Schätzung von Kosten macht Einsatz der Fahrtenbuchmethode unzulässig

Wer seinen Dienstwagen nicht nur geschäftlich, sondern auch privat fahren darf, ist damit gerade in Zeiten hoher Kaufpreise und Betriebskosten in einer komfortablen Situation. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass für die Privatnutzung ein geldwerter Vorteil zu versteuern ist. Bei der Wahl der passenden Methode, kann normalerweise als Faustregel gelten: Ist der private Nutzungsanteil hoch, lohnt sich eher die Versteuerung nach der 1-%-Regel. Überwiegt dagegen die berufliche Nutzung, spart die Fahrtenbuchmethode bares Geld. Wer sich für das Fahrtenbuch entscheidet, sollte allerdings wissen: Die Anforderungen hieran sind hoch.

Schätzergebnisse als Teil der Aufzeichnung im Fahrtenbuch

So sind in der Vergangenheit immer wieder Fälle bekannt geworden, in denen die Aufzeichnungen der Nutzer als „nicht ordnungsgemäß“ eingestuft wurden. Dass die Herausforderung jedoch auch an anderer Stelle lauern kann, musste ein Unternehmen nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung erfahren. Dabei bemängelten die Prüfer schließlich, dass die GmbH die Kraftstoffkosten der Autos nach Durchschnittswerten geschätzt hatte. Dies war nötig geworden, da die Fahrzeuge an der betriebseigenen Tankstelle betankt worden waren. Dort gab es jedoch weder eine Anzeige der Abgabemenge noch des Abgabepreises.

Das zuständige Finanzamt sah die Schätzung als unzulässig an und schloss daher die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus. Stattdessen ermittelte es in der Folge den geldwerten Vorteil der Privatnutzung mit der 1-%-Regel und zog die GmbH mit Haftungsbescheid zur Zahlung heran. In der anschließenden Klage hielt das Finanzgericht München die Ermittlung mit Hilfe eines Fahrtenbuchs dagegen für grundsätzlich zulässig. Allerdings berechneten die Richter den geldwerten Vorteil neu. Anders als das Unternehmen zogen sie dazu keine Schätzung heran, sondern stützten sich auf den vom Fahrzeughersteller angegebenen innerstädtischen Durchschnittsverbrauch sowie den durch Einkaufsrechnungen für die Betriebstankstelle nachgewiesenen durchschnittlichen Liter-Einkaufspreis des Kraftstoffs.

Belege sind zwingend erforderlich

Anders bewertete der Bundesfinanzhof (BFH, Urteil v. 15.12.2022, VI R 44/20) den Fall jedoch im Anschluss und wies die Revision zurück. Denn nach Sicht der Richter dort schließt eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Kosten bei auch zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagen die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus. Bei ihrer Entscheidung beziehen sie sich auf den Wortlaut des Gesetzes. Dort werden zwei Voraussetzungen genannt, die ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu erfüllen hat. Einerseits ist dies die vollständige Dokumentation aller Fahrtstrecken. Andererseits wird die belegmäßige Erfassung der gesamten Kfz-Kosten verlangt.

Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben ist damit auch eine Teilschätzung ausgeschlossen. Dies gilt selbst dann, wenn ein „Sicherheitszuschlag“ mit einberechnet wird und die berücksichtigten Kosten damit eher über den tatsächlich angefallenen liegen. In seiner Begründung unterstreicht der Bundesfinanzhof auch, dass es Steuerpflichtigen im Regelfall möglich und zumutbar ist, Belege und Nachweise für die ihnen entstandenen Kosten zu beschaffen. Eine Bevorzugung der 1-%-Regel ergibt sich demnach nicht.

Praxistipp: Wie ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird

Wer als Dienstwagennutzer seinen geldwerten Vorteil mit Hilfe des Fahrtenbuchs ermitteln will, muss dabei in seinen Aufzeichnungen sehr sorgfältig vorgehen. Das heißt vor allem, dass sie ihre Fahrten zeitnah – am besten unmittelbar nach deren Ende – dort eintragen sollten. Nur so stellen sie sicher, dass der Kilometerstand korrekt abgelesen und keine Fahrt vergessen wird. Wichtig ist außerdem, dass alle Fahrten lückenlos notiert werden. Gebündelte Einträge zum Beispiel von Privatfahrten am Wochenende akzeptiert das Finanzamt nicht. Vielmehr würde das Fahrtenbuch in solch einem Fall sofort unwirksam.

Neben Datum und Kilometerstand vor und nach der Fahrt muss der Eintrag den Standort vor der Fahrt, das Fahrtziel sowie die Route enthalten. Ebenso zu nennen ist der der Name des besuchten Geschäftspartners und Zweck der Fahrt, wobei auch grob über den Inhalt des Termins informiert werden sollte. Bei privaten Fahrten reicht dagegen die Kennzeichnung als „privat“. Außerdem muss das Fahrtenbuch in geschlossener Form vorliegen. Lose-Blatt-Sammlungen werden nicht anerkannt. Elektronische Fahrtenbücher müssen manipulationssicher sein. Die Nutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen ist daher unzulässig.