§ 21 Rechte und Pflichten der Vertragsparteien (A–Z) / b) Wirksamkeitsvoraussetzungen der Abmahnung

aa) Konkretisierung der Pflichtverletzung

Rz. 5

Häufigste Fehlerquelle der Abmahnung ist die unzureichende Umschreibung der Pflichtverletzung. Die Abmahnung kann ihren Sinn und Zweck nur erfüllen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordert, ein genau bezeichnetes Fehlverhalten zu ändern. Die Konkretisierungspflicht erfordert es, exakt darzulegen, welche näher zu beschreibenden Leistungsmängel oder Pflichtwidrigkeiten und welches Verhalten im Einzelfall gerügt wird und auf welchen näher zu beschreibenden Lebenssachverhalt die Rüge zurückgeht (Ort, Zeit, Beteiligte sollten genannt werden). Schlagwortartige Hinweise und Wertungen wie bspw.

▪	fehlende Bereitschaft zur Zusammenarbeit,
▪	Unzuverlässigkeit,
▪	der Umgang mit Kunden oder die Arbeitsleistungen ließen erneut zu wünschen übrig,
▪	ungebührliches Verhalten,
▪	mangelndes Interesse,
▪	Führungsschwäche oder dergleichen

genügen nicht. Vielmehr sollte formuliert werden:

Rz. 6

Muster 21.1: Konkretisierte Pflichtverletzung in der Abmahnung

Muster 21.1: Konkretisierte Pflichtverletzung in der Abmahnung

Nachdem Sie Montag, Dienstag und Mittwoch der letzten Woche jeweils um eine halbe Stunde zu spät gekommen sind und dafür auch nach Befragung keinen Entschuldigungsgrund genannt, sondern nur mit den Schultern gezuckt haben, sind Sie heute Morgen wiederum 45 Minuten zu spät, nämlich erst um 8.45 Uhr zur Arbeit erschienen. Wir legen Wert darauf, dass alle Mitarbeiter – auch Sie – die Arbeit pünktlich aufnehmen. Sie können die Verspätung auch nicht dadurch wiedergutmachen, dass Sie schneller arbeiten oder freiwillig länger bleiben. Ihr wiederholtes Zuspätkommen verstößt gegen Ihre arbeitsvertraglichen Leistungspflichten. Wir sind nicht bereit, dies länger hinzunehmen und werden im Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnis mit Ihnen kündigen.

Rz. 7

Einerseits muss dem Arbeitnehmer vor Augen geführt werden, was der Arbeitgeber konkret von ihm erwartet. Andererseits folgt aus der Dokumentationsfunktion der Abmahnung, dass sie aus sich heraus ein zutreffendes Bild von dem gerügten Vorfall vermitteln muss. Es ist nicht empfehlenswert, den Vorwurf im Abmahnungsschreiben auf ein Stichwort wie etwa "unzureichende Arbeitsleistung" oder "grob fahrlässige Verursachung eines Schadens" oder etwa "Beanstandungen von Kunden" zu beschränken und i.Ü. auf ein darüber geführtes Gespräch Bezug zu nehmen. Die Personalakte muss ein zutreffendes und objektives Bild der Persönlichkeit und der Leistungen des Arbeitnehmers vermitteln. Bei Aufnahme des Abmahnungsschreibens in eine Personalakte ist die konkrete Bezeichnung des gerügten Verhaltens erforderlich, damit ein Dritter, der mit den Einzelheiten des Vorfalls nicht vertraut ist, allein anhand der Personalakte ein richtiges Bild von dem Verhalten des Arbeitnehmers gewinnen kann (LAG Hamm v. 21.11.1994 – 2 [4] Sa 583/93, n.v.).

bb) Verschulden des Arbeitnehmers

Rz. 8

Nach der st. Rspr. des BAG ist es unerheblich, ob das beanstandete Verhalten dem Arbeitnehmer subjektiv vorwerfbar ist. Es kommt vielmehr allein darauf an, ob die Abmahnung auf Tatsachen gestützt wird, die den erhobenen Vorwurf objektiv rechtfertigen (BAG v. 7.9.1988 – 5 AZR 625/87, NZA 1989, 272 = DB 1989, 284; BAG v. 12.1.1988 – 1 AZR 219/86, NZA 1988, 474 = DB 1988, 1270).

cc) Mehrere Pflichtverletzungen

Rz. 9

In einer Abmahnung können auch verschiedene Vertragsverletzungen gerügt oder beanstandet werden. Jede einzelne Pflichtverletzung muss hinreichend konkretisiert werden. Erweist sich auch nur ein Teil der Vorwürfe als unzutreffend, muss das Abmahnungsschreiben auf Verlangen des Arbeitnehmers vollständig aus der Personalakte entfernt werden und kann nicht teilweise aufrechterhalten bleiben (BAG v. 13.3.1991 – 5 AZR 133/90, NZA 1991, 768 = DB 1991, 1527). Hieraus resultiert, dass dem Arbeitgeber zu raten ist, jedes Fehlverhalten eines Arbeitnehmers einzeln abzumahnen.

Rz. 10

Der Arbeitgeber hat allerdings die Möglichkeit, eine neue Abmahnung auszusprechen und diese auf einen Vorwurf zu beschränken oder die unzutreffenden Pflichtverletzungen wegzulassen (BAG v. 13.3.1991– 5 AZR 133/90, NZA 1991, 768 = DB 1991, 1527). Die praktische Bedeutung dieser Möglichkeit dürfte wegen des Zeitablaufes gering sein, wenn der Arbeitgeber erst im Laufe des Prozesses erster oder zweiter Instanz die ursprüngliche Fassung der Abmahnung zurücknimmt und eine neue bessere oder eingeschränkter formulierte Abmahnung ausspricht.

dd) Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Rz. 11

Nicht nur bei der Kündigung selbst, sondern auch bei der zuvor auszusprechenden Abmahnung hat der Arbeitgeber den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu berücksichtigen (BAG v. 13.11.1991 – 5 AZR 74/91, NZA 1992, 690 = DB 1992, 843; BAG v. 7.11.1979 – 9 AZR 962/77, DB 1980, 550 = BB 1980, 414). Die Ausübung eines Rechtes ist unzulässig, wenn sie dem Betroffenen unverhältnismäßig große Nachteile zufügt und andere, weniger einschneidende Maßnahmen möglich gewesen wären, die den Interessen des Berechtigten ebenso gut Rechnung getragen hätten oder zumindest zumutbar gewesen wären (BAG v. 13.11.1991 – 5 AZR 74/91, NZA 1992, 690 = DB 1992, 843). Eine Abmahnung ist dann unverhältnismäß...