Fehlerfrei durchs Meldeverfahren

Wie selbstverständlich müssen in der Abrechnungspraxis immer neue Meldeverfahren umgesetzt werden. Hierzu gehört auch die Annahme und Verarbeitung von Rückmeldungen der Sozialversicherung. Dass dies politischer Wille ist, hat eindrucksvoll das jüngst verabschiedete 6. SGB IV-Änderungsgesetz bewiesen, mit dem gleich mehrere neue Meldedialoge geschaffen wurden. Ein erster Überblick zu den neuen Herausforderungen.

Digitaler UV-Lohnnachweis

Vor Abgabe dieses neuen digitalen UV-Lohnnachweises hat jeder Arbeitgeber seine Stammdaten mit der Unfallversicherung abzugleichen. In der Abfrage tauchen neue Ordnungsbegriffe wie die „Betriebsnummer des lohnverantwortenden Betriebes“ auf. Damit ist der Beschäftigungsbetrieb gemeint, bei dem die Geschäftsführung, also die Hauptniederlassung oder Zentrale, ansässig ist. Bei den Krankenkassen und in der Betriebsprüfung wird hierfür auch gerne der Begriff „Hauptbetriebsnummer“ benutzt.

Zudem sind mit dem digitalen UV-Lohnnachweis neue Spielregeln geschaffen worden. Wird z. B. der Betrieb unterjährig eingestellt oder ohne Beschäftigungen fortgeführt, muss innerhalb von sechs Wochen der digitale Lohnnachweis abgegeben werden. Gleiches gilt, sofern eine andere Berufsgenossenschaft zuständig wird, aufgrund eines Unternehmerwechsels sich die Mitgliedsnummer ändert oder ein Insolvenzverfahren eröffnet wird. In der Abrechnung müssen also künftig unterjährige Meldeanlässe beachten werden.    

A1-Bescheinigung maschinell

Ab kommendem Jahr können Anträge auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung für das EU-Ausland aus dem Abrechnungsprogramm beantragt werden. Dieses Verfahren ist darauf ausgerichtet, bei unplausiblen Angaben den Antrag maschinell abzulehnen. Insoweit ist besondere Aufmerksamkeit gefragt. Wie schnell dies gehen kann, zeigt folgendes Beispiel:

• Arbeitnehmer 1 -> Entsendezeitraum im Antrag: 01.02. – 30.07.2017 (Sonntag)
• Abbruch der Entsendung wegen AU am 25.04.2017
• Ablösung durch Arbeitnehmer 2 -> Entsendezeitraum im Antrag: 01.02. – 28.07.2017 (Freitag)

Allein aufgrund der Tatsache, dass (versehentlich) bei der zweiten Beantragung als Ende der Entsendung der Freitag und nicht wie zuvor der Sonntag angegeben wurde, erfolgt eine Ablehnung des zweiten Antrages, da der Beginn des beantragten Entsendezeitraums zeitlich vor dem Ende des tatsächlichen Entsendungszeitraums des zuvor entsandten Arbeitnehmers liegt und somit eine unzulässige Ablösung besteht.

Bei fehlender Meldung geänderter Betriebsdaten droht Bußgeld

Arbeitgeber sind verpflichtet, Änderungen von Betriebsdaten unverzüglich zu melden. Da das Verfahren bislang nicht die gewünschte Qualität erreicht hat, ist mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz die Grundlage geschaffen worden, um bei Zuwiderhandlungen ein Bußgeld verhängen zu können. Insoweit ist darauf zu achten, dass bei Umzug oder sonstigen Änderungen diese mit dem Abrechnungsprogramm gemeldet werden.