Elektronische Personalakten sind in der digitalisierten Unternehmenswelt unverzichtbar. Sie steigern die Effizienz der Personalverwaltung durch den zentralen, geschützten und unabhängigen Zugriff auf alle Personaldokumente. Doch wie genau läuft die Einführung einer digitalen Personalakte ab? Was Anwender beachten sollten.
Die Automatisierung administrativer HR-Prozesse schafft Freiräume zum strategischen Arbeiten. Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist einer der ersten, wichtigen Schritte in Richtung einer digitalen papierlosen HR-Arbeit. Damit ersparten sich Personaler mühseliges Ablegen und Suchen in Aktenbergen.
Projekt: Einführung der digitalen Personalakte
Von der Auswahl des passenden Dienstleisters bis zum Betriebsstart der digitalen Personalakte sind es sieben Schritte, die ins papierlose Büro führen. Jeder Schritt erfordert höchste Sorgfalt. Denn nur bei korrekter Grundlage kann der weitere Ablauf später reibungslos funktionieren.
Schritt 1 - Einführung elektronische Personalakte: Checkliste zur Auswahl des Anbieters
Die Wahl des Anbieters muss sehr sorgfältig erfolgen – hierfür sollte durchaus etwas Zeit eingeplant werden. Die endgültige Entscheidung sollte anhand folgender Qualitätskriterien stattfinden:
- Wie viel Erfahrung hat das Dienstleistungsunternehmen in der Digitalisierung von Personalakten?
- Wie viele branchen- und unternehmensnahe Referenzkunden kann der Dienstleister national und international vorweisen?
- Ist die Software nahtlos in das bestehende ERP-System integrierbar?
- Verfügt die Software über eine intuitive, visuell ansprechende Oberfläche?
- Kann der Anbieter ein ausgereiftes und fundiertes Sicherheitskonzept vorweisen, das Ihre Ansprüche erfüllt?
- In welchem Verhältnis stehen Kosten und Leistungsumfang des Dienstleisters?
- Sind Erweiterungen wie automatische Dokumenterzeugung, digitale Signierung und Outputmanagement möglich?
- Lassen sich Workflows und Prozesse problemlos einbinden?
Schritt 2: Rollen- und Berechtigungskonzepte für den Zugriff auf die digitale Personalakte
Transparente Kommunikation der Nutzenaspekte mit allen Anspruchsgruppen ist wichtig. Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen am häufigsten, wenn sie eine digitale Personalakte einführen. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz gilt: Sämtliche Anforderungen sind zuverlässig zu erfüllen. Um sich einen Überblick über die wesentlichen Datenschutzbedingungen zu verschaffen, müssen Anwender die folgenden Grundsätze beachten.
Berechtigungskonzept: Benötigt wird ein detailliertes Berechtigungskonzept. Hierbei wird ein differenzierter Zugriffsschutz gewährleistet, der nur berechtigte Personen befugt, auf die für sie zugelassenen Dokumente und Akten zuzugreifen.
Einsichtsbeschränkung: Die Einsichtsbeschränkung regelt definitiv, welche Personen oder Nutzergruppen bestimmte Bereiche einer Akte einsehen dürfen. Eine granulare Rechte- und Rollenverteilung verhindert das Einsehen sensibler Personaldaten unberechtigter Dritter.
Protokolle: Eine genaue Protokollierung stellt die Grundlage der Nachvollziehbarkeit aller Änderungen von Metadaten (zum Beispiel Registerzuordnung) sowie des Dokumenten-Check-in und -out (Einscannen, Löschen) innerhalb der digitalen Personalakte dar.
Sicherheitsmechanismen: Speziell hinterlegte Sicherheitsmechanismen stellen ein Ineinandergreifen unter anderem von Identifikation und Datenverschlüsselung sicher.
Archivierung: Die rechts- und revisionssichere Archivierung erfolgt mittels unveränderbarem Format wie PDF/A und sicherem Speichermedium, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist.
Trennung: Datenbank und Archivbereich sind getrennt. Administratoren können nur Textbereiche sehen.
Dokumentation: Die Verfahrensdokumentation umfasst die Prüfung des internen Kontrollsystems und der sachlogischen Lösung. Sie gilt als Garant für Rechtssicherheit.
Schritt 3 - Einführung elektronische Personalakte: Organisation der Digitalisierung der Papierakten
Einige Dienstleister bieten an, den Prozess der Verscannung im Vorhinein zu besichtigen. Auch der Ort der Verscannung kann unternehmensspezifisch bestimmt werden. Soll dies vor Ort geschehen, müssen Anwender die Zeitspanne wie auch die benötigten Räumlichkeiten bedenken. Bei der gängigeren Variante, außer Haus zu verscannen, werden die Akten in Teilchargen mit einem gesicherten Transport zum Scan-Dienstleister gebracht und digitalisiert (in Deutschland oder im den deutschen Rechtsnormen entsprechenden Ausland).
Vor der Verscannung sollte der Anwender in Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister und dem Softwareanbieter eine "bereinigte" Akte erstellen. Dabei ist genau definiert, welche Dokumente einer Papierakte gescannt werden. Mit einer fachlich und sachlich bereinigten Personalakte lassen sich Digitalisierungskosten einsparen. Zertifizierte Scan-Dienstleister prüfen jedes Aktendokument anhand des erstellten Kriterienkatalogs. Fallen Dokumente nicht in das vordefinierte Raster „digitalisieren/nicht digitalisieren/löschen“, wird das Dokument aufbewahrt und zur Prüfung vorgelegt.
Natürlich kann der Prozess der Aktenvorbereitung auch inhouse vollzogen werden. Im Vorfeld es erforderlich,Kosten und Personentage zu evaluieren. Preislich liegt die Aktendigitalisierung zwischen 2,7 und 20 Cent pro Seite – da sind je nach Dienstleister bei mehreren tausend Scans erhebliche Einsparungen möglich
Schritt 4 - Einführung elektronische Personalakte: Umgang mit Papierakten nach dem Einscannen
Viele zertifizierte Scan-Dienstleister bieten die Möglichkeit an, zu geringen Kosten die eingescannten Akten zwischenzulagern. Es empfiehlt sich ein Zeitraum von sechs Monaten. Nach einer umfassenden Qualitätsprüfung durch Testphasen und halbjähriger, aktiver Softwarenutzung im Unternehmen können die einstigen Akten unbedenklich zu Papierstaub vernichtet werden.
Schritt 5: Kick-off-Termin zur Einführung der elektronischen Personalakte und Testphase
Im Kick-off-Termin erarbeiten das Unternehmen und das Projektteam des Anbieters das weitere Vorgehen. In der Spezifikationsphase werden zuerst Stammdatenstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Register und Dokumentartstruktur festgelegt und konfiguriert. Dann folgen Implementierung und Testphase. Via Web greift der Anwender auf die für ihn zugeschnittene digitale Personalakte auf einem Testserver zu und überprüft sie. Bei einem Inhousekauf wird die Software in die bestehende IT-Unternehmensstruktur implementiert. Im gleichen Schritt erfolgt die Anbindung an das bestehende ERP-System. Bei einer Cloudlösung findet die Implementierung im Rechenzentrum des Softwareanbieters statt.
Schritt 6: Schulungen und Workshops zur Einführung der digitalen Personalakte
Eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten mit der digitalen Personalakte ist für die Akzeptanz das A und O. Kollegen zuzuhören, lohnt sich. So lässt sich im Lauf der Zeit die digitale Personalakte zu einem Werkzeug für Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung weiterentwickeln.
Schritt 7: Erfolgreiche Integration der elektronischen Personalakte und Betriebsstart
Die neue digitale Personalwelt ist erschaffen. Mit der digitalen Personalakte beginnt eine effiziente und moderne Personalarbeit sowie ein zukunftsorientiertes HR-Dokumentenmanagement.