Reisekosten / 25.3.2.2 Arbeits- bzw. dienstrechtliche Zuordnung

Ab dem 1.1.2014 liegt eine "erste Tätigkeitsstätte" vor, wenn der Arbeitnehmer einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist. Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen des Arbeitgebers sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt (§ 9 Abs. 4 Satz 2 EStG). Das gilt unabhängig davon, ob diese schriftlich, mündlich oder konkludent erteilt worden sind.

Die Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. Personalaktenführung), ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung – auch nicht in geringem Umfang – tätig werden soll, ist keine Zuordnung i. S. d. § 9 Abs. 4 EStG.

 
Hinweis

Ein Arbeitnehmer, der von seinem Arbeitgeber einer Tätigkeitsstätte zwar zugeordnet ist, diese nie oder z. B. nur einmal im Jahr "freiwillig" aufsucht, begründet dort keine erste Tätigkeitsstätte.

Soll im Umkehrschluss ein Arbeitnehmer in einer vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden (z. B. Führung von Personalgesprächen oder Besprechung mit dem Vorgesetzten), ist die Zuordnung des Arbeitgebers zu dieser Tätigkeitsstätte maßgebend, selbst wenn für die Zuordnung letztlich tarifrechtliche, mitbestimmungsrechtliche oder organisatorische Gründe ausschlaggebend sind. Auf die Qualität des Tätigwerdens kommt es nicht mehr an, vielmehr sind auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung ausreichend (Vorrang des Arbeits-/Dienstrechts), um infolge einer Zuordnung eine erste Tätigkeitsstätte zu unterhalten.

 
Praxis-Beispiel

Außendienstmitarbeiter A wird dauerhaft dem Betriebssitz seines Arbeitgebers zugeordnet. Diesen sucht er nur zu Absprachen und Kontrollzwecken auf.

A unterhält am Betriebssitz seines Arbeitgebers eine erste Tätigkeitsstätte. Er ist dauerhaft zugeordnet. Es kommt grds. nicht darauf an, in welchem Umfang ein Arbeitnehmer an der Arbeitgebereinrichtung tätig wird.

Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten tätig werden und ist er einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist ab 1.1.2014 der Umfang seiner beruflichen Tätigkeit an dieser oder an den anderen Tätigkeitsstätten unerheblich. Es kommt dann auch nicht auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätten an. Nicht entscheidend ist zudem, ob an der vom Arbeitgeber nach § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG festgelegten Tätigkeitsstätte der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit liegt oder liegen soll.

 
Praxis-Beispiel

Arbeitnehmer A ist bei der Drogeriemarktkette B beschäftigt und wird einen Tag in der Filiale in X, einen Tag in der Filiale in Y und 3 Tage in der Filiale Z eingesetzt. Er ist der Filiale in X nach dem Arbeitsvertrag zugeordnet.

A hat seine erste Tätigkeitsstätte in X. Die Tage in Y und Z sind als Auswärtstätigkeiten zu behandeln.

Die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers muss eindeutig sein. Sie ist vom Arbeitgeber zu dokumentieren. Hierfür kommen z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, dienstrechtliche Verfügungen, Reisekostenabrechnungen, der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte in Betracht.

Kann eine Zuordnung nicht eindeutig nachgewiesen bzw. glaubhaft gemacht werden, oder liegt diese schlicht nicht vor, gelten die zeitlichen Kriterien nach § 9 Abs. 4 Satz 4 EStG (siehe Nr. 25.3.2.5).

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