Die besten Bewerbermanagementsysteme 2025

Der Markt für Recruiting-Software in Deutschland ist intransparent. Die angebotenen Funktionen für das Recruiting und Bewerbermanagement sind vielfältig und es gibt kaum Qualitätsvergleiche. Hinzu kommt: Noch immer setzt ein Teil der Arbeitgeber auf E-Mail und Excel-Listen, um mit Bewerberinnen und Bewerbern zu kommunizieren. Das gilt insbesondere für kleinere Unternehmen, die unter langsamen und fehleranfälligen Recruiting-Prozessen leiden und die zudem Probleme bei Transparenz und DSGVO haben.

Bewerbermanagement-Software aus Sicht der Nutzer

Auf technischer Seite hat sich in jüngster Zeit viel getan. Viele Software-Anbieter haben neue, auf Künstlicher Intellingenz (KI) basierende Funktionalitäten in ihre Systeme eingebaut, von CV-Parsing bis Chatbot-gestützten Candidate Care. Aber treffen sie damit die Wünsche der Anwender in den Personalabteilungen? Braucht jedes Unternehmen umfangreiche KI-Agenten, die die Personalbeschaffung von der Ausspielung der Stellenanzeigen bis zur Terminvereinbarung für Jobinterviews weitgehend automatisieren? Die Antwort lautet zweimal "Nein".

Je nach Unternehmensgröße, Personalbedarf und Bewerberzielgruppe haben Arbeitgeber individuell unterschiedliche Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem (BMS/ATS). Deshalb führt das Instititute for Competitive Recruiting ICR jährlich einen Qualitätstest durch, bei dem über 3.000 Recruiterinnen und Recruiter die gängigsten Systeme nach 25 praxisrelevanten Funktionen bewertet haben. In das Ranking fließt die Zufriedenheit der Nutzer zu 60 Prozent ein und die Weiterempfehlung nach dem Net Promotor Score zu 40 Prozent.

Rangliste der Recruiting-Software

Die Ergebnisse werden je nach Einstellungsbedarf der Unternehmen in vier Größenklassen unterteilt. Darüber hinaus wurde 2025 eine weitere Kategorie namens "Recruiters Lieblinge" eingeführt. In dieser werden die Lösungen gelistet, zu denen die Anwenderunternehmen eine besonders treue Geschäftsbeziehung haben – unabhängig von Unternehmensgröße und Personalbedarf.

Die besten Bewerbermanagementsysteme 2025 je Größenklasse

Das Voting der Nutzerinnen und Nutzern von Bewerbermanagementsystemen führt zu diesen Gewinnern je nach Einstellungsbedarf:

• 1 bis 50 Einstellungen pro Jahr: D.Vinci (1. Platz) Coveto (2. Platz), Recruitee (3. Platz)
• 51 bis 100 Einstellungen pro Jahr: E-Recruiter (1. Platz), Coveto (2. Platz), Softgarden (3. Platz)
• 101 bis 500 Einstellungen pro Jahr: D.Vinci (1. Platz), Beesite (2. Platz), Softgarden (3. Platz)
• Über 500 Einstellungen pro Jahr: Beesite (1. Platz), D.Vinci (2. Platz), Avature (3. Platz)

Der Sonderpreis "Recruiters Lieblinge" wird 2025 angeführt von Coveto, D.Vinci und Recruitee. Aber auch Beesite (Milch & Zucker), E-Recruiter, MHM, Softgarden, Concludis, Greenhouse und Smart Recruiters befinden sich aus Sicht der Anwenderunternehmen unter den Top Ten.

Verbesserungsbedarf bei den Software-Funktionen

Die Funktionen, die Recruitern laut der Umfrage besonders wichtig sind, werden von der Nutzerfreundlichkeit für Bewerber angeführt, dem Management des Bewerbungseingangs und der Nutzerfreundlichkeit für Recruiter. Auch die Pflege und Verwaltung von Bewerberdaten, Datensicherheit, die Kandidatenkommunikation und das Preis-Leistungs-Verhältnis stehen ganz oben auf den Wunschlisten. Des Weiteren sollte eine Recruiting-Software eine unkomplizierte Veröffentlichung von Anzeigen auf der eigenen Karrierewebseite ermöglichen, guten Kundenservice bieten und die Veröffentlichung von Anzeigen auf Jobportalen erleichtern.

Glücklich sind die Nutzer allerdings mit ganz anderen Funktionen. Bei der Zufriedenheit steht die Datensicherheit ganz oben, gefolgt vom Management des Bewerbungseingangs, der Veröffentlichung von Anzeigen auf der eigenen Karrierewebseite und der Pflege und Verwaltung von Bewerberdaten. Mit etwas Abstand folgen die Kommunikation, die Veröffentlichung von Anzeigen auf Jobportalen, die Nutzerfreundlichkeit für Recruiter beziehungsweise Bewerber, die Erfassung der Stellenanforderungen und die Internationalität.

Besonders unzufrieden zeigen sich die Anwender bei der Einbindung von Personaldienstleistern, bei der Durchsuchungsmöglichkeit des Bewerberpools und bei der Bereitstellung von Controllingzahlen (KPIs) durch die Software. Auch die Nutzung eines Talentpools im System, die Interviewführung, die Unterstützung durch KI-basierte Funktionen und die Vergleichsmöglichkeit der Kandidaten sind laut Umfrage durchaus verbesserungsbedürftig. Weiteren Verbesserungsbedarf bringt die Nutzer-Befragung bei der Suchmöglichkeit in internen CV-Datenbanken, bei Test- oder Auswahlverfahren für Bewerber und bei der Suche von potenziellen Kandidaten in externen Quellen zutage.

Trends im Bewerbermanagement

Die aktuelle ICR-Umfrage unter Anwendern von Bewerbermanagementsystemen bringt zutage, dass die Angebotsvielfalt weiter zunimmt und die Software-Auswahl durch die Unternehmen nicht leichter wird. Hinzu kommt, dass die Anbieter technologisch weiter aufrüsten und KI-gestützte Funktionen mittlerweile flächendeckend in die Recruiting-Software integriert wurden. Das Fazit von Studienautor Wolfgang Brickwedde: "Da die Feature-Parität wächst, entscheidet heutzutage vor allem die Qualität von Support, Reporting und Integrationen über die Kundenzufriedenheit."

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