Anträge, Ersuchen, Verfügungen und Entscheidungen. Die Schriftstücke der Grundakte werden teils lose geführt, teils geheftet. Die Schriftstücke sind in jedem Fall chronologisch einzusortieren, sie erhalten eine Ordnungsnummer nach der Reihenfolge des Eingangs (§ 21 Abs. 1 AktO). In einem Vorblatt sind die Ordnungsnummern mit Angabe der jeweiligen Schriftstücke zu vermerken.

Grundakten dürfen nur an Gerichte und Behörden herausgegeben werden, ferner zur Erledigung von Telearbeit des Grundbuchrechtspflegers (Nr. 2.1.1 BayGBGA). Bei der Versendung an Gerichte oder Behörden ist zu prüfen, ob die erbetenen Informationen nicht auch anderweitig übermittelt werden können (Nr. 16a VwV-Grundbuchsachen Sachsen). In der Regel wird das durch Kopien geschehen können. Eine notwendige Versendung hat gegen Empfangsbekenntnis zu erfolgen (eingehend Nr. 16b VwV-Grundbuchsachen Sachsen).