Effiziente Prozesse: Hilfswerk-Siedlung GmbH profitiert von Doozer

Mühsame Prozesse: Beauftragung und Abstimmung

Die HWS ist ein Unternehmen der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz und verwaltet zirka 10.000 Mieteinheiten: Wohnungen, Erbbaurechte, Liegenschaften und einen Forst. Um die Preise für die Mieter möglichst niedrig zu halten, optimiert die HWS laufend ihre Kostenstrukturen und Arbeitsabläufe. Die Sanierung leerstehender Wohnungen stellte in der Vergangenheit trotz fixer Preisvereinbarungen mit Handwerksunternehmen für die Verantwortlichen eine Herausforderung dar. Philipp Knauer, Abteilungsleiter Hausbewirtschaftung bei der Hilfswerk-Siedlung GmbH, erinnert sich: „Jede Dienstleistung mussten wir einzeln beauftragen und verwalten. Das kostete nicht nur viel Zeit. Es war zeitweise schwierig, den Überblick zu behalten. Auch die Abstimmung zwischen den einzelnen Gewerken mussten wir organisieren und entsprechend oft ordnend eingreifen.“

Handwerkersuche kostete Arbeitszeit

Der Ablauf gestaltete sich wie folgt: Nach Auszug eines Mieters meldete der Hauswart den Zustand der Wohnung an die Hausbewirtschaftung. Philipp Knauer und sein Team entschieden über den Sanierungsbedarf und ließen sich die Maßnahmen anschließend freigeben, um die Handwerksunternehmen zu beauftragen. Das Ziel der schnellen Wiedervermietung scheiterte jedoch viel zu oft an den vollen Terminkalendern der Gewerke. Das Ergebnis: Die Handwerkersuche kostete erneut wertvolle Arbeitszeit. Die vereinbarten Preise waren aufgrund von Kapazitätsproblemen immer seltener einzuhalten. Für die Verantwortlichen war klar: Um die Wohnungen auch in Zukunft zu sozialverträglichen Preisen anbieten zu können, gilt es, das Sanierungsmanagement neu zu denken.

Sanierungen per Knopfdruck

Philipp Knauer erhielt eine Empfehlung für die Plattform Doozer. Nachdem die stellvertretende Geschäftsführerin und Leiterin des Ressorts Immobilien der Hilfswerk-Siedlung GmbH, Dorit Brauns, zusätzlich auf einer Fachveranstaltung einen überzeugenden Vortrag von Doozer-Geschäftsführer Carsten Petzold gehört hatte, stand die Entscheidung über eine zukünftige Zusammenarbeit fest. Im Jahr 2018 startete der erfolgreiche Testlauf. Unterstützt durch einen Mitarbeiter der Plattform trug das Team die Daten der ersten Wohnung in das System ein: „Der Ablauf war genauso intuitiv und effizient, wie wir es uns gewünscht hatten. Nach einigen Klicks funktionierte alles auf Knopfdruck,“ so Philipp Knauer. Seitdem ist Doozer fester Bestandteil der Wohnungssanierungen bei der HWS. „Die Ergebnisse sprechen für sich. Sämtliche Abläufe – sei es die Beauftragung der Handwerksunternehmen oder die Rechnungslegung – gehen durch die Nutzung von Doozer schneller von der Hand.“

Faire Mietpreise dank effizienter Prozesse

Das neue Sanierungsmanagement hat die Mitarbeiter der HWS spürbar entlastet. „Statt zeit- und nervenraubender Abstimmung und Organisation verschiedener Gewerke arbeiten wir mit einem Generalunternehmer zusammen. Administrative Aufgaben beschränken sich auf ein Minimum, wie etwa die Endabnahme,“ so der Abteilungsleiter. Doozer ermöglicht nicht nur den Zugriff auf einen großen Pool verfügbarer Handwerker, der auch die bereits bekannten Unternehmen umfasst. Dank der Plattform erhält die HWS auf Knopfdruck eine Preisübersicht und kann sich für das beste Angebot entscheiden. Schlankere Prozesse und bessere Konditionen führen zu stabil sozialverträglichen Mietpreisen der Wohnungen. Durch den beschleunigten Sanierungsprozess ist zudem eine schnellere Neuvermietung möglich, von der Wohnungssuchende und HWS gleichermaßen profitieren.

Neue Prozesse, gleiche Beziehungen

Neue Prozesse bringen neue Herausforderungen. Schließlich sollen Wohnungssanierungen digital und effizient ablaufen und gleichzeitig soll die gute Bindung zu den Handwerksunternehmen in der Region erhalten bleiben. So geht es auch Philipp Knauer, der weiterhin ihm schon bekannte Handwerksbetriebe beauftragen möchte: “Uns war es wichtig, unsere Partnerschaften mit Qualitätshandwerkern fortzuführen. Mit Doozer ist das problemlos möglich. Wir konnten unsere Bestandshandwerker einfach mit auf die Plattform nehmen.”

Weniger Arbeitsplätze für Techniker?

Natürlich ist jede Veränderung zu Beginn ungewohnt. Die Vorzüge einer digitalen Lösung wie Doozer mit geringerem Abstimmungs- und Koordinationsaufwand lagen schnell auf der Hand.  Die neu geschaffenen Synergien schaffen Zeitersparnis und können somit für die Kerntätigkeit und weitere Projekte genutzt werden. Unsere Kollegen arbeiten bereits in vielen Bereichen digital und sind hier sehr offen und flexibel. Die Einführung ging daher schnell und unkompliziert.