Vollmachten in der GmbH: Rechtssicher delegieren / 2.3 Voraussetzungen für das Handeln als Bevollmächtigter

2.3.1 Anzeige des Handelns in fremden Namen

Der Bevollmächtigte muss erkennbar im Namen eines anderen handeln. Dies muss er entweder ausdrücklich erklären oder es muss sich unmissverständlich aus den Umständen ergeben. Möglich ist auch die Vorlage einer Vollmachtsurkunde. Auch der Vertretene (Unternehmen/Geschäftsführer/Prokurist) selbst kann die Erklärung gegenüber dem Vertragspartner vornehmen, eine bestimmte Person bevollmächtigt zu haben. Eine Eintragung der Handlungsvollmacht im Handelsregister ist hingegen nicht möglich.

Ist für den Vertragspartner das Handeln in fremden Namen nicht erkennbar, kann dies für alle Parteien erhebliche Konsequenzen haben: Der Vertretene wird nicht aus dem Vertrag berechtigt und verpflichtet. Der Vertragspartner hingegen kann seine Ansprüche aus dem Vertrag gegen den Vertreter geltend machen.

Grundsätzlich ist für den Vertragspartner ein Handeln in fremden Namen erkennbar, wenn der Vertragsschluss innerhalb der Geschäftsräume des Unternehmens erfolgt. Weitere Erklärungen zur Vertretung sind hier unnötig, da in diesen Fällen jeder Beteiligte ein Handeln in fremdem Namen voraussetzt. Ebenso verhält es sich bei Anrufen des Vertragspartners auf die Telefonnummer des Unternehmens oder Korrespondenz über Geschäftspapier, -fax und E-Mail. Auch hier ist für den Vertragspartner sofort erkennbar, dass er mit einem Vertreter verhandelt. Auch bei Abschlüssen eines Mitarbeiters mit dem Titel Vertreter (z. B. Handelsvertreter) ist eine Handlung in fremden Namen offensichtlich.

In allen übrigen Fällen ist das Handeln in fremdem Namen vom Vertreter immer anzugeben. Gebräuchlich ist in diesen Fällen, dass der Vertreter "i.V." (in Vertretung) zeichnet.

Die Zeichnung "i. A."

Im Wirtschaftsleben hat sich die Unterscheidung der Zeichnung des Bevollmächtigten mit "i. A." (im Auftrage) und "i. V." (in Vertretung) eingebürgert. Zur Zuordnung werden im Geschäftsleben die Begriffe "kleine" und "große" Vollmacht verwandt. Wer "i. A." zeichnet, soll zum Ausdruck bringen, nur sehr geringe Vertretungsmacht zu besitzen und strickt nach Anweisung zu handeln, der Zeichner "i.V." hingegen bringt zum Ausdruck, den Vertretenen mit seiner eigenen Entscheidung zu vertreten und damit umfangreiche Vertretungsmacht zu besitzen. Letztlich kommt es auch hier darauf an, wie diese Erklärung ausgelegt werden kann. Im Regelfall dürfte es sich in beiden Fällen um eine klassische Handlungsvollmacht handeln, die dem Vertragspartner aber vermitteln soll, dass der Unterzeichner nur Entscheidungen im "unteren Verantwortungsbereich" trifft. Für die Zeichnung "i. A." gelten damit in der Praxis dieselben Grundsätze wie für die Zeichnung "i.V.". Die Vertretungsmacht nach Außen ergibt sich letztlich aus den Umständen des Einzelfalles.

Sonderfall Kündigung und andere irreversible Erklärungen

Insbesondere bei wichtigen und irreversiblen Erklärungen des Vertreters (z. B. Kündigungen) reicht eine Zeichnung i. A. nicht aus. Eine Kündigung mit dem Zusatz i. A. ist daher regelmäßig unwirksam. Wer kündigt, sollte daher immer mindestens "i.V." unterzeichnen!

2.3.2 Verträge des Vertreters mit sich selbst

Der Bevollmächtigte darf grundsätzlich keine Verträge mit sich selbst schließen (Verbot des Insichgeschäfts, § 181 BGB). Ein solches Geschäft ist aber nicht gleich nichtig, man bezeichnet es als "schwebend unwirksam". Der Vertretene kann den Vertrag im Nachhinein genehmigen. Verweigert er die Genehmigung, wird er auch nicht gebunden. Erteilt er die Genehmigung, kommt der Vertrag für und gegen den Vertretenen zustande.

Aber auch hiervon gibt es eine Ausnahme: Ein Insichgeschäft ist wirksam, wenn der Vertreter im Rahmen seiner Vollmacht von dem Verbot, mit sich selbst Geschäfte machen zu dürfen, durch den Vertretenen befreit wurde. Diese umfangreiche Befreiung findet man jedoch selten beim Handlungsbevollmächtigten und häufig nur bei Geschäftsführern einer GmbH, zum Teil auch bei Prokuristen. Im Handelsregister kann diese als Befreiung vom § 181 gekennzeichnet werden.

Achtung

Vorsicht bei der Befreiung von § 181 BGB

Die Befreiung vom Verbot des Selbstkontrahierens/Insichgeschäfts eröffnet dem Bevollmächtigten einen erheblichen Spielraum. Er kann im Namen des Unternehmens jegliche Geschäfte mit sich selbst tätigen. Da er praktisch gleichzeitig das Unternehmen und den Vertragspartner auf der anderen Seite darstellt, kann es zu einer massiven Kollision zwischen den Interessen des Unternehmens und den persönlichen Interessen des Vertreters kommen. Das birgt erhebliche Risiken. Die Befreiung vom Verbot des Selbstkontrahierens sollte daher auch bei leitenden Angestellten und Vertrauenspersonen nur dann erfolgen, wenn es unvermeidbar ist, und auf die konkrete, vorzunehmende Vertretungshandlung beschränkt werden.

2.3.3 Besonderheit Kündigung

Das Gesetz nennt bei einseitigen Rechtsgeschäften, insbesondere bei Kündigungen, eine Besonderheit: Der Bevollmächtigte hat seine Vollmachtsurkunde auf Aufforderung des anderen Teils sofort vorzulegen. Anderenfalls kann die Erklärung durch den anderen sofort zurückgewiesen werden, mit der Wirkung, dass das Rechtsgeschäft unheilbar unwirksa...