Rz. 277

Der Verwalter muss grundsätzlich ein Bankkonto für die Gemeinschaft anlegen und führen. Soweit bislang allgemein angenommen wurde, es müsse prinzipiell sogar mindestens zwei Bankkonten geben (ein Girokonto für die laufende Verwaltung und ein Konto zur gewinnbringenden Anlage der Erhaltungsrücklage, auf die erst mittel- oder langfristig zugegriffen werden muss), ist diese Auffassung von der aktuellen Zinssituation überholt: Es gibt derzeit keine nennenswert gewinnbringende und trotzdem zugleich sichere Geldanlage. Es spricht deshalb nichts dagegen, wenn das Gesamtvermögen der Gemeinschaft auf ein- und demselben Bankgirokonto verwahrt wird. Einzurichten ist ein offenes Fremdkonto, bei dem die Gemeinschaft Konto- und Forderungsinhaber ist. Geldanlagen auf den Namen des Verwalters sind überflüssig und unzulässig.[390] Wird das Gemeinschaftsvermögen nämlich auf einem "Treuhandkonto" verwahrt, steht es formal dem Verwalter zu, unterliegt somit dem Zugriff seiner Gläubiger und fällt bei einer etwaigen Insolvenz des Verwalters in die Insolvenzmasse. Die Gemeinschaft kann ihr Vermögen im Falle des Zugriffs Dritter oder der Insolvenz zwar im Wege der Drittwiderspruchsklage oder per Aussonderung wieder zurückholen, muss dazu aber (rechtzeitig) aktiv werden.[391] Zudem steht die Rückführung des Vermögens vor massiven Schwierigkeiten, wenn eine Vermischung mit den Geldern anderer Gemeinschaften erfolgte oder mehrere Gemeinschaften gleichzeitig per Drittwiderspruchsklage auf dasselbe Konto zugreifen wollen.[392] Wird Hausgeld auf ein unzulässiges Verwalterkonto (statt auf ein WEG-Konto) angefordert, muss trotzdem bezahlt werden.[393] Zur Kontoüberziehung, die der Sache nach eine Darlehensaufnahme darstellt, fehlt dem Verwalter ohne besonderen Beschluss die Vertretungsmacht und somit zwangsläufig auch die interne Befugnis, weil dieses Geschäft in § 9b Abs. 1 S. 1 WEG ausdrücklich von der ansonsten unbeschränkten Vertretungsmacht ausgeklammert wird.

 

Rz. 278

Der Verwalter ist zu einer Buchführung (Buchhaltung) unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtet.[394] Die Buchführung muss alle Geldbewegungen erfassen und dem Dokumentations- und Belegprinzip des § 239 HGB ("Führung der Handelsbücher") und des § 259 BGB (Rechnungslegung (→ § 10 Rdn 204) entsprechen. Die Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet werden.

 

Rz. 279

Das Gebot der Vermögenstrennung findet sich zwar nicht (mehr) ausdrücklich im Gesetz, ergibt sich aber aus der Natur der Sache heraus. Gelder der Gemeinschaft dürften nicht mit Geldern des Verwalters oder anderer Personen vermischt werden. Deshalb ist darauf zu achten, die Verwaltung von Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum nicht zu vermischen. Dem Verwalter ist zwar die Sondereigentumsverwaltung, insbesondere die Mietverwaltung (auch in Gestalt eines "Mietpools") nicht verwehrt. Der auf das Sondereigentum bezogene Zahlungsverkehr ist aber strikt separat vom Gemeinschaftskonto abzuwickeln.

 

Rz. 280

Zur Anforderung von Geld (Beiträgen in Gestalt von Vorschüssen, Nachschüssen, Sonderumlagen) ist der Verwalter im Rahmen des Beschlussvollzugs verpflichtet. Die Pflicht zur Geltendmachung sonstiger Zahlungsansprüche (z.B. Schadensersatzforderungen gegen Miteigentümer oder Dritte) folgt aus seiner Organstellung. Beim Vorliegen einer Einzugsermächtigung muss der Verwalter davon Gebrauch machen.[395] Zahlungsaußenstände sind anzumahnen. Beim Ausbleiben von Zahlungen hat der Verwalter Vollzugsmaßnahmen zu ergreifen und auf eine alsbaldige Titulierung der Forderungen hinzuwirken.[396] Einer vorherigen Beschlussfassung bedarf es bei gerichtlichen Hausgeldinkassomaßnahmen nicht.[397] In einem von dritter Seite betriebenen Zwangsversteigerungsverfahren hat der Verwalter Hausgeldforderungen anzumelden.[398] Im Übrigen werden das Hausgeldinkasso und die Vollstreckungsmaßnahmen gesondert behandelt (→ § 9 Rdn 1 ff.).

 

Rz. 281

Für Zahlungen (Geldausgaben) muss eine gesetzliche oder durch Beschluss begründete Befugnis bestehen. Ohne eine solche Befugnis darf der Verwalter nicht über die Konten der Gemeinschaft verfügen und keine Zahlungen (gleich für welchen Zweck) leisten. Wenn Zahlungsverpflichtungen aus beschlossenen Verträgen oder aus einem Abrechnungsbeschluss resultieren, ist der Verwalter dazu im Zuge der Beschlussdurchführung berechtigt und verpflichtet. Hat der Verwalter einen Vertrag ohne Beschluss, aber in Ausübung seiner gesetzlichen Befugnis gem. § 27 Abs. 1 WEG oder in Ausübung einer ihm im Verwaltervertrag oder in einem gesonderten Beschluss eingeräumten Befugnis abgeschlossen und dadurch Zahlungspflichten der Gemeinschaft begründet, ist er auch zu deren Erfüllung berechtigt und verpflichtet. Werden außerhalb von Verträgen oder außerhalb einer Bes...

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