XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 4.3 Schritt 3: Konzept und Umsetzung – Wie lässt sich das gewünschte Ziel erreichen?

Im Anschluss an die Bestandsaufnahme erfolgen Konzepterstellung und Umsetzung des Projekts. Um das Konzept zu erstellen, sollte man sich am – hoffentlich vorhandenen und funktionierenden – Papierprozess orientieren und diesen an die Anforderungen der XRechnung anpassen. Hier sollten vor allem diese Fragen beantwortet werden:

1. Welche IT-Lösungen und Programme sollen künftig eingesetzt werden? Sollen und können die aktuellen Programme weiter genutzt werden? Oder ist eine Neueinführung von Programmen notwendig?

   Hinweis

   Einführung eines neuen Systems

   Falls möglich, sollte auf vorhandenen Lösungen aufgebaut werden, da ansonsten der Arbeitsaufwand noch einmal erheblich steigt. Ist man mit der derzeitigen Lösung unzufrieden, kann ein neues System ins Auge gefasst werden. Um eine reibungsarme Umstellung zu erreichen und unterjährige Brüche zu vermeiden, sollte als Termin der Jahreswechsel angestrebt werden.

2. Wie können die XRechnungen an bestehende ERP- oder andere Programme angebunden werden?
3. Wie lässt sich sicherstellen, dass der Papier- und der XRechnungs-Prozess parallel laufen können? Bis wann soll das höchstens der Fall sein? Müssten für beide Prozesse eigene Abläufe und Arbeitsschritte definiert werden? Oder muss der Papierprozess in jedem Fall erhalten bleiben, weil man z. B. auch Privatkunden adressiert, und hier eine Umstellung aktuell nicht geplant ist?

4. Werden die Geschäftspartner aufgefordert, ab einem bestimmten Zeitpunkt nur noch XRechnungen zu versenden?

   Dabei sollte man ein Vorgehen für den Fall entwickeln, dass Geschäftspartner noch nicht bereit oder willens sind, XRechnungen zu versenden. Es muss überlegt werden, welche Alternativen und Übergangsszenarien man akzeptieren kann, um das Risiko von Kundenverlusten zu begrenzen (Für wen und in welchen Fällen soll es u. U. welche Ausnahmen geben? Wie können Anreize für eine zeitnahe Umsetzung geschaffen werden, z. B. Boni?).

5. In welchen Fällen soll es Ausnahmen geben und wie sollen diese aussehen?
6. Gibt es die Möglichkeit, Geschäftspartner, die noch nicht mit XRechnungen arbeiten, dazu zu motivieren, nur noch XRechnungen zu liefern, z. B. mit kleinen Nachlässen? Ab wann kann das so gehandhabt werden?
7. Gibt es die Möglichkeit, Geschäftspartner dazu zu "zwingen", ab einem bestimmten Zeitpunkt nur noch XRechnungen zu versenden, wenn freiwillige Regelungen nicht helfen? Besteht die Bereitschaft, sich ggf. auch von Kunden zu trennen, die den Weg gar nicht mitgehen wollen?
8. Werden verbindliche Eingangskanäle für Rechnungen festgelegt, z. B. E-Mail-Postfach, Rechnungsanschrift?
9. Wie soll das Verfahren geregelt werden, wenn keine Vergabedaten, z. B. Bestellung, Lieferschein, vorliegen (sogenannte freihändige Vergabe, die z. B. dann auftritt, wenn Monteure im Baumarkt für einen Kundenauftrag Artikel einkaufen, um nicht in den Betrieb zurückfahren zu müssen)? In solchen Fällen ist eine automatisierte Prüfung nicht oder nur eingeschränkt möglich.
10. Werden die Mitarbeiter zur Einhaltung aller Regeln sowie der Verwendung von XRechnungen verpflichtet?
11. Wie sollen die Eskalationsregeln aussehen, wenn es Probleme gibt, z. B. bei Kundenreklamationen, Bearbeitungs- oder Systemfehlern?
12. Welche neuen oder geänderten Anforderungen ergeben sich für die Archivierung?
13. Soll es Testläufe und -anwendungen geben und wie sollen diese gestaltet werden?
14. Wie und zu welchem Zeitpunkt sollen alle Beschäftigten über die neuen Regelungen informiert werden?
15. Soll es ein für alle Betroffenen zugängliches Handbuch/Dokument geben, in dem alle Abläufe, Arbeiten, Termine, Verantwortlichkeiten usw. festgehalten sind?
16. Ist sichergestellt, dass das Handbuch regelmäßig gepflegt und geändert wird (von wem in welchen Abständen)?