Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / II. Form, Format und Inhalt der Unterlagen

Rn. 74

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Nach § 328 Abs. 1 Satz 2 sind die Unterlagen vollständig gemäß der maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften zur Aufstellung und ohne Änderung gegenüber der aufgestellten und ggf. geprüften und festgestellten Fassung offenzulegen (vgl. detailliert HdR-E, HGB § 328, Rn. 28ff., 33; unabhängig davon bleibt die Inanspruchnahme von Offenlegungserleichterungen gemäß der §§ 326, 327). Vollständig heißt, die offenzulegenden Unterlagen sind mit den Firmenangaben gemäß Handelsregistereintrag (um Falschzuordnungen zu vermeiden; vgl. Schlauss, DB 2008, S. 2821 (2823)) zu versehen, wobei der JA sämtliche Bestandteile zu umfassen hat. Die weiteren Bestandteile der offenzulegenden Unterlagen, welche rechtsformabhängig sind bzw. von zusätzlichen Vorschriften abhängen, wie der Lagebericht, der Bericht des AR, der BV bzw. Vermerk über dessen Versagung, ggf. der Beschluss zur Ergebnisverwendung, die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG und der Bilanzeid sind ebenfalls – soweit im konkreten Fall relevant – vollständig und im zur ursprünglichen Fassung identischen Wortlaut offenzulegen (vgl. auch Beck Bil-Komm. (2022), § 325 HGB, Rn. 90; MünchKomm. HGB (2020), § 325, Rn. 71).

Rn. 75

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Bezüglich Form, Format und Inhalt haben die offenzulegenden Unterlagen die für die Aufstellung maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Die für die Aufstellung gesetzlich gewährten Erleichterungen dürfen bei der Offenlegung nachgeholt werden, soweit sie bei der Erstellung nicht in Anspruch genommen wurden (vgl. HdR-E, HGB § 326, Rn. 20ff.; HdR-E, HGB § 327, Rn. 20f.; HdR-E, HGB § 328, Rn. 33; Beck Bil-Komm. (2022), § 325 HGB, Rn. 90). In Bezug auf Fehler in den übermittelten Unterlagen sind diese nach dem Erfordernis der Richtigkeit zu korrigieren und zu beheben (vgl. HdR-E, HGB § 328, Rn. 24ff.; auch Beck Bil-Komm. (2022), § 328 HGB, Rn. 25).

Rn. 76

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Die in § 328 Abs. 1 und § 330 Abs. 1 Satz 1, 4f. kodifizierte Ermächtigung zur Rechts-VO, die eine Abweichung von der Darstellung der Bilanz in Kontoform ermöglichen würde, wurde in der URV nicht umgesetzt. Klarstellend wird jedoch in der VO-Begründung darauf hingewiesen, dass die das UN-Register führende Stelle nach § 266 Abs. 1 Satz 1 in Kontoform übermittelte Bilanzen für Zwecke der Einstellung in das UN-Register auch in der Weise wiedergeben darf, dass die Aktiv- (vgl. § 266 Abs. 2) und die Passivseite (vgl. § 266 Abs. 3) nacheinander folgen (vgl. BR-Drs. 11/07, S. 16).

Rn. 77

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Grds. sind die offenzulegenden Unterlagen in deutscher Sprache zu erstellen und gemäß § 325 Abs. 1 Satz 1 auch in deutscher Sprache offenzulegen. Hinsichtlich der Offenlegung in einer anderen Sprache als der deutschen, verweist § 325 Abs. 6 auf § 11 Abs. 1 Satz 1, wonach die offenzulegenden Unterlagen zusätzlich in jeder Amtssprache eines Mitgliedstaats der EU offengelegt werden können (vgl. Seibert/Decker, DB 2006, S. 2446 (2447)). Daraus folgt, dass immer eine deutsche Fassung offengelegt werden muss und nur zusätzlich auf freiwilliger Basis eine Übersetzung in eine Amtssprache eines anderen Mitgliedstaats der EU offengelegt werden kann. In diesem Zusammenhang ist von besonderer Bedeutung, welche Fassung rechtsverbindlich ist. § 11 Abs. 1 Satz 2 regelt, dass hierzu jeweils auf die Übersetzungen in geeigneter Weise hinzuweisen ist. Im Fall einer Abweichung der Übersetzung von der Originalfassung kann sich ein gutgläubiger Dritter gemäß § 11 Abs. 2 trotzdem auf die Übersetzung berufen, wenn das offenlegungspflichtige UN nicht nachweisen kann, dass dem Dritten die Originalfassung bekannt war (vgl. bezüglich der sprachlichen Anforderungen an die einzureichenden Unterlagen bestimmter Zweigniederlassungen von KapG mit Sitz im Ausland HdR-E, HGB § 325a, Rn. 33f.).

Rn. 78

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Die offenlegungspflichtigen Unterlagen sind nach § 325 Abs. 1 Satz 2 elektronisch der das UN-Register führenden Stelle zur Einstellung in das UN-Register zu übermitteln. Für Kleinst-KapG regelte § 326 Abs. 2 Satz 1 (a. F.) bis zum DiRUG explizit, dass auch für eine Offenlegung durch Hinterlegung eine Einreichung der Bilanz in elektronischer Form zu erfolgen hatte. Dieser Wortlaut hat seit DiRUG keinen Bestand mehr. Mit dem expliziten Verweis des neuen § 326 Abs. 2 Satz 1 auf § 325 Abs. 1 ist jedoch davon auszugehen, dass die Übermittlung der Bilanz von Kleinst-KapG auch bei Inanspruchnahme der Offenlegung durch Hinterlegung in elektronischer Form zu erfolgen hat und so auch weiterhin eine einheitliche Vorgabe für die Übermittlung unabhängig von der Inanspruchnahme der Hinterlegungsmöglichkeit sichergestellt wird. Dies ergibt sich auch aus der RegB zum DiRUG, die zur Möglichkeit, lediglich eine Bilanz zur Hinterlegung zu übermitteln, klarstellt: "Eine Suspendierung der (sonstigen) Pflichten nach den §§ 325 Absatz 1 bis 1b ist damit nicht verbunden" (BT-Drs. 19/28177, S. 103).

Die offengelegten RL-Unterlagen stehen für alle Inte...