Die Umsatzsteuer-Verprobung dürfte in der Praxis die Mutter aller Verprobungen sein. In zahlreichen (bilanzierenden) Unternehmen werden Erlöskonten, Umsatzsteuerbeträge und Voranmeldungswerte miteinander verprobt. Die starke Verbreitung ist aber nicht der Tatsache geschuldet, dass der Gesetzgeber diese Verprobung einfordert; sie ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch im Anforderungskatalog der Finanzverwaltung enthalten. Die Motivation für die Durchführung liegt vielmehr in der damit erreichten (umsatzsteuerlichen) Nachvollziehbarkeit des Jahresabschlusses und in der Zusammenstellung der Besteuerungsgrundlagen für die (manuelle) Jahreserklärung. Zusätzlich liefert die Umsatzsteuer-Verprobung einen guten Überblick über die Qualität und Richtigkeit der umsatzsteuerrelevanten Buchungen des analysierten Zeitraums.
Umsatzsteuer-Verprobung als letztes Glied in der Kette
Die Umsatzsteuer-Verprobung darf jedoch nicht als Allheilmittel für umsatzsteuerliche Unzulänglichkeiten in der laufenden Buchhaltung gesehen werden; sie ist keine wirksame "Pille für danach". Substanzielle Buchungsfehler und Flüchtigkeitsfehler lassen sich im Nachhinein nur schwer identifizieren und benötigen zur Beseitigung unnötigen Mehraufwand. Ziel muss es sein, während der Bearbeitung von (anspruchsvollen) umsatzsteuerlichen Vorgängen Fehlerquellen zu erkennen und zu beseitigen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind daher über steuerliche Sachverhalte entsprechend zu schulen und zu sensibilisieren.
Für eine effektive Verprobung sollten einige Grundvoraussetzungen in der Finanzbuchhaltung erfüllt sein. So ist es buchhalterisch gegeben und sinnvoll, zumindest nachfolgende Trennungen vorzunehmen:
- steuerbare Lieferungen und Leistungen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG)
- Entgeltminderungen wie Boni oder Skonti (§ 17 Abs. 1 UStG)
- unentgeltliche Wertabgaben (§ 3 Abs. 1b UStG, § 3 Abs. 9a UStG)
- steuerbare innergemeinschaftliche Erwerbe (§ 1 Abs. 1 Nr. 5 UStG)
Ein stimmiger Kontenplan hilft
Eine sinnvolle Trennung von umsatzsteuerlichen Sachverhalten auf entsprechenden Konten kann durch Anwendung eines standardisierten Kontenrahmens erreicht werden. Dieser kann überlegt mit individuellen Konten erweitert werden. Je mehr individuelle Anpassungen jedoch vorgenommen werden, desto mehr weicht der Kontenrahmen vom Standard ab, was in nachfolgenden Verarbeitungsschritten zu Nachbesserungsaufwand führen kann.
Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, kann eine zügige Verprobung der Umsatzsteuer beispielsweise nach folgendem Schema erfolgen:
Umsatzsteuer-Verprobung
| Kategorie | Konten | Nettoumsatz | Steuersatz in % | errechnete Umsatzsteuer |
| steuerpflichtige Umsätze 7 % | Konto Nr. | ... EUR | 7 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 7 % | ... EUR | |
| steuerpflichtige Umsätze 19 % | Konto Nr. | ... EUR | 19 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 19 % | ... EUR | |
| Entgeltminderungen 7 % | Konto Nr. | ... EUR | 7 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 7 % | ... EUR | |
| Entgeltminderungen 19 % | Konto Nr. | ... EUR | 19 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 19 % | ... EUR | |
| unentgeltliche Wertabgaben 7 % | Konto Nr. | ... EUR | 7 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 7 % | ... EUR | |
| unentgeltliche Wertabgaben 19 % | Konto Nr. | ... EUR | 19 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 19 % | ... EUR | |
| steuerpflichtige innergem. Erwerbe 7 % | Konto Nr. | ... EUR | 7 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 7 % | ... EUR | |
| steuerpflichtige innergem. Erwerbe 19 % | Konto Nr. | ... EUR | 19 % | ... EUR |
| (...) | ... EUR | 19 % | ... EUR | |
| Summe der Umsatzsteuer-Positionen | ... EUR | |||
| abzgl. gebuchte Umsatzsteuer 7 % | Konto Nr. | ... EUR | ||
| abzgl. gebuchte Umsatzsteuer 19 % | Konto Nr. | ... EUR | ||
| Errechnete Verprobungsdifferenz | ... EUR | |||
Tab. 3: Umsatzsteuer-Verprobung
Ergibt sich bei der Umsatzsteuer-Verprobung eine Differenz von 0 EUR oder wenigen Cent in die positive oder negative Richtung (Rundungsdifferenzen), testiert dies eine Stimmigkeit der Buchführung in umsatzsteuerlicher Hinsicht. Liegen hingegen größere Abweichungen vor, sollten detaillierte Nachforschungen beginnen.
Typische Ursachen für Verprobungsdifferenzen:
- Verwendung falscher Steuerschlüssel bei Buchungen
- Keine Konten-Trennung bei unterschiedlichen Steuersachverhalten
- Bei der Verprobung nicht erfasste (neue) Umsatzkonten
- Manuelle Buchungen auf den Umsatzsteuerkonten
- Manuelle Buchungen mit abweichenden Steuerschlüsseln
Unterjährige Umsatzsteuer-Verprobung
Eine Umsatzsteuer-Verprobung wird in den meisten Fällen jährlich im Rahmen der Abschlussarbeiten erstellt. Eine unterjährige Erstellung, z. B. im Rahmen eines Monats- oder Quartalsabschlusses, ist ebenfalls möglich – wenn auch in der praktischen Anwendung nicht stark vertreten. Eine unterjährige Verprobung hat den Vorteil, dass Abweichungen im Gegensatz zur jährlichen Erstellung der Verprobung meist nicht so lange zurückliegen. Dies vereinfacht die Suche nach den Ursachen. Zudem erhalten die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung auch unterjährig eine Qualitätsmessung der umsatzsteuerlichen Buchführung.
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