Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung / 1.4 Umgang mit der Privatnutzung von Internet und E-Mail

Weiterhin wird diskutiert, ob der Arbeitgeber als Anbieter i. S. d. § 3 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 TTDSG fungiert, wenn er seinen Beschäftigten Internet- und Kommunikationsdienste auch für eine private Nutzung zur Verfügung stellt. Dies hätte zur Folge, dass die Kommunikation dem Fernmeldegeheimnis nach § 3 Abs. 3 TTDSG unterläge und nicht durch den Arbeitgeber kontrolliert werden dürfte, es sei denn der Arbeitnehmer hat in die Verarbeitung eingewilligt oder den Arbeitgeber vom Fernmeldegeheimnis befreit. Der Gesetzgeber hat es im Rahmen der Verabschiedung des TTDSG versäumt, Klarheit in dieser Angelegenheit zu schaffen. Einzelne Gerichte stützen eine restriktive Auslegung des Fernmeldegeheimnisses, Datenschutzbehörden widersprechen dieser Auffassung hingegen deutlich und erklären das Fernmeldegeheimnis für anwendbar. Verantwortliche sollten daher auf Nummer sicher gehen und das Fernmeldegeheimnis bei privater Nutzung von Internet und E-Mail durch die Beschäftigten beachten, sowie risikomindernde Maßnahmen treffen, wie z. B. das Einholen einer Befreiung vom Fernmeldegeheimnis, sowie das Aufstellen klarer Regelungen zum Umgang mit privaten E-Mails. Sofern die dienstlichen nicht von den privaten Mails abgegrenzt werden können, werden sich Betroffene im Streitfall darauf berufen, dass der Arbeitgeber nicht einmal Zugriff auf geschäftliche E-Mails nehmen darf.^[1]

Hinweis

Einschränkungen bei Privatnutzung

Wenn im Unternehmen die private Nutzung der dienstlichen Postfächer zulässig ist und keine entsprechende Einwilligung des Arbeitnehmers vorliegt, kann der Arbeitgeber Gefahr laufen, im Rahmen von Kontrollen gewonnene Informationen im Rahmen eines (Kündigungsschutz-)Prozesses nicht verwenden zu dürfen; es gilt unter Umständen ein Beweisverwertungsverbot.^[2]

Praxis-Tipp

Umgang mit Privatnutzung

Unternehmen ist davon abzuraten, ihren Mitarbeitern eine private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts zu ermöglichen. Eine entsprechende Regelung sollte schriftlich festgehalten und durch stichprobenartige Kontrollen und daraufhin ausgesprochene Sanktionen durchgesetzt werden. Sofern der Arbeitnehmer eine Privatnutzung zulassen möchte, sollte er sich von seinen Arbeitnehmern vom Fernmeldegeheimnis entbinden lassen und eine Einwilligung der Beschäftigten in bestimmte Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten^[3] einholen.

[1] Ratgeber Beschäftigtendatenschutz des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg aus dem März 2019, S. 48 ff.; Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz, S. 8 ff.; Tätigkeitsbericht des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein 2015, S. 85.

[2] Info Recht, November 2017: Datenschutz im Arbeitsverhältnis nach der EU-Datenschutzgrund-Verordnung und dem BDSG-neu, S. 47 ff.

[3] Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz, S. 22.

1.4.1 Datenschutzrechtliche Einwilligung

Datenschutzrechtlich ist die Frage mit den meisten Aufsichtsbehörden im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst. Die Beschäftigten sollten jeder einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie im Falle einer privaten Nutzung von E-Mail und Internet mit der vollumfänglichen Kontrolle durch den Arbeitgeber einverstanden sind und dass ihnen bei einer Verweigerung dieses Einverständnisses die Privatnutzung dieser betrieblichen Arbeitsinstrumente untersagt ist. Ein Beispieltext hierzu könnte wie folgt aussehen:

Einwilligung in die Einschränkung des Fernmeldegeheimnisses

Mir ist bewusst, dass die private Nutzung des Internets und des E-Mail-Services im Unternehmen nur unter den folgenden Bedingungen erlaubt ist:

1. Die Privatnutzung erfolgt nur in geringem Umfang und beeinträchtigt nicht die Arbeitsleistung.
2. Der Arbeitgeber darf sowohl den E-Mail-Verkehr als auch den Internet-Datenverkehr vollumfänglich und ohne Einschränkung auch hinsichtlich der Inhalte kontrollieren.

Mit ist weiter bekannt, dass mir bei Ablehnung dieser Kontrollrechte durch den Arbeitgeber eine private Nutzung dieser Dienste vollständig untersagt ist. Ich bin darüber aufgeklärt worden, dass ein rückwirkender Widerruf dieser Einwilligung für Daten aus der Vergangenheit aufgrund der gesetzlichen Archivierungspflichten nicht möglich ist und dass ein Widerruf deshalb die Kontrollrechte des Arbeitgebers für diese Daten nicht umfasst. Ich bin damit einverstanden, dass der Arbeitgeber diese Erlaubnis zur Privatnutzung jederzeit widerrufen kann. <Soweit eine Betriebsvereinbarung existiert:> Die Betriebsvereinbarung zur Nutzung von Internet- und E-Mail-Diensten wurde mir zugänglich gemacht und ihre Inhalte sind mir bekannt.

Einwilligungen des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber müssen nach § 26 Abs. 2 Satz 3 BDSG entweder schriftl...