Keine Werbungskosten bei Nutzung von Privatfahrzeug statt Dienstwagen

Dienstreisen – für den einen bieten sie eine willkommene Abwechslung zum Büroalltag, für andere sind sie purer Stress. Gemeinsam ist allen Arbeitnehmern jedoch, dass sie einen Ausgleich der entstandenen Kosten verlangen. Gut bedient sind dabei vor allem diejenigen, die einen Dienstwagen vom Unternehmen erhalten. Dies gilt umso mehr, wenn sie das Fahrzeug auch für private Zwecke nutzen dürfen. Dass dabei ein Tausch zwischen Privat- und Dienstfahrzeug für manche Fahrten reizvoll erscheint, lässt sich dennoch gut nachvollziehen. So wäre dies gut denkbar, wenn der Firmenwagen das ideale Familienauto ist und der Partner es gerade benötigt. Keine gute Idee ist dies jedoch mit Blick auf einen möglichen Abzug der Aufwendungen als Werbungskosten. Diese Erfahrung musste ein Mann machen, über dessen Fall zuletzt der Bundesfinanzhof entschieden hat.

Nutzung des privaten Fahrzeugs anstelle des Dienstwagens

Der Arbeitnehmer hatte von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen gestellt bekommen. Als Fahrzeug hatte er sich einen Van bestellt, den er und seine Frau auch privat nutzen durften. Voraussetzung für die Privatnutzung war, dass keine dienstlichen Belange entgegenstanden. Bei beruflich veranlassten Fahrten erstattete das Unternehmen die entstandenen Tankkosten. Zudem verlangte es, dass die Mitarbeiter für Dienstreisen bevorzugt ihr Firmenfahrzeug nutzten. Eine Nutzung des Privatwagens wurde nur in Ausnahmefällen erlaubt. In einem solchen Fall betrug die Erstattung 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer.

Dennoch unternahm der Arbeitnehmer 2021 drei Fahrten mit seinem privaten Sportwagen. Seine Frau nutzte in dieser Zeit stattdessen den vom Unternehmen bereitgestellten Van. Für die Fahrten mit dem Privatwagen machte der Mann in seiner Einkommensteuererklärung schließlich Werbungskosten in Höhe von 3.758 EUR geltend. Das zuständige Finanzamt erkannte diese Aufwendungen jedoch nicht an. Auch ein Einspruch des Steuerpflichtigen blieb erfolglos.

Angemessenheit entscheidet über Werbungskostenabzug

Bei seiner anschließenden Klage vor dem Niedersächsischen Finanzgericht bekam der Arbeitnehmer zunächst recht. Der Bundesfinanzhof stützte in der folgenden Revision jedoch die Auffassung des Finanzamts. Dabei wiesen die Richter zwar darauf hin, dass die Wahl des Verkehrsmittels für Dienstreisen dem Arbeitnehmer grundsätzlich freisteht. Im Fall einer sogenannten „Über-Kreuz-Nutzung“ kommt es dann aber auf die zugrundeliegenden Motive an.

Ist die Entscheidung für den Einsatz des Privatwagens vorrangig aus privaten Gründen gefallen, hat dies jedoch alleine noch kein Abzugsverbot der Kosten zur Folge. Vielmehr kommt es in diesem Fall auf die Angemessenheitsprüfung an. Maßstab dafür ist ein gewissenhafter Steuerpflichtiger, der die Sichtweise breiter Bevölkerungskreise repräsentiert. Erst wenn dieser für die entstandenen Vorteile die Aufwendungen ebenfalls getätigt hätte, sind sie als tatsächlich angemessen anzusehen.

Ebenso fließt in die Betrachtung ein, wie stark die Entscheidung die private Lebenssphäre berührt. Dabei gilt: Je stärker die berufliche Veranlassung im Vordergrund steht, desto eher ist davon auszugehen, dass das Vorgehen angemessen ist. Liegt das Hauptmotiv dagegen in der Privatsphäre, ergeben sich daraus starke Hinweise auf eine unangemessene Nutzung. Genau dies erkannten die Richter im vorliegenden Fall, da das Hauptmotiv im Einsatz des Vans durch die Ehefrau lag. Entsprechend hätte der gewissenhafte Steuerpflichtige nach ihrer Einschätzung den Dienstwagen gewählt, sodass ihm keinerlei zusätzliche Aufwendungen entstanden wären. Der Ansatz als Werbungskosten ist daher unzulässig.

Praxis-Tipp: Kosten für Dienstreisen geltend machen

Verfügen Arbeitnehmer nicht über einen Dienstwagen oder ein Auto aus dem Firmenpool, können sie bei Nutzung ihres privaten Fahrzeugs Aufwendungen steuerlich geltend machen. Dies gilt natürlich nur dann, wenn das Unternehmen diese Kosten nicht bereits steuerfrei erstattet hat. Neben den Fahrtkosten zählen auch die angefallenen Nebenkosten zu den Werbungskosten. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Parkgebühren oder Ausgaben für eine Straßenmaut. Für die Fahrt mit dem Privatwagen können Arbeitnehmer eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR ansetzen. Diese umfasst den Hin- und den Rückweg.

Zusätzlich zu den Aufwendungen für die Fahrt lassen sich auch nicht erstattete Übernachtungskosten steuerlich absetzen. Außerdem können Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dieser ist abhängig von der Dauer der Abwesenheit. Während bei mehr als acht Stunden ein Tagessatz von 14 EUR gilt, sind es bei 24 Stunden 28 EUR.