Klaus Geissdörfer, Prof. Dr. Andreas Wald

Ein zentraler Schritt bei der Einführung von TCO ist die Identifikation der relevanten Kostenkategorien und der damit verbundenen Kostentreiber. Die Kostenkategorien und die zugrunde liegenden Kostentreiber sollen dabei alle direkten und indirekten Kosten, die durch den TCO-Gegenstand verursacht werden, berücksichtigen. In der Praxis beschränken sich die meisten Unternehmen auf die Hauptkostenblöcke, um den Datenerhebungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Dabei ist zu beachten, dass die Hauptkostenkategorien in Abhängigkeit vom Untersuchungsgegenstand variieren (Tab. 1, Prozentwert = Anteil an Nennungen).[1] So sind beispielsweise die Wartungs- und Instandhaltungskosten beim Einkauf von Investitionsgütern von sehr hoher Bedeutung, während sie bei Rohmaterialien fast keine Rolle spielen.

 
TCO-Untersuchungsgegenstand
Hauptkostenkategorie Investitionsgüter Rohmaterial Baugruppen Komponenten u. Bauteile Verpackungen Service MRO
Betriebskosten 58 % 35 % 33 % 29 % 36 % 50 % 38 %
Qualitätskosten 23 % 65 % 67 % 76 % 36 % 44 % 46 %
Logisitkkosten 15 % 50 % 33 % 35 % 18 % 19 % 8
Technische Vorteile 38 % 15 % 33 % 29 % 0 % 6 % 8 %
Fähigkeiten/Zuverlässigkeit Lieferant 19 % 15 % 28 % 29 % 27 % 44 % 23 %
Wartungs/Instandhaltungskosten 62 % 5 % 11 % 12 % 0 % 50 % 38 %
Lagerhaltungskosten 4 % 40 % 17 % 29 % 18 % 0 % 8 %
Transaktionskosten 0 % 10 % 17 % 18 % 9 % 13 % 23 %
Lebenszykluskosten 46 % 5 % 22 % 18 % 9 % 25 % 23 %
Beschaffungskosten 81 % 55 % 72 % 65 % 64 % 38 % 54 %
Kundenbezogene Kosten 8 % 0 % 17 % 6 % 0 % 13 % 15 %
Opportunitätskosten 0 % 5 % 0 % 0 % 0 % 0 % 8 %
Andere 0 % 0 % 6 % 0 % 18 % 0 % 0 %
n 26 20 18 17 11 16 13

Tab. 1: Hauptkostenkategorien in Abhängigkeit vom Untersuchungsgegenstand[2]

Die indirekten Kosten können in auf Aktivitäten bezogene Kosten und in Transaktionskosten (insbesondere unternehmensübergreifende) aufgeteilt werden. Die auf Aktivitäten bezogenen Kosten können nicht unmittelbar einem Verursacher/Produkt zugeordnet werden. Vielmehr werden sie z. B. durch administrative Tätigkeiten verursacht, die zur Herstellung und Auslieferung der Produkte erforderlich sind. Die Transaktionskosten schließen alle Aktivitäten ein, die mit Information von und Kommunikation mit Lieferanten und Kunden zu tun haben. Daher werden diese Kosten durch Interaktion mit anderen Firmen entlang der Wertschöpfungskette hervorgerufen.

Um die indirekten Kosten den Kostenverursachern und somit im Rahmen einer TCO-Analyse den Untersuchungsobjekten zuzuordnen, werden z. B. mithilfe der Prozesskostenrechnung (PKR) die Kosten einzelnen Aktivitäten zugeordnet. Die Aktivitäten können wiederum Teilprozessen zugeordnet und diese auf Hauptprozesse bezogen werden. Für die Hauptprozesse können anschließend Verrechnungssätze auf Basis von Kostentreibern festgelegt werden, die eine Zuordnung der Kosten zu den Verursachern ermöglichen. Somit lassen sich die auf Aktivitäten bezogenen Kosten und die Transaktionskosten anhand der Kostentreiber ermitteln.[3]

PKR und ABC als Basis für TCO

Das Ziel der PKR ist die Vermeidung von Kostenumlagen auf Basis pauschaler Kostenzuschläge. Durch Anwendung der PKR sollen die Genauigkeit von Produktkalkulationen erhöht und Strategien zur zielgerichteten Kostenbeeinflussung, z. B. im Rahmen des Kostenmanagements mit dem Instrument TCO, unterstützt werden. Mit der Identifikation der Kostentreiber trägt PKR dazu bei, Strategien zur Kostensenkung und Kostenflexibilisierung anzustoßen und zu unterstützen. In der englischsprachigen Literatur wird im Zusammenhang mit TCO ausschließlich von Activity-based Costing (ABC) als Kostenrechnungssystem gesprochen. Auch ABC ermöglicht die verursachungsgerechte Zuordnung von indirekten Kosten. Hierzu werden Ressourcen einzelnen Aktivitäten zugeordnet und über Aktivitätentreiber den Kostenverursachern belastet. Somit schafft ABC im Rahmen von TCO-Analysen die Basis dafür, die indirekten Kosten des Analyseobjekts zu ermitteln. Die Transaktionskosten über die Unternehmensgrenze hinweg werden häufig nicht durch ABC-Systeme erfasst und müssen erst im Rahmen der TCO-Analyse nachträglich transparent gemacht werden. Mithilfe der TCO-Analyse können z. B. zwei alternative Angebote im Einkauf unter Berücksichtigung aller direkten und indirekten Kosten, die entlang der gesamten Wertschöpfungskette entstehen, verglichen werden. Hierzu wird nach Festlegung der zu betrachtenden Kostenkategorien und Kostentreiber ein TCO-Modell erstellt, das anschