Reiseleistungen: Umsatzsteuer richtig ermitteln und buchen

Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die aktuelle Rechtslage und zeigt anhand eines Praxisbeispiels die umsatzsteuerliche Behandlung von Reiseleistungen

Das Wichtigste in Kürze

✔ Die Margenbesteuerung nach § 25 UStG ist bei Vorliegen der Voraussetzungen verpflichtend.

✔ Seit Ende 2019 gilt sie grundsätzlich auch für Reiseleistungen an Unternehmer.

✔ Seit 2022 steht die Einzelmargenermittlung im Vordergrund.

✔ Ein Vorsteuerabzug aus Reisevorleistungen ist grundsätzlich ausgeschlossen.

✔ Die korrekte Abgrenzung von Reiseleistungen und Reisevorleistungen ist für die Steuerberechnung entscheidend.

Margenbesteuerung als Sonderregelung für Reiseleistungen

Die Margenbesteuerung nach § 25 UStG stellt eine besondere Vereinfachungsregelung für Reiseleistungen dar. Ziel ist es, mehrere Bestandteile einer Reise zu einer einheitlichen Leistung zusammenzufassen und umsatzsteuerlich einheitlich zu behandeln.

Der Unternehmer kann die Vorsteuer aus den eingekauften Reisevorleistungen nicht geltend machen. Im Gegenzug unterliegt nicht der gesamte Reisepreis der Umsatzsteuer, sondern lediglich die Differenz zwischen dem Verkaufspreis der Reise und den eingekauften Reisevorleistungen. Diese Differenz wird als Marge bezeichnet.

Wann kommt die Margenbesteuerung zur Anwendung?

Die Sonderregelung des § 25 UStG ist anzuwenden, wenn

• der Unternehmer gegenüber dem Kunden im eigenen Namen auftritt,
• Reisevorleistungen von anderen Unternehmern in Anspruch genommen werden und
• eine entgeltliche Reiseleistung erbracht wird.

Die Anwendung ist verpflichtend. Liegen die Voraussetzungen vor, kann der Unternehmer nicht zwischen Regelbesteuerung und Margenbesteuerung wählen.

Welche Leistungen gelten als Reiseleistungen?

Die Finanzverwaltung hat die Voraussetzungen für Reiseleistungen in den vergangenen Jahren präzisiert.

Eine Reiseleistung liegt vor, wenn der Unternehmer gegenüber dem Reisenden ein Gesamtpaket aus mehreren Leistungen erbringt und hierfür Reisevorleistungen in Anspruch nimmt, die dem Reisenden unmittelbar zugutekommen.

Typischerweise enthalten Reiseleistungen Beförderungs- oder Beherbergungsleistungen. Diese sind in der Praxis häufig Bestandteil einer Reiseleistung, stellen jedoch keine ausdrückliche gesetzliche Voraussetzung des § 25 UStG dar.

Zu den typischen Reiseleistungen gehören insbesondere:

• Beförderungsleistungen,
• Beherbergungsleistungen,
• Verpflegungsleistungen,
• Stadtrundfahrten und Ausflüge,
• Studien- und Sprachreisen,
• Ferienwohnungsvermietungen,
• Betreuungs- und Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der Reise,
• Umbuchungs- und Änderungsleistungen.

Reisevorleistungen als zentrale Voraussetzung

Eine Reiseleistung liegt nur vor, wenn der Unternehmer Reisevorleistungen einkauft, die dem Reisenden unmittelbar zugutekommen.

Praxishinweis Reisevorleistung

Nicht jede eingekaufte Leistung stellt automatisch eine Reisevorleistung dar. Entscheidend ist, dass die Leistung dem Reisenden unmittelbar zugutekommt. Verwaltungsleistungen, interne Planungskosten oder allgemeine Marketingaufwendungen zählen regelmäßig nicht zu den Reisevorleistungen.

Vereinfachungsregelung bei Flugreisen

Bei Flugreisen, die sowohl Gebiete innerhalb als auch außerhalb der Europäischen Union berühren, sieht der Umsatzsteuer-Anwendungserlass eine Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung vor.

Die Regelung betrifft die umsatzsteuerliche Behandlung von Beförderungsleistungen und ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen eine vereinfachte Zuordnung zum Zielort der Reise. Als Zielort gilt der Ort, an dem das Flugzeug beim Hinflug letztmalig landet. Zwischenlandungen bleiben dabei unberücksichtigt.

Praxishinweis Vereinfachungsregelung

Die Vereinfachungsregelung ist insbesondere für die Beurteilung grenzüberschreitender Beförderungsleistungen von Bedeutung. Sie stellt jedoch keinen Grundsatz der Margenbesteuerung dar, sondern eine besondere Vereinfachungsregel der Finanzverwaltung.

B2B-Reisen: Wichtige Gesetzesänderung seit 2019

Eine der bedeutendsten Änderungen der vergangenen Jahre betrifft die Behandlung von Reiseleistungen an Unternehmer. Bis Ende 2019 galt die Margenbesteuerung grundsätzlich nur für Leistungen an Endverbraucher. Seit dem 18.12.2019 erfasst § 25 UStG jedoch auch Reiseleistungen, die an Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden.

