Richtig delegieren / Richtig delegieren

Bei starkem Arbeitsaufkommen, bei Teilzeitarbeit oder Arbeitsteilung ist Delegieren unabdingbar. Doch wie delegiert man richtig?

Bevor Sie sich entschließen, bestimmte Arbeiten anderen zu übertragen, sollten Sie die folgenden Punkte durchgehen und soweit wie möglich beantworten, z.B.:

  • Welche fachlichen Informationen müssen vorliegen?
  • Welche innere Einstellung haben Sie dem zu delegierenden Mitarbeiter gegenüber?
  • Welche Rückmeldungen brauchen Sie, damit Sie als Führungskraft "loslassen" und die Verantwortung wirklich abgeben können?

Dort, wo sich Lücken ergeben, ist es angebracht, diese erst zu schließen, bevor Sie delegieren. Dies ist natürlich eine Sache der Abwägung…

Vorbereitung  
1. Sind Ihre inneren Vorbehalte gegen das Delegieren ausgeräumt und sind Sie überzeugt davon, dass das Delegieren auch für Sie vor allem Vorteile hat? Sind Sie bereit die Handlungsverantwortung zu übertragen?
2. Haben Sie sich einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft und haben Sie entschieden, welche Sie delegieren wollen?
3. Wissen Sie, welches Know-how oder welche Fähigkeiten für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe nötig sind?
4.

Wissen Sie, wer von Ihren Mitarbeitern und/oder Kollegen/Innen über das notwendige Know-how und die notwendigen Kompetenzen verfügt, um die Aufgaben übernehmen zu können? Haben diese Mitarbeiter:

  • ausreichende Ressourcen,
  • notwendige Kompetenzen,
  • genügend Handlungsspielraum und Entscheidungsbefugnisse,
um die zu delegierende Aufgabe optimal zu lösen?
5. Ist dem Mitarbeiter die Prioritätensetzung der Aufgabe bekannt?
6. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und Kolleginnen und vertrauen diese Ihnen? Vertrauen Sie darauf, dass sie diese Aufgaben bewältigen?
7. Wie gehen Sie mit etwaigen Fehlern um? Wie motivieren Sie den Mitarbeiter?
Kommunikation, Aufgabenvergabe und -erfüllung  
8. Steht fest, welches Ziel der Mitarbeiter mit der jeweiligen Aufgabe erreichen soll und sind die zu erreichenden Ergebnisse genau definiert? Kennt der Mitarbeiter den unternehmerischen Sinnzusammenhang für die Aufgabe?
9. Müssen Sie Zwischenziele festlegen, falls die Aufgabe umfangreich ist?
10. Haben Sie alle Voraussetzungen und Rahmenbedingungen (z.B. technisch, räumlich) geschaffen, damit die Aufgabe ordnungsgemäß erledigt werden kann?
11. Hat der Mitarbeiter alle nötigen Informationen und weiß, welche Bedeutung die Aufgabe im Gesamtzusammenhang hat?
12. Haben Sie bekannte Schwierigkeiten oder Fehlerquellen angesprochen, um diese schon im Vorfeld zu vermeiden?
13. Ist sichergestellt, dass die Aufgabe von demjenigen, der sie ausführen soll, auch tatsächlich verstanden wurde?
14. Haben Sie deutlich gemacht, dass Sie für Rückfragen oder bei Schwierigkeiten zur Verfügung stehen? Haben Sie konkrete Hilfestellungen angeboten?
15. Haben Sie klar kommuniziert, bis wann die Aufgabe erfüllt sein muss?
16. Weiß der Betreffende, was zu tun ist, falls er oder sie merkt, dass die Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit zu erledigen ist?
17. Sind Sie darauf vorbereitet, dass Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Kollege z. B. durch Krankheit ausfallen kann? Wer übernimmt dann die Aufgabe?
Kontrolle und Feedback  
18. Sollte eine Rückinfo bei Erledigung erfolgen?
19. Wurde die Aufgabe zufriedenstellend erledigt?
20. Fiel es der Person leicht oder schwer, die Aufgabe zu erfüllen?
21. Konnten Punkte gesammelt werden, die es in Zukunft leichter machen können, dass die Aufgabe effektiv erledigt wird?
22. Haben Sie die Person für die Erledigung der Aufgabe gelobt?

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Personal Office Premium. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Personal Office Premium 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.



Meistgelesene beiträge