In vielen Unternehmen werden Ausgangsrechnungen softwarebasiert erzeugt. Im schlechtesten Fall werden die Einzelrechnungen manuell, im besten Fall mittels Schnittstelle in das Finanzbuchhaltungssystem übertragen. Sowohl der manuelle als auch der Übertrag per Schnittstelle bieten Fehlerpotenzial, das durch Verprobungen identifiziert werden kann.
Mögliche Fehlerquellen bei der Übertragung:
- Belege werden übergangen und nicht übertragen
- Beträge werden fehlerbehaftet übertragen
- Übertragene Belege werden nachträglich geändert
- Belege werden mehrfach übergeben
Ausgehend von der Annahme, dass die unveränderlichen Rechnungen in der Fakturierungssoftware wert- und mengenmäßig korrekt sind, liegt verwendbares Zahlenmaterial vor, um die Ausgangsrechnungen in der Finanzbuchhaltungssoftware zu verproben.
In einem ersten Schritt können die im Berichtsjahr erstellten Rechnungen und Gutschriften mengenmäßig verprobt werden. I. d. R. kann die Anzahl der Belege in der Fakturierungsanwendung auf Knopfdruck oder mittels individueller Auswertung ermittelt werden. Die so festgestellte Anzahl ist dann in einem folgenden Schritt mit der Anzahl der Belege/Buchungen in der Finanzbuchhaltungsanwendung zu verproben. Sofern die Anzahl abweicht, ist bereits der Startschuss für detailliertere Nachforschungen gefallen.
Weitere Eingrenzungen können erzielt werden, wenn die Verprobung auf Monatsebene vollzogen wird. Sofern die Anzahl identisch ist, können in einem zweiten Schritt die Gesamtsummen der Ausgangsrechnungen und Gutschriften in der Finanzbuchhaltungssoftware mit der Fakturierungssoftware verprobt werden. Auch hier sind bei Abweichungen Detailuntersuchungen anzustoßen.
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