Praxishinweis B2B-Reisen

Unternehmen, die Geschäftsreisen organisieren oder Reiseleistungen an andere Unternehmen weiterbelasten, sollten die Anwendung des § 25 UStG sorgfältig prüfen. Die umsatzsteuerlichen Folgen unterscheiden sich erheblich von den allgemeinen Regelungen für sonstige Leistungen.

So wird die Marge ermittelt

Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist die Marge.

Diese ergibt sich aus der Differenz zwischen

• dem vom Reisenden gezahlten Reisepreis und
• den Aufwendungen für die eingekauften Reisevorleistungen.

Sowohl Reisepreis als auch Reisevorleistungen sind als Bruttobeträge anzusetzen.

Praxisbeispiel: Marge ermitteln und buchen

Reiseerlöse 

60 × 550 EUR = 33.000 EUR

Reisevorleistungen

• Bahnfahrt: 6.000 EUR
• Hotelübernachtungen: 18.000 EUR

Gesamt: 24.000 EUR

Ermittlung der Marge

33.000 EUR – 24.000 EUR = 9.000 EUR

Die Marge stellt einen Bruttobetrag dar. Die darin enthaltene Umsatzsteuer ist daher herauszurechnen:

9.000 EUR × 19 / 119 = 1.436,97 EUR

In der Marge enthaltene Umsatzsteuer (19 %): 1.436,97 EUR

Steuerpflichtige Bemessungsgrundlage: 7.563,03 EUR

Buchungsvorschlag für die Praxis

Im Praxisbeispiel ergibt sich folgende Marge:

• Reiseerlöse: 33.000 EUR
• Reisevorleistungen: 24.000 EUR
• Marge: 9.000 EUR

Buchung der Reisevorleistungen

Buchung der Reiseerlöse (Marge)

Ausbuchung der Reisevorleistungen

Praxishinweis DATEV-Automatikkonten

Bei Verwendung der DATEV-Automatikkonten wird die in der Marge enthaltene Umsatzsteuer automatisch ermittelt und verbucht. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob die verwendeten Konten mit dem eingesetzten Kontenrahmen und der verwendeten DATEV-Version übereinstimmen.

Zu beachten ist außerdem, dass für die eingekauften Reisevorleistungen grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich ist. Die Umsatzsteuer wird ausschließlich auf die vom Unternehmer erzielte Marge erhoben.

Einzelmargenermittlung seit 2022

Seit dem Veranlagungszeitraum 2022 steht die Einzelmargenermittlung im Mittelpunkt.

Die früher zulässige Gruppen- oder Globalmarge wurde aufgegeben. Negative Margen dürfen grundsätzlich nicht mehr mit positiven Margen anderer Reisen verrechnet werden.

Vorsteuerabzug ausgeschlossen

Für Reisevorleistungen ist kein Vorsteuerabzug möglich.

Typischer Fehler in der Praxis

Hotelrechnungen enthalten häufig offen ausgewiesene Umsatzsteuer. Dennoch berechtigt diese Steuer bei Anwendung des § 25 UStG grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.

Besonderheiten bei Drittlandsunternehmen

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die Sonderregelung des § 25 UStG grundsätzlich nicht auf Unternehmer mit Sitz im Drittland und ohne feste Niederlassung im Gemeinschaftsgebiet anwendbar. Diese Auffassung geht auf das BMF-Schreiben vom 29.01.2021 zurück. 

Allerdings besteht aus Vertrauensschutzgründen weiterhin eine Nichtbeanstandungsregelung. Mit BMF-Schreiben vom 28.04.2026 wurde diese Regelung erneut verlängert. Danach wird es nicht beanstandet, wenn Unternehmer mit Sitz im Drittland und ohne feste Niederlassung im Gemeinschaftsgebiet die Sonderregelung des § 25 UStG weiterhin anwenden. Die Nichtbeanstandungsregelung gilt nun für Reiseleistungen, die bis zum 31.12.2027 ausgeführt werden.

Praxishinweis Drittlandsunternehmen

Für betroffene Reiseveranstalter bedeutet die Verlängerung zusätzliche Planungssicherheit. Die Finanzverwaltung hält zwar weiterhin an ihrer Rechtsauffassung fest, gewährt jedoch weiterhin Vertrauensschutz. Unternehmen sollten die weitere Entwicklung aufmerksam verfolgen und ihre Abrechnungsprozesse rechtzeitig überprüfen, falls die Nichtbeanstandungsregelung künftig ausläuft.

Fazit Margenbesteuerung nach § 25 UStG

Die Margenbesteuerung nach § 25 UStG bleibt eines der anspruchsvolleren Themen des Umsatzsteuerrechts.

Für die Praxis sind insbesondere drei Punkte entscheidend:

• die richtige Abgrenzung von Reiseleistungen und Reisevorleistungen,
• die korrekte Ermittlung der Einzelmarge sowie
• der Ausschluss des Vorsteuerabzugs für Reisevorleistungen.

Gerade die Abgrenzung von Reiseleistungen, die korrekte Ermittlung der Einzelmarge sowie die zutreffende Behandlung von Reisevorleistungen gehören zu den häufigsten Fehlerquellen in der Praxis.