Auslandsentsendung: Meldepflichten verschärft

Haufe Online Redaktion

Auslandsentsendung: Meldepflichten verschärft — Bild: Haufe Online Redaktion Schon Dienstreisen können Meldepflichten auslösen - viele Länder haben damit auf die EU-Entsenderichtlinie reagiert.

Auslandsentsendungen und Dienstreisen ins Ausland bergen 2018 neue Herausforderungen: Viele Staaten innerhalb der EU und des EWR haben ihre Meldepflichten für Expats verschärft – Unternehmen, die das nicht beachten, drohen Bußgelder.

Entsendungen innerhalb Europas, aber auch in speziellen Fällen Dienstreisen über eine bestimmte Dauer hinaus, sind in den meisten Ländern meldepflichtig. Im Laufe des vergangenenen Jahres sind diese Meldepflichten nun in vielen Ländern verschärft worden – bei Nichtbeachtung drohen teilweise erhebliche Bußgelder.

Meldepflichten auch bei Dienstreisen ins Ausland

Wie schnell ein Unternehmen gegen Meldepflichten verstoßen kann, zeigt der folgende Fall, von dem die BDAE Gruppe, Spezialist für Auslandsentsendungen und -versicherungen, berichtet: Ein deutsches Unternehmen hatte einen Vertriebsmitarbeiter für einen Tag in die Schweiz geschickt. Als dieser in Anzug und Krawatte in seinem Dienstwagen die Schweizer Grenze passierte, schoss der Zoll direkt ein Foto seines Autos und erfasste auch den Zeitpunkt. Gut 12 Stunden später machten die Beamten erneut ein Foto des Pendlers und zogen ihn kurz darauf aus dem Verkehr. Er musste sich einer Kontrolle unterziehen, in der er unter anderem um die Vorlage einer Meldebescheinigung gebeten wurde. Letztendlich hatte sein Unternehmen gegen die Schweizer Arbeitsschutzbestimmungen verstoßen und steht nun auf der schwarzen Liste der mit der Schweiz gewerbetreibenden Unternehmen. Weiteres Fehlverhalten könnte den Ausschluss vom Markt nach sich ziehen.

EU-Entsenderichtlinie verschärft Meldepflichten für Auslandsaufenthalte

Ein Grund für die Verschärfung der Meldepflichten, erklärt Anne-Katrin Schulz, Leiterin Unternehmenskommunikation bei der BDAE Gruppe, ist die geplante Reform der EU-Entsenderichtlinie in diesem Jahr. Deren Vorschriften legen fest, dass sich in einen anderen Mitgliedstaat entsandte Arbeitnehmer auf eine Reihe von zentralen Rechten, aber auch Pflichten, berufen können, die im Aufnahmemitgliedsstaat gelten – obwohl sie nach wie vor Beschäftigte des entsendenden Unternehmens sind und somit das Recht dessen Mitgliedstaats maßgebend für sie ist.

Die Reform sieht die Meldepflicht nicht explizit nicht vor. Mit ihr sollen künftig für entsandte Arbeitnehmer aus EU-Ländern die gleichen Vergütungsvorschriften wie im Aufnahmemitgliedstaat gelten, so wie sie in Rechtsvorschriften oder allgemein verbindlichen Tarifverträgen festgelegt sind, erklärt Schulz: „Die allgemeine Vertragsfreiheit bleibt davon unberührt. Um dies prüfen zu können, führen die Mitgliedsstaaten die Meldepflicht ein. Nicht alle Länder haben bislang diese Meldepflicht umgesetzt, die Mehrheit allerdings durchaus.“

Meldeverfahren variieren von Staat zu Staat

Die einzelnen Meldeverfahren variieren von Staat zu Staat genauso wie die zuständigen Behörden. Oftmals, erklärt die Entsendespezialistin, gibt es Ausnahmen für spezielle Tätigkeiten, die ein Arbeitnehmer vor Ort ausüben soll. Sehr häufig gelten zudem besondere Vorschriften für das Transportgewerbe. In der Regel müsse ein bestimmter Vertreter im Tätigkeitsstaat gemeldet werden, der während des Entsendezeitraums spezielle Pflichten zu erfüllen hat.

Die Meldepflicht ist überdies fast immer mit Dokumentationsvorschriften verbunden. Schulz: „Egal in welchem Land ein Mitarbeiter tätig wird und gemeldet werden muss - das bürokratische Verfahren ist in jedem Land anders, stets komplex sowie voller Ausnahmen und Besonderheiten. Zwar stellen viele nationale Behörden Informationsblätter in englischer Sprache zur Verfügung, der oftmals online-basierte Meldeprozess selbst findet allerdings in der Regel in der jeweiligen Landessprache statt.“ Wer also einen Mitarbeiter nach Frankreich oder gar Finnland schickt, stehe somit vor schier unüberwindbaren Hürden. Hinzu komme, dass sich manchmal monatlich Änderungen ergeben, die unmöglich permanent nachgehalten werden können.

