E-Mails und Schriftverkehr: Das darf das Finanzamt anfordern

„Wer schreibt, der bleibt.“ So besagt es nicht nur eine bekannte Redensart. Auch im Geschäftsleben ist es wichtig, Vereinbarungen möglichst schriftlich festzuhalten. Denn nur so sind die Absprachen rechtssicher zu belegen. Sind sie aber einmal erfasst, darf auch das Finanzamt einen Blick in die Aufzeichnungen werfen. Dies gilt jedenfalls im Rahmen einer Außenprüfung für alles, was einen steuerlichen Bezug aufweist.

Dass den Steuerprüfern bei ihren Auskunftswünschen jedoch Grenzen gesetzt sind, zeigt ein Fall, über den der Bundesfinanzhof ( BFH, Beschluss v. 30.4.2025, XI R 15/23) zuletzt entschieden hat. Dabei hatte die Finanzverwaltung im Verlauf der Steuerprüfung verlangt, dass das betroffene Unternehmen sämtliche Handels- und Geschäftsbriefe einschließlich der entsprechenden E-Mails sowie weiterer zugehöriger Unterlagen vorlegt. Ebenfalls angefordert wurde ein Gesamtjournal in digitaler Form, das Informationen zur gesamten E-Mail-Korrespondenz bereitstellt.

Was das Finanzamt anfordern darf

Diese umfangreiche Anforderung von Geschäftsunterlagen wollte die betroffene Gesellschaft – eine GmbH – jedoch nicht hinnehmen und wehrte sich dagegen vor dem Finanzgericht Hamburg. Dort hatte die Klage zumindest teilweise Erfolg. Zwar werteten die Richter die Anforderung einer Zusammenstellung der gesamten Handels- und Geschäftskorrespondenz sowie der zugehörigen E-Mails als zulässig. Für das verlangte Gesamtjournal fehlte es ihrer Meinung nach aber an der nötigen Rechtsgrundlage.

In der anschließenden Revision schloss sich auch der Bundesfinanzhof dieser Einschätzung an. Dabei unterstrichen die Richter zunächst, dass Handels- und Geschäftsbriefe auch E-Mails umfassen. Dies gilt besonders dann, wenn diese einen konkreten Bereich betreffen, der Gegenstand der jeweiligen Außenprüfung ist. Ist das Verlangen des Finanzamts entsprechend eingegrenzt, bedarf es zudem keiner weiteren Präzisierung. Dem Unternehmen ist es unter diesen Umständen zumutbar, den betreffenden E-Mail-Verkehr herauszusuchen und zusammenzustellen. Dabei kommt es allerdings nur auf die steuerlich relevante Korrespondenz an.

Genau wie die Vorinstanz sah der Bundesfinanzhof jedoch das Verlangen nach einem Gesamtjournal als unzulässig an. Dies begründeten die Richter damit, dass das Finanzamt nur solche Unterlagen anfordern darf, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht. Mit dem Verlangen zur Vorlage von Daten ohne steuerliche Relevanz überschreitet die Behörde demnach ihre Kompetenz. Dabei betonte das Gericht auch nochmals, dass Unternehmen insbesondere keine Unterlagen zur Verfügung stellen müssen, die erst zu diesem Zweck erstellen müssen. Immerhin können diese schon per Definition nicht von der Pflicht zur Aufbewahrung erfasst sein.

Verhältnismäßigkeit der Anforderung von Unterlagen

Dass die Anforderung des Finanzamts bei dem Betroffenen zu erheblichem zeitlichem Aufwand führt, spricht nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht gegen die Vorlagepflicht der angeforderten Daten. Da das Unternehmen eine Vorauswahl der Unterlagen treffen kann, liegt zudem kein Verstoß gegen das Übermaßverbot vor. Dies ergibt sich daraus, dass nur steuerrelevante Vorgänge vorzulegen sind. Genau diese benötigt die Finanzverwaltung jedoch im Rahmen der Außenprüfung. Denn ohne diese Angaben wäre sie weder in der Lage, die Vollständigkeit der erklärten Einnahmen und Ausgaben noch die angewandten Verrechnungsmethoden zu überprüfen.

Praxis-Tipp: Aufbewahrungspflichten im Unternehmen

Unternehmen müssen sämtliche Korrespondenz aufbewahren, die der Vorbereitung, Durchführung oder auch Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dienen. Dies betrifft nicht nur die Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern alle Handels- und Geschäftsbriefe. Dazu gehören auch die mit den Geschäften zusammenhängenden E-Mails. Geregelt ist dies vor allem im Handels- als auch im Steuerrecht. Entsprechende Pflichten ergeben sich jedoch auch z. B. aus dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht.

Zu beachten sind außerdem die Fristen für die Aufbewahrung. So sind nach dem Steuerrecht Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Bücher 10 Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege und damit vor allem Rechnungen wurde die Frist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auf 8 Jahre verkürzt. 6 Jahre sind Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen vorzuhalten. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, zu dem die betreffenden Daten gehören. Durch Vorgänge wie Einsprüche oder Klagen können sie sich verlängern.