Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / G. Form der Offenlegung

Rn. 31

Stand: EL 41 – ET: 12/2023

Die Vollzähligkeit sowie die richtige Form der offengelegten Unterlagen im Inland ist durch die zur Offenlegung verpflichteten Personen sicherzustellen (vgl. hierzu HdR-E, HGB § 325a, Rn. 11ff.). Infolge der beschränkten Prüfungspflicht der das UN-Register führenden Stelle tragen diese Personen die volle Verantwortung (vgl. MünchKomm. HGB (2020), § 325a, Rn. 22).

Rn. 32

Stand: EL 41 – ET: 12/2023

Allg. Formerfordernisse resultieren aus dem Verweis von § 325a auf § 328. Er hat zur Folge, dass die Abschriften, die zur Erfüllung der Offenlegungspflicht verwendet werden, mit den aufgestellten und geprüften Originalen übereinstimmen müssen (vgl. im Einzelnen HdR-E, HGB § 328, Rn. 24ff.).

Rn. 33

Stand: EL 41 – ET: 12/2023

Eine Ausnahme von dem Übereinstimmungserfordernis nach § 328 resultiert allein aus dem Wahlrecht, das § 325a hinsichtlich der Sprache der offenzulegenden Unterlagen einräumt. Es besteht nämlich keine Verpflichtung zur Offenlegung einer deutschen Übersetzung fremdsprachiger Unterlagen; vielmehr eröffnet § 325a Abs. 1 Satz 5 ein Wahlrecht zwischen der Offenlegung in

• deutscher Sprache,
• englischer Sprache oder
• der Amtssprache am Sitz der Hauptniederlassung.

Die zweite und dritte Alternative stehen nur zur Verfügung, wenn nicht "Deutsch" die Amtssprache am Sitz der Hauptniederlassung ist.

Rn. 34

Stand: EL 41 – ET: 12/2023

Werden deutsche oder englische Übersetzungen anderssprachiger Unterlagen übermittelt, sind für diese keine speziellen Formvorschriften zu beachten. V.a. ist keine Beglaubigung der Übersetzung erforderlich, weil es hierzu an einer entsprechenden Bestimmung in § 325a mangelt. Auch eine Umrechnung der Angaben in Landeswährung in Euro ist nicht erforderlich. Zulässig ist sie nur, sofern die Euro-Angaben zusätzlich zu den Angaben in Landeswährung erfolgen (vgl. HdR-E, HGB § 328, Rn. 39).

Rn. 35

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Die alleinige Übermittlung von Unterlagen in einer anderen als der deutschen oder englischen Sprache würde der das UN-Register führenden Stelle vielfach die Prüfung nach § 329 sowie ggf. bereits die Identifikation der übermittelten Unterlagen unmöglich machen. Zwecks Abwendung dieser Problematik verlangt § 325a Abs. 1 Satz 5, dass

• von nicht in deutscher oder englischer Sprache abgefassten Unterlagen Abschriften zu übermitteln sind, die vom Register der Hauptniederlassung der ausländischen KapG beglaubigt sind; hierbei bezieht sich die Beglaubigung auf die Übereinstimmung mit der im Heimatland der KapG offengelegten Version;
• von den Beglaubigungen des ausländischen Registers eine ebenfalls beglaubigte Übersetzung einzureichen ist. Dies bedeutet, dass der Übersetzer der Beglaubigung des Registers die Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit seiner Übersetzung zu beglaubigen hat. Ist der Übersetzer nach dem Recht des Heimatlands der offenlegungspflichtigen KapG zur Beglaubigung nicht berechtigt, gilt es die Beglaubigung von einer befugten Stelle vorzunehmen;
• wenn eine dem Register vergleichbare Einrichtung nicht vorhanden oder diese nicht zur Beglaubigung befugt ist, eine von einem WP bescheinigte Abschrift der Unterlagen der Hauptniederlassung eingereicht werden kann. Da der Gesetzgeber von "einem Wirtschaftsprüfer" spricht, ist nach hier vertretener Auffassung davon auszugehen, dass es sich hierbei nicht zwingend um den AP der KapG handeln muss. Diese Abschrift muss mit der Erklärung verbunden sein, dass entweder eine dem Register vergleichbare Einrichtung im Sitzstaat der Hauptniederlassung nicht vorhanden oder diese nicht zur Beglaubigung befugt ist. Während § 325a Abs. 1 Satz 5 (2. Halbsatz) von der Beglaubigung des Registers eine beglaubigte Übersetzung einfordert, bleibt dies im Fall der Bescheinigung und Erklärung durch einen WP dem Gesetzeswortlaut nach offen. Der RegB nach sollte damit die Arbeit der Kontrollinstanz in den Fällen erleichtert werden, in denen fremdsprachige Unterlagen eingereicht werden und im Heimatland eine dem Register vergleichbare Einrichtung nicht existiert. Die das UN-Register führende Stelle braucht in den Fällen nach § 325a Abs. 1 Satz 5 Nr. 3 nur zu prüfen, ob ein WP die Unterlagen bescheinigt hat und ein entsprechender Vermerk über das Fehlen einer im Heimatland dem Register vergleichbaren Einrichtung vorhanden ist (vgl. BT-Drs. 16/960, S. 49).

Insgesamt hat der Gesetzgeber hier von seinen Möglichkeiten nach Art. 32 der R 2017/1132 (zuvor: Art. 4 der 11. EG-R) wenig Gebrauch gemacht und die Forderung nach Übersetzungen sehr reduziert umgesetzt. Während sich die Adressaten ggf. auf die originalsprachigen Unterlagen stützen müssen, kann die das UN-Register führende Stelle nach § 329 Abs. 3 im Einzelfall eine Übersetzung in die deutsche Sprache verlangen (vgl. HdR-E, HGB § 325a, Rn. 38; HdR-E, HGB § 329, Rn. 44ff.). Somit verfügt zumindest die das UN-Register führende Stelle zur Prüfung über ausreichende Informationen (vgl. MünchKomm. HGB (2020), § 325a, Rn. 23).

Rn. 35a

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Durch den Pauscha...