Bußgelder bei Verstoß gegen Meldepflichten im Ausland

„Wer jedoch gegen die teils neuen Meldepflichten verstößt, riskiert hohe Strafen, die sogar bis zum Wettbewerbsverbot führen können – für manche Unternehmen könnte dies das wirtschaftliche Aus bedeuten“, erläutert Global-Mobility-Profi Omer Dotou, BDAE Gruppe. Österreich verhängt beispielsweise Sanktionen von bis zu 20.000 Euro pro Mitarbeiter und verweigert sogar schlimmstenfalls den Zutritt des betroffenen Entsandten zu den Betriebsräumen. Frankreich, das erst kürzlich das erst kürzlich mit dem „Macron“-Gesetz die Meldepflichten verschärft hat, straft Unternehmen bei Pflichtverletzungen mit bis zu einer halbe Million Euro ab.

Überblick: Bußgelder für Verstoß gegen Meldepflichten bei Entsendungen

In den folgenden, exemplarisch dargestellten Ländern drohen Bußgelder bei Verstoß gegen die Meldepflichten:

Deutschland: Bußgeld bis zu 20.000 Euro
Schweiz: Bußgeld bis zu 2000 Franken
Finnland: Bußgeld bis zu 10.000 Euro
Österreich: Bußgeld bis zu 10.000 Euro
Luxemburg: Bußgelder in Höhe von 1.000 bis 5.000 Euro

Auslandsaufenthalte präzise vorbereiten, Meldepflichten prüfen

Für Personalabteilungen bedeutet dies, dass Dienstreisen wie Entsendungen im Jahr 2018 noch frühzeitiger und präziser vorbereitet werden müssen als bisher. Der BDAE rät nachdrücklich, sich mit den arbeitsvertraglichen Vorschriften des Beschäftigungsstaates, den lokalen Mindestlöhnen (und einer gegebenenfalls notwendigen Anpassung) sowie einer ausführlichen Prüfung der geplanten Auslandstätigkeit eines Mitarbeiters auseinandersetzen. Unter Umständen sollten Personaler zudem vorzeitig mit einer Kontaktperson im Tätigkeitsstaat interagieren, um diese etwa als Vertreter zu benennen. Außerdem kann es nicht schaden, eine Risikoplanung hinsichtlich zu erwartender Sanktionen durchzuführen, sollte vorab klar sein, dass Fristen und Vorschriften nicht einhaltbar sind.

12 Kommentare

Florian Völler

Mon Feb 19 16:58:35 CET 2018 Mon Feb 19 16:58:35 CET 2018

Vielen Dank zu allererst für die Expertise. Die Metaller warnen davor, die Österreicher freuen sich dass die Reform kommt. Wie aber die Verschärfung im Praxisbetrieb, gerade bei (auch kurzfristigen) ein- oder mehrtägigen Dienstreisen und bei Außendienstlerin mit der doch relativ geringen Reaktionsgeschwindigkeit der Krankenkassen und der DVKA funktionieren soll, davon spricht meines Erachtens niemand. Und das ist das, was m.E.n. den meisten aufstößt. Den Rattenschwanz, den diese verschärfte Reform in den Personalabteilungen mit sich bringen wird, lassen gewisse Stellen gerne aus. Wenn man zwischen Dienstreise und Entsendung, sowie bei Außendienstlern klare Unterscheidungsregeln liefern könnte und dazu noch eine praktische Handreichung, um von vornherein Fehler vermeiden zu können, das wäre ein Fortschritt. Und mehr Digitalisierung bei der Bearbeitung.....

Katharina Schmitt

Mon Feb 12 12:45:53 CET 2018 Mon Feb 12 12:45:53 CET 2018

Die zahlreichen Kommentare zeigen uns die hohe Priorität des Themas bei unseren Usern. Wir werden deshalb gerne weiter vertiefende Informationen zu den Meldepflichten bei Auslandsentsendung in unseren Office-Produkten und dem Personalmagazin aufnehmen.
Damit wir Ihren Bedarf an Informationen im Bereich Auslandsentsendung noch besser bedienen können, hat die Fachredaktion eine kleine Umfrage vorbereitet, wir freuen uns, wenn Sie daran teilnehmen.
Folgen Sie dazu bitte dem Link am Ende der News.
Vielen Dank,
Katharina Schmitt, Haufe Online-Redaktion

Schmiljan

Mon Feb 12 10:10:00 CET 2018 Mon Feb 12 10:10:00 CET 2018

Ich muss gestehen, ich bin von dem Artikel doch arg enttäuscht, denn die Informationen auf die er sich beruft, sind allesamt veraltet. Obwohl sich die Entsendepraxis fast täglich ändert, werden als Quelle veraltete Broschüren der IHK angegeben! Für mich wären aktuelle Informationen deutlich hilfreicher!
Beispiele für veraltete Informationen:
1. In der Schweiz haben sich zum 1. Januar gravierende Änderungen ergeben, auf die sich der Artikel nicht bezieht.
2. Auch in Griechenland muss gemeldet werden.
3. In Rumänien muss seit 2016 gemeldet werden.
Kurz: für mich eine sehr unbefriedigende Informationsquelle. Schade.

Catharina Voss

Sat Feb 10 16:50:13 CET 2018 Sat Feb 10 16:50:13 CET 2018

Ein wichtiger und umfassender Artikel zu den aktuellen Entwicklungen. Schön, dass BDAE die aktuellen Themen immer so "mundgerecht" aufbereitet und uns auch generell mit ihrer "Rund-um-Sorglos-Beratung" so kompetent zur Seite steht...!

Anne-Katrin Schulz

Fri Feb 09 12:48:00 CET 2018 Fri Feb 09 12:48:00 CET 2018

Sehr geehrter Herr Wilhelm,

vielen Dank für Ihre wertvollen Kommentare! Frau Schmitt hat auf das Know-how der Mitarbeiter der BDAE Consult GmbH, die Teil der BDAE Gruppe ist, zurückgegriffen und diese entsprechend interviewt. Die BDAE Consult ist kein Versicherungsmakler, sondern ein auf Entsendeberatung spezialisiertes Unternehmen.

Sollten Sie Interesse an einem fachlichen Austausch haben, so melden Sie sich bitte gerne bei uns. Wir bieten unter anderem einen (kostenfreien) Arbeitskreis Global Mobility an und veranstalten auch regelmäßig Business Breakfasts - ebenfalls mit dem Zweck, sich über Neuerungen in Sachen Auslandsentsendungen auszutauschen. Sie sind herzlich dazu eingeladen!

Die BDAE Gruppe konzipiert darüber hinaus seit mehr als 20 Jahren als sogenannter Assekuradeur gemeinsam mit anderen Versicherern, darunter auch die SwissLife und die ARAG, langfristige Auslandsversicherungen.

Herzliche Grüße

Anne-Katrin Schulz (Unternehmenskommunikation BDAE Gruppe)

Josef Wilhelm

Fri Feb 09 08:43:23 CET 2018 Fri Feb 09 08:43:23 CET 2018

Hallo Frau Schmitt,
ist dies nun ein Beitrag vom Versicherungsmakler BDAE oder von Haufe? Ich bitte um entsprechende Kennzeichnung.
Auch in Griechenland sind Meldungen erforderlich. Da hilft die veraltete Broschürenliste der IHK der Hannover wenig. Bei den Sanktionen in der Schweiz bin ich bei Ihnen, dennoch halte ich das Beispiel der Grenzkontrolle für überzogen.
Herzlichen Gruß

Lohnbuchhaltung

Thu Feb 08 09:37:34 CET 2018 Thu Feb 08 09:37:34 CET 2018

Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Vertriebsmitarbeiter unternehmen häufig 1-tägige Dienstreisen in benachbarte Länder an. Sie nennen in diesem Beitrag nur das Beispiel Schweiz. Es wäre informativ und hilfreich für uns Leser, wenn Sie recherchieren würden, welche Länder die Meldebescheinigung bereits für einen Tag verlangen und welche darauf verzichten. Nach diesem Beitrag muss ich mir sämtliche Vorschriften besorgen. Wir haben keine Zeit, für jede Dienstreise eine Meldebescheinigung anzufordern und oft reicht auch die Zeit dafür gar nicht. Der Vertriebler entscheidet z.B. am Nachmittag, dass er am kommenden Morgen auf Dienstreise geht. Wir haben in unserem Unternehmen leider keine "Entsendestelle", die sich nur mit diesem Thema beschäftigt. Bei uns ist die Lohnbuchhaltung dafür zuständig.

Wed Feb 07 11:32:09 CET 2018 Wed Feb 07 11:32:09 CET 2018

Sehr geehrte Damen und Herren,
dies ist ein wichtiger Beitrag, der über die Entsendepraxis in Europa informieren möchte. Leider ist er nur schlecht recherchiert und in vielen Punkten schlichtweg falsch oder veraltet. Sehr wohl sind beispielsweise auch in Griechenland und Rumänien Meldungen erforderlich. Darüber hinaus können Verstöße gegen die Meldeauflagen in der Schweiz sogar bis zu einem Dienstleistungsverbot führen. Auch der geschilderte Fall der Grenzkontrolle in der Schweiz ist unglaubwürdig. Bitte künftig besser recherchieren!!!