§ 1 Kanzleiorganisation / IV. Aktenregistrierung

Rz. 117

Sobald eine Akte angelegt wird, ist sie in das Prozessregister einzutragen. Jeder Anwalt ist zur Führung eines Prozessregisters verpflichtet. Die Akten erhalten fortlaufende Nummern, die erste anzulegende Akte im jeweiligen Jahr trägt die Nr. 1 usw. Im Prozessregister wird die fortlaufende Nummer der Akte eingetragen, die Bezeichnung der Akte, das Anlage- und Ablagedatum sowie weitere Bemerkungen (z.B. Unterlagen ausgehändigt am …). Das Prozessregister ist ein wichtiges Mittel, um Akten zu "finden". Selbstverständlich kann die Führung des Prozessregisters auch elektronisch erfolgen. Wird mit Anwaltsprogramm gearbeitet, werden die Akten dort ebenfalls unter einer fortlaufenden Nummer geführt, wobei man i.d.R. individuell auswählen kann, mit welcher Nummer im Jahr begonnen wird. Viele Kanzleien beginnen mit 1000-er Nummern. D.h., die erste Akte im Jahr 2020 würde dann die Nummer erhalten: 1001/20. Mit einem Blick lässt sich feststellen, ob z.B. eine Akte bereits abgelegt ist.

Rz. 118

Für die Akte ist ein Handaktenbogen auszufüllen, der als oberstes Blatt in die Akte geheftet wird. Dieser Handaktenbogen sollte möglichst vollständig ausgefüllt sein. Sämtliche Angaben, wie z.B. vollständiger Name, Adresse, Telefon, Handynummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Internetadresse, ggf. Arbeitgeber etc. sind umfassend aufzunehmen. Dies gilt auch dann, wenn die Akte "elektronisch" angelegt wird. Bedauerlicherweise kommt es immer häufiger vor, dass Mandanten ihre Rechnungen nicht ausgleichen und unbekannt verziehen. Ein sorgfältig ausgefüllter Handaktenbogen kann dann im Zweifelsfall später helfen, den Mandanten wieder ausfindig zu machen. Üblich ist es, das streitige Rechtsverhältnis mit einem Stichwort, z.B. Kreditforderung oder Familiensache, einzugeben. Auf dem Handaktenbogen können auch Termine, Fristen und Wiedervorlagetermine erfasst werden. Dies wird allerdings in den Kanzleien sehr unterschiedlich gehandhabt. Häufig werden z.B. Wiedervorlagekalender nur noch elektronisch geführt. Der Handaktenbogen bietet auf seinen Innen- und Rückseiten Platz für die Eintragung von Auslagen, Buchungen, etc. Auch hier handhaben Kanzleien den Gebrauch ganz unterschiedlich, abhängig davon, ob ein Computer-Programm für die Buchhaltung vorhanden ist oder nicht.

Rz. 119

Muster 1: Prozessregister

Muster: Prozessregister

Nr.	Sache	Mandant	Gegenstand	Angelegt	Weggelegt	Bemerkung
1.	Roth./.Weiß	G. Roth München	Forderung	15.2.2019	5.7.2019	Akten ausgehändigt 5.7.2019
2.	Becker./.Strafsache	P. Becker Frankfurt	Strafsache	14.8.2019	18.10.2019