Bei der Gestaltung oder Verbesserung des unternehmensinternen Kommunikationsprozesses empfiehlt es sich, diesen so zu organisieren, dass jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen rechtzeitig erhält oder darauf zurückgreifen kann. Die damit gewonnene Motivation, Identifikation und Arbeitszufriedenheit sind Nebeneffekt und Ziel zugleich. Ein so informierter Mitarbeiter fühlt sich mit einbezogen, kann mitreden, hat das Gefühl, etwas beitragen zu können und Verbesserungen voranzutreiben. Er wird sich in der Folge engagieren und für das Unternehmen bzw. seinen Erfolg einsetzen. Um den Informationsfluss zu organisieren, gibt es einige Maßnahmen, die je nach Unternehmensgröße durchgeführt werden können:
- Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die interne Kommunikation.
- Verfassen Sie einen Gesamtüberblick über die Aufgaben der einzelnen Abteilungen (so schaffen Sie ein Grundverständnis der einzelnen Mitarbeiter für den Gesamtablauf).
- Organisieren Sie ein Intranet (so schaffen Sie ein Unternehmensgedächtnis und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter informiert ist).
- Formulieren Sie ein Unternehmensleitbild und stärken damit die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen.
- Definieren Sie Kommunikationsleitlinien in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern.
- Sensibilisieren Sie die Führungskräfte für ihre Kommunikations- und Informationsaufgaben. Diese gehören mit zur Führungskompetenz.
- Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell alle relevanten Informationen erhalten und aktiv in den Kommunikationsprozess eingebunden sind.
- Führen Sie regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durch. So sind Sie in der Lage, auf Defizite schnell zu reagieren und den Kommunikationsprozess dynamisch auf die sich ändernden Anforderungen abzustimmen.
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