In der Praxis erfolgt die Abmahnung in aller Regel schriftlich per Brief oder auch in Textform per Telefax oder E-Mail. Maßgeblich ist in all diesen Fällen, dass der Vermieter im (Räumungs-)Prozess beweisen kann, dass die Abmahnung dem Mieter auch zugegangen ist. Mieter versuchen nämlich mit findigen Tricks den Zugang von Abmahnungen zu vermeiden oder leugnen diesen im (Räumungs-)Rechtsstreit. Der Vermieter bzw. der Verwalter müssen also dafür sorgen, dass ihnen der Beweis gelingt, dass die Abmahnung dem Mieter tatsächlich auch zugegangen ist.
2.2.1 Persönliche Übergabe
Bei der persönlichen Übergabe des Abmahnschreibens durch den Vermieter bzw. den Verwalter ist wiederum unbedingt für entsprechenden Zeugenbeweis zu sorgen. Behauptet der Vermieter im Rechtsstreit nämlich, er habe dem Mieter die Abmahnung übergeben und bestreitet dieser die Übergabe, besteht ein akutes Risiko des Prozessverlusts.
Was ist zu tun bei einer persönlichen Übergabe des Abmahnschreibens?
- Der Vermieter oder sein Verwalter sorgen für einen Zeugen. Bei diesem kann es sich um einen anderen Hausbewohner, einen Mitarbeiter des Vermieters bzw. Verwalters oder auch einen sonstigen beliebigen Dritten handeln.
- Vermieter bzw. Verwalter fertigen ein Schreiben, in dem der Zeuge bestätigt, dass die Abmahnung dem Mieter übergeben wurde. Eine Kopie des Abmahnschreibens wird der Zeugenbestätigung beigefügt.
- Vermieter bzw. Verwalter und Zeuge übergeben dem Mieter das Abmahnschreiben.
- Vermieter bzw. Verwalter lassen sich die vorgefertigte Bestätigung vom Zeugen unterzeichnen. Weiter sorgen Sie dafür, dass der Zeuge auf der Kopie des Abmahnschreibens bestätigt, dass eben dieses Schreiben dem Mieter übergeben wurde. Auch diese Erklärung ist vom Zeugen zu unterzeichnen.
2.2.2 Übermittlung durch Boten
Das Abmahnschreiben kann selbstverständlich auch durch Boten übermittelt werden. Als Bote kommen wiederum andere Hausbewohner, Mitarbeiter des Vermieters oder Verwalters oder aber auch sonstige Dritte in Betracht. Auch bei der Übermittlung der Abmahnung durch Boten ist gesondert für eine entsprechende Dokumentation zu sorgen.
Was ist zu tun bei einer Übergabe durch Boten?
- Zunächst bestätigt der Bote schriftlich, dass ihm das Abmahnschreiben mit konkretisiertem Inhalt übergeben und er beauftragt worden ist, dieses dem Mieter zu übergeben bzw. zuzustellen.
- Nach erfolgter Zustellung dokumentiert der Bote wiederum schriftlich, wann und auf welche Weise dem Mieter die Abmahnung übermittelt wurde.
2.2.3 Postversand
Einfacher Brief
Gänzlich ungeeignet ist die Übermittlung der Abmahnung durch einfachen Brief. Nach eigenen Angaben der Post gehen Briefsendungen im niedrigen Prozentbereich nicht zu. Des Weiteren werden immer wieder Fälle publik, in denen faule Postzusteller Briefsendungen in ihrem Keller lagern.
Einwurf-Einschreiben
Beim Einwurf-Einschreiben kann zwar bewiesen werden, dass die Abmahnung in den Briefkasten des Mieters gelegt wurde. Unter bestimmten Voraussetzungen streitet für den Absender bei Verwendung eines Einwurf-Einschreibens jedenfalls der sog. Beweis des ersten Anscheins. Die Rechtsprechung fordert neben Vorliegen des Einlieferungsbelegs und Reproduktion des Auslieferungsbelegs der Post als weitere Voraussetzung das ordnungsgemäß durchgeführte Verfahren.[1] Wann genau diese letztgenannte Voraussetzung erfüllt ist, ist noch nicht höchstrichterlich entschieden. Das Einwurf-Einschreiben ist daher nur bedingt geeignet, den vollen Zugangsnachweis zu erbringen. Denn nicht bewiesen werden kann durch ein Einwurf-Einschreiben, welchen Inhalt die Sendung hatte.
Übergabe-Einschreiben
Eine relativ sichere Übermittlungsform ist das Übergabe-Einschreiben. Das jedoch nur dann, wenn der Mieter auch tatsächlich die Tür öffnet, wenn der Postzusteller klingelt. Trifft der Postzusteller den Mieter nicht an, hinterlässt er im Briefkasten des Mieters einen Abholschein. Dass der Mieter dann das Abmahnschreiben tatsächlich binnen Lagerfrist abholt, bleibt ungewiss.
Einschreiben mit Rückschein
Die sicherste Übermittlungsform auf dem Postweg ist das Einschreiben mit Rückschein. Dies wiederum aber nur dann, wenn der Postzusteller den Mieter persönlich antrifft und dieser den Rückschein unterzeichnet. Trifft der Postzusteller den Mieter nicht an, gilt das zum Übergabe-Einschreiben Ausgeführte entsprechend.
2.2.4 Telefax
Die Übermittlung einer Abmahnung per Telefax kann auch gefährlich sein. Allein der Sendebericht mit dem Übermittlungsvermerk "Ok" liefert allenfalls einen Anscheinsbeweis. Maßgeblich kommt es nämlich darauf an, dass der Mieter von der Abmahnung auch Kenntnis erlangt – sprich, er muss das Telefax auch ausdrucken können. Findigen Mietern wird hier immer ein Grund einfallen, warum ausgerechnet zum Übermittlungszeitpunkt der Abmahnung ein Defekt am Faxgerät vorlag.
Telefax ist ungeeignet bei Abmahnung durch Verwalter
Da der Verwalter zur Sicherheit stets die Originalvollmacht des Vermieters der Abmahn...
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