Jahresabschluss - Abstimmen der Erlöse

Mit dem Abstimmen der Umsatzerlöse und den sonstigen betrieblichen Erträgen geht auch der Abgleich der Umsatzsteuerkonten einher. Dieser Beitrag zeigt, worauf geachtet werden muss und wie Schritt für Schritt vorgegangen werden kann.

Worauf beim Abstimmen der Erlöskonten zu achten ist

Im Regelfall wurden viele Erlöskonten bereits im Zuge der Abstimmung von Bestands- und Umsatzkonten mit abgestimmt. Hierbei korrigierte Fehler haben auch gleich die entsprechenden Erlöskonten berichtigt. Daher ist die nachfolgende Überprüfung der Erlöskonten auf die verbleibenden Buchungen zu begrenzen und somit grundsätzlich etwas einfacher.

Arbeitsschritte beim Abstimmen der Umsatzerlöseerledigt
Sind alle ausgestellten Rechnungen des Jahres, ggf. aus Fremdprogrammen, als Erlös erfasst worden?


Achten Sie darauf, dass die Erlöse nach umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten auf getrennten (Automatik-)Konten richtig erfasst sind. Sofern die Umsatzerlöse auf einzelnen (Unter-)Konten nach verschiedenen Warengruppen oder Dienstleistungen verbucht wurden, kann zum Jahresende in Erwägung gezogen werden, diese Aufgliederung wieder aufzulösen, damit Außenstehende (Finanzamt, Banken, Wettbewerber, Lieferanten etc.) nicht ungewollte Transparenz erhalten.


Sind Vorgänge auf steuerfreien Erlöskonten tatsächlich steuerfrei oder liegen Fehlbuchungen vor?


Wurden Reverse-Charge-Umsätze (Leistungsempfänger schuldet Umsatzsteuer) erzielt, beispielsweise bei der Lieferung von Mobilfunkgeräten oder Tablet-Computern, sollte geprüft werden, ob die Buchungen auf den korrekten Automatikkonten oder mit den entsprechenden Buchungsschlüsseln gebucht wurden.


Klären Sie ungewöhnlich hohe Sollbuchungen und auffällige Bank- und Forderungsumsätze in gleicher Höhe ab, ob tatsächlich Umsatz storniert bzw. doppelt erzielt wurde. 
Buchen Sie auch Bagatellerlöse, wie etwa "Erlöse Leergut", "Erlöse Abfallverwertung" und "Provisionserlöse" auf "Umsatzerlöse" um, wenn es nicht Ihr wesentliches Geschäft ist. 
Bereiten Sie für den Abschluss zu den Auslandsumsätzen die Ausfuhrbescheinigungen und zu den EU-Umsätzen ordnungsmäßige Rechnungen und Versandnachweise vor. Die entsprechenden Erlöskonten sind ebenso auf "Ausreißer" hin zu prüfen. 

Praxis-Beispiel: Kontrolle bei steuerfreien Lieferungen

Auf der Rechnung an einen italienischen Selbstabholer und Einmalkunden fehlen sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden als auch eine Gelangensbestätigung, die für die Umsatzsteuer den Nachweis liefert, dass die Ware nach Italien befördert wurde.

Die an sich steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung über 2.000 EUR ist auf Grund der Nichterfüllung der umsatzsteuerlichen Voraussetzungen auf das Konto "Erlöse aus im Inland steuerpflichtigen EU-Lieferungen" umzubuchen.

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetrag EURKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag EUR

8125/4125

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen

2.000,00

8315/4315

Erlöse aus im Inland steuerpflichtigen EU-Lieferung 19 %

1.680,67




1778/3808

Umsatzsteuer EU-Lieferungen 19 %

319,33

Differenzbesteuerung: Es sind besondere Konten zu führen und abzustimmen

Im Regelfall sind Umsätze entweder vollumfänglich umsatzsteuerpflichtig oder nicht. Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG bildet hierbei eine Ausnahme dieses Grundsatzes. Umsatzsteuersteuerpflichtig ist demnach nur die Differenz zwischen Ankaufs- und Verkaufspreis eines (Gebraucht-)Gegenstandes beim Ankauf durch

  • eine Privatperson,
  • einen Kleinunternehmer unter 17.500 EUR Jahresumsatz (§ 19 UStG) oder
  • einen Kollegen mit seinerseits angewandter Differenzbesteuerung oder
  • einen anderen Unternehmer mit überwiegend umsatzsteuerfreien Erlösen (Arzt, Versicherungsvertreter usw.).

Bei Anwendung der Differenzbesteuerung ist der Rohaufschlag auf den Einkaufspreis ausnahmslos mit dem Regelsteuersatz steuerpflichtig. Somit ist die Anwendung bei Waren, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen (z. B. antiquarische Bücher) nicht attraktiv.

Bis zur Höhe der Anschaffungskosten bleibt der Verkaufserlös umsatzsteuerfrei, wenn

  • beim Ankauf des Gegenstands kein Vorsteuerabzug möglich war,
  • der Wiederverkäufer Unternehmer ist und
  • es sich beim Gegenstand weder um Edelmetall noch um einen Edelstein handelt.

Der Wiederverkäufer, der Umsätze von Gebrauchtgegenständen nach § 25a UStG versteuert, muss für jeden Gegenstand getrennt von den übrigen Aufzeichnungen folgende Angaben aufzeichnen:

  • den Verkaufspreis,
  • den Einkaufspreis und
  • die jeweilige Differenz (umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage).

Bei Gegenständen unter einem Wert von insgesamt 500 EUR kann er auch den Gesamteinkaufspreis aufzeichnen.

Die Aufzeichnungen für die Differenzbesteuerung sind getrennt von den übrigen Aufzeichnungen zu führen. Hierfür empfiehlt es sich, 3 Konten anzulegen: 1 Einkaufskonto und 2 Erlöskonten für den steuerfreien und den steuerpflichtigen Teil ("Differenz").

Arbeitsschritt beim Abstimmen der Konten zur Differenzbesteuerungerledigt
Stimmen Sie bei Anwendung der Differenzbesteuerung die gesonderten Konten Gebrauchtwareneinkauf, steuerfreie und steuerpflichtige Erlöse aus Differenzbesteuerung miteinander ab.


Halten Sie sämtliche Einkaufsbelege und Verkaufsrechnungen der betroffenen Gebrauchtgegenstände zu Dokumentationszwecken vor. Nur solche Belegpaare kommen für die Differenzbesteuerung infrage. Holen Sie nun ggf. die Einzelaufzeichnungen sämtlicher Gegenstände mit einem Einkaufspreis über 500 EUR nach und bilden Sie ansonsten monatliche Gesamtsummen. 

Beginnen Sie mit einer formellen Prüfung:

  • Die Differenzbesteuerung bei Antiquitäten, Kunstgegenständen oder Sammlungsstücken ist von einer formlosen Erklärung abhängig, die spätestens bei Abgabe der ersten Voranmeldung des Kalenderjahres beim Finanzamt einzureichen ist. Darin müssen die Gegenstände bezeichnet werden, auf die sich die Differenzbesteuerung erstreckt. Wurde diese Erklärung versäumt oder verspätet eingereicht, ist keine Differenzbesteuerung möglich.
  • Sofern die Aufzeichnungen zur Differenzbesteuerung lückenhaft sind, ist es fraglich, ob sich die Abstimmarbeiten lohnen. Bedenken Sie, dass Aufzeichnungen zeitnah erfolgen müssen und eine Verspätung von einem Jahr zur nachträglichen Vermeidung von Umsatzsteuer möglicherweise nicht akzeptiert wird.

Ist auf einer Verkaufsrechnung unzulässigerweise die Umsatzsteuer wie im Regelfall gesondert ausgewiesen, schuldet der Wiederverkäufer unweigerlich die ausgewiesene Steuer zusätzlich zur Differenzsteuer. Zwar können Sie für jeden einzelnen Gebrauchtgegenstand über 500 EUR entscheiden, ob Sie die Differenzbesteuerung anwenden oder nicht, die Entscheidung ist aber u.U. bereits mit der entsprechenden Erfassung in der Buchhaltung dokumentiert.

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Schlagworte zum Thema:  Jahresabschluss, Erlöse, Buchhaltung