Workations brauchen Vertrauen und klare Regelungen

Die Möglichkeit zur flexiblen Gestaltung der eigenen Arbeit gilt heute als Schlüsselkriterium bei der Wahl des Arbeitgebers. Knapp 40 Prozent der befragten Arbeitnehmenden im Randstad Arbeitsbarometer 2026 geben an, dass sie keine Stelle annehmen würden, die ihnen keine ausreichende Flexibilität bei Arbeitszeit oder Arbeitsort bietet. Hinzu kommt die steigende Relevanz von Work-Life-Balance, die im Vergleich zum Vorjahr weiter an Bedeutung gewonnen hat. Sie liegt nun auf Platz vier der beruflichen Prioritäten (2025 noch auf Platz fünf).

Arbeitgeber kommen diesen Wünschen derzeit weitgehend entgegen, so ein weiteres Ergebnis der Randstad-Umfrage: Nur zehn Prozent der Beschäftigten berichten, dass sich Möglichkeiten für Arbeitszeit- und Arbeitsortflexibilität in den letzten zwölf Monaten verringert hätten.

Nachfrage und Angebot an Workations steigen

Und während in diesem Jahr Gehalt und Jobsicherheit die Spitzenpositionen im Arbeitsbarometer auf der Liste der Prioritäten belegen, erobern Urlaubstage den dritten Platz. Für 64 Prozent der Befragten ist dieser Aspekt wichtig oder sehr wichtig. Für Arbeitnehmende in Bürojobs bietet sich heute die Gelegenheit, Arbeit mit einem Auslandsaufenthalt zu verbinden - in Form einer Workation. Die Nachfrage nach dem Konzept auf Beschäftigtenseite wächst: Noch Anfang 2023 hatten nach der Randstad-ifo-HR-Befragung lediglich 4 Prozent der Beschäftigten ein entsprechendes Angebot ihres Unternehmens wahrgenommen, im Appinio Travel Report 2024 gaben dagegen schon 20 Prozent der befragten Beschäftigten an, für 2025 eine Workation zu planen.

Seitens der Arbeitgeber hat sich das Angebot im selben Zeitraum nahezu verdoppelt: Einer Onlinebefragung des Instituts der Deutschen Wirtschaft (IW) zufolge boten im Jahr 2024 bereits 15 Prozent der deutschen Unternehmen ihren Mitarbeitenden das mobile Arbeiten im Ausland an. Dies zeigt allerdings auch, dass – zumindest zum Zeitpunkt der jüngsten Erhebungen – das Angebot der Nachfrage weiterhin hinterherhinkt. Hierfür gibt es verschiedene Gründe, die weit über die Bereitschaft der Unternehmen und die technische Infrastruktur hinausgehen.

Workation: Worauf Arbeitgeber achten müssen

Denn die Rechtslage zu Workations ist komplex und einzelfallabhängig. Steuerrechtlich greift die 183-Tage-Regelung: Solange Arbeitnehmende sich weniger als 183 Tage im Kalenderjahr in einem anderen Staat aufhalten, bleibt Deutschland in der Regel ihr Besteuerungsstaat. Komplizierter gestaltet sich die Sozialversicherung: Grundsätzlich gilt das Arbeitsortprinzip. Bei Tätigkeiten in mehreren Staaten ist eine aufwendige Prüfung nötig. Die A1-Bescheinigung für EU-Länder ist dabei entscheidend, da sie dokumentiert, welches Sozialversicherungssystem Anwendung findet.

Außerhalb der EU hängt die Situation vom bilateralen Sozialversicherungsabkommen ab. Ohne solche Abkommen droht eine Doppelversicherung oder es entstehen Versicherungslücken. Wer die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben nicht beachtet, setzt sich verschiedenen Risiken aus. Es können Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben fällig werden – auch für den Arbeitgeber. Deshalb scheuen viele Unternehmen den hohen administrativen Aufwand, wobei häufig unbekannt ist, dass bei kürzeren Workations unter vier Wochen die rechtliche Situation meist unproblematisch ist.

Ablaufplan Workations: So schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen

1. Infrastruktur schaffen: Mobile Arbeit erfordert in erster Linie die notwendige technische Infrastruktur. Heutzutage können die meisten Bürobeschäftigten ihre Aufgaben mittels Laptop oder Tablet von überall aus erledigen. Die zentrale Voraussetzung ist ein Endgerät, das vom Unternehmen bereitgestellt wird. Hinzu kommt ein stabiler Internetanschluss. WLAN ist heute nahezu überall verfügbar und VPN-Verbindungen ermöglichen einen sicheren Zugang.

2. Klare Workation-Policy festlegen: Über die Technik hinaus braucht es Richtlinien und Prozesse, die Klarheit schaffen – für Arbeitgeber und Arbeitnehmende gleichermaßen. Eine durchdachte Workation-Richtlinie definiert die zulässigen Länder, die maximale Dauer (zum Beispiel zwei bis vier Wochen), sowie Kernarbeitszeiten und Erwartungen zur Erreichbarkeit. Vorlagen für die Beantragung, feste Zuständigkeiten für die interne Prüfung (HR, Führungskraft, ggf. Steuer/Legal) und schriftliche Zustimmung erleichtern den administrativen Weg.

3. Standardprozesse für Antrag und Freigabe definieren: Vorlagen für die Beantragung einer Workation, klare Zuständigkeiten für die interne Prüfung (HR, Führungskraft, Steuer/Legal) und die schriftliche Zustimmung erleichtern den administrativen Weg zu einer Workation.

4. Erwartungen festlegen: Urlaubstage sind echte freie Tage; während der Workation hingegen gelten in der Regel ganz normale Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Vergütung. Workation ist also kein Urlaub im arbeitsrechtlichen Sinne. Je nach Vereinbarung und je nach betrieblichen Anforderungen können Arbeitszeiten jedoch flexibler gestaltet werden.

5. Probelauf machen: Sobald die Genehmigung vorliegt, sollten Arbeitnehmende ihre verschlüsselte Internetverbindung und Telefonsysteme vor Ort testen und dabei den stabilen Zugriff auf alle Systeme prüfen. Im Zweifel müssen Backup-Pläne (bspw. ein Hotspot über das Handy) vorbereitet oder ein besser geeigneter Ort für die Arbeit gefunden werden. 

6. Vertrauen schaffen: Workations funktionieren nur, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmende am selben Strang ziehen. Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Beschäftigten auch während der Workation ihre Arbeit erledigen – und umgekehrt diese darauf, dass ihre Vorgesetzten nicht alles akribisch kontrollieren. Dafür braucht es die richtige Kultur, deren Gestaltung lange vor einer Workation beginnt.

Vertrauen als Voraussetzung für Workations 

Die gute Nachricht: Grundsätzlich ist das Vertrauen da. Wie das Arbeitsbarometer 2026 zeigt, empfinden 70 Prozent der Arbeitnehmenden ein Vertrauensverhältnis zu ihrem Arbeitgeber. Dieses Vertrauen ist von Gegenseitigkeit geprägt - 65 Prozent der Unternehmen wollen laut der Randstad-ifo-HR Befragung für Q1 2025 ihre Homeoffice-Regelungen nicht verändern und 7 Prozent diese sogar erweitern. 74 Prozent der befragten Arbeitnehmenden in Deutschland vertrauen zudem ihren Kolleginnen und Kollegen (global: 76 Prozent). Dies bietet ein gutes Fundament, auf das Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen aufbauen können, um eine Kultur der Flexibilität zu entwickeln. Ohne die grundsätzliche Option auf mobile Arbeit  – und die Strukturen, die damit einhergehen – werden Workations jedoch nicht gelingen.

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