Fehlzeitenmanagement / 4 Ursachen von Fehlzeiten

Wenn die Ursachen von Fehlzeiten analysiert werden sollen, ist es wichtig, im Vorfeld die Mitarbeiter zu informieren. Nur Mitarbeiter, die in die Gesamtproblematik involviert sind und die wissen, um was es geht, nennen die wirklichen Gründe und geben Aufschlüsse für das Unternehmen. Darüber hinaus ist es ohnehin unerlässlich, bei den Mitarbeitern eine Sensibilität für das Thema zu erzeugen: Fehlzeiten sind teuer, dies wird selten im vollen Maß von der Belegschaft realisiert und sind manchmal auch Führungskräften unbekannt. Mehr Zahlen-Transparenz erzeugt in der Regel bereits ein gesteigertes Verantwortungsbewusstsein bei den Arbeitnehmern mit den entsprechend positiven Auswirkungen.

Bei der Ursachenermittlung ist zu unterscheiden, ob die Fehlzeiten aus betrieblichen oder außerbetrieblichen Gründen resultieren. Bei den betrieblichen Gründen ist zwischen Aspekten, die das Gesamtunternehmen, die Arbeitsgruppe oder den einzelnen Arbeitsplatz betreffen, zu unterscheiden. Bei den außerbetrieblichen Gründen ist zu differenzieren zwischen personen- und umweltbedingten Einflüssen.

4.1 Betriebliche Gründe

Auf das Gesamtunternehmen bezogen:

• Unternehmensphilosophie und -kultur,
• Stellung des Unternehmens am Markt,
• wirtschaftliche Gesamtsituation,
• Betriebsgröße,
• Organisation des Unternehmens,
• Rahmenbedingungen,
• Entgeltsystem/monetäre Anreize,
• Personalstruktur.

Auf die Abteilung/das Team bezogen:

• Organisation der Abteilung/des Teams,
• Betriebs-/Abteilungszugehörigkeit,
• Arbeitsklima, Team-Zusammenhalt,
• Motivation,
• Wertschätzung,
• Führungsstil,
• Ressourcenverteilung,
• Mobbing/ungelöste Konflikte (z. B. Diskriminierung).

Auf den Arbeitsplatz bezogen:

• Arbeitsplatzgestaltung, Ergonomie,
• Umgang mit Sicherheitsvorschriften und Gesetzen, Arbeitsunfälle,
• Arbeitsbedingungen (Raumklima, schädliche externe Einflüsse wie Lärm, Gase, Licht o. Ä.),
• Arbeitszeiten, Schichtarbeit,
• Arbeitsplatzrisiko/-sicherheit,
• einseitige, statische oder dynamische Tätigkeit,
• Inhalte der Arbeitsaufgabe,
• Unter-/Überforderung,
• Kompetenzen/Verantwortungsbereich,
• Entwicklungsmöglichkeiten,
• Anteil Reisetätigkeit,
• Stellung im Unternehmen.

4.2 Außerbetriebliche Gründe

Auf die Person des Mitarbeiters bezogen:

• Qualifikation,
• (soziale) Stellung im Betrieb,
• Alter,
• Geschlecht,
• Familienstand, Kinder,
• Konstitution/Belastbarkeit, evtl. Behinderung, Ernährungsverhalten,
• erbliche oder chronische Krankheiten,
• privates Umfeld,
• Freizeitverhalten,
• Nebentätigkeiten,
• zusätzliche Verpflichtungen,
• Fahrtzeit zum Arbeitsplatz.

Auf die Umwelt bezogen:

• Wetter/Klima/Jahreszeiten,
• wöchentliche/monatliche Schwankungen,
• Umwelteinflüsse,
• gesetzliche Regelungen, z. B. Regelung der Entgeltfortzahlung,
• gesellschaftliche Normen.

Um die Ursachen zu erfassen, ist es denkbar sowohl eine mündliche als auch schriftliche Befragung durchzuführen. Inhalte der Befragung sollten sein: Fragen zur gesundheitlichen Situation der Arbeitnehmer, Interesse der Mitarbeiter an Gesundheitsförderungsmaßnahmen, Situation im Gesamtunternehmen, in der Arbeitsgruppe, am Arbeitsplatz, Belastungen des Mitarbeiters. Wichtig ist, dass die Einflussfaktoren entsprechend analysiert werden und geeignete Maßnahmen zur Reduzierung gefunden werden.

Da die Aufgabenstellung sehr komplex ist und den Mitarbeitern Vertraulichkeit zugesichert werden sollte, empfiehlt sich u. U. die Hinzuziehung eines externen Beraters.