BMF, Schreiben v. 1.6.2011, o. Az., BStBl I 2011, 632
(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen Finanzverwaltung (AufbewBest-FV) sollen ein sachgerechtes und wirtschaftliches Verwalten und Aussondern des Schriftguts sicherstellen. Die Schriftgutverwaltung der Dienststelle hat zu gewährleisten, dass die Unterlagen
- entsprechend ihrem Bearbeitungswert aufbewahrt,
- nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ausgesondert und
- soweit von bleibendem Wert dem zuständigen Archiv übergeben werden.
(2) Unterlagen i.S. dieser Bestimmungen sind analoge und digitale Aufzeichnungen (Akten, Schriftstücke, Karten, Pläne, Datenbestände, Bild-, Film-, Ton- und sonstige Aufzeichnungen).
(3) Die AufbewBest-FV gelten für die Oberbehörden, die Mittelbehörden und die örtlichen Behörden sowie für die zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen gehörenden Dienststellen mit überregionalen Aufgaben und die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA). Sie sind mit den obersten Finanzbehörden der Länder, dem Bundesrechnungshof und dem Bundesarchiv abgestimmt. Im Bereich der Landesfinanzverwaltungen gelten die Aufbewahrungsbestimmungen nach Maßgabe der von den obersten Finanzbehörden der Länder erlassenen Anordnungen. Im Bereich der Bundesfinanzverwaltung erlassen die Ober- und Mittelbehörden etwa erforderliche zusätzliche Anordnungen.
Die Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern sind bei Schriftgut, das mit Hilfe elektronischer Schriftgutverwaltungssysteme erstellt und verwaltet wird, ebenfalls anzuwenden. Bei der Entwicklung oder Beschaffung solcher Systeme ist eine Schnittstelle vorzusehen und mit dem Bundesarchiv oder den betroffenen Landesarchiven abzustimmen, um eine ordnungsgemäße Aussonderung sicherzustellen.
Abweichende Vorschriften bleiben unberührt.
(4) Die AufbewBest-FV gelten nicht für Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH und höher. Bei der Aussonderung dieser VS sind die §§ 26 bis 28 Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung – VSA) zu beachten. VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS werden wie nicht eingestuftes Material entsprechend dem Bundesarchivgesetz ausgesondert; dabei ist jedoch zu beachten, dass der Geheimhaltungsgrad – soweit er nicht zuvor formal aufgehoben worden ist – nach Ablauf von 30 Jahren aufgehoben ist und nicht verlängert werden kann (§ 9 Absatz 2 letzter Satz VSA).
(5) Für die Aufbewahrung der Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes gelten auf der Grundlage des § 79 BHO die Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (ABestB-HKR) sowie die für die Kassen und Zahlstellen erlassenen Verfahrensbestimmungen. Bei den Zolldienststellen sind Zoll- und Steueranmeldungsbücher und dergleichen (z.B. Belegsammlungen im Sinne von VSF Z 28 01) nebst allen dazu gehörenden Belegen außerhalb der organisatorischen Einheit Zollzahlstelle aufzubewahren.
(6) Für die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich des Bundes gilt Abschnitt K 10 der Richtlinien für die Durchführung der Bauaufgaben des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzverwaltung (RBBau) (Anlage 4). Die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich der Länder richtet sich nach den entsprechenden Landesbestimmungen (RLBau).
(7) Für die Behörden der mittleren und unteren Stufe der Verteidigungslastenverwaltung gelten die „Bestimmungen über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten, Listen und sonstigem Schriftgut im Bereich der Verteidigungslastenverwaltung”.
(8) Für Buchungsbelege der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, welche das kaufmännische Rechnungswesen betreffen, gelten die Aufbewahrungsbestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB).
(9) Unterlagen sind grundsätzlich bei den Behörden aufzubewahren, bei denen sie angefallen sind. In begründeten Fällen können Unterlagen zentral aufbewahrt werden. Die vorgesetzte Dienststelle bestimmt, wo Unterlagen aufgelöster Dienststellen aufzubewahren sind, sofern diese dienstlich noch benötigt werden.
(10) Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach Art und Inhalt der Unterlagen (Anlage 1). Unterlagen sind nur bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in der Dienststelle aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen können verlängert werden, wenn dies aus besonderen Gründen notwendig ist. Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist ist gegenüber dem zuständigen Archiv zu begründen.
(11) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist, und bezieht sich auf eine Aufbewahrungseinheit (z.B. Ordner, Hefter). Auf alle Unterlagen (Aufbewahrungseinheiten), die geschlossen werden, ist das Aussonderungsjahr oder, sofern die Aussonderung nach Anlage 1 vorbehalten ist, „Aussonderung vorbehalten” zu vermerken.
Unterlagen, die der Bearbeiter für historisch wertvoll hält, soll er zusätzlich kennzeichnen („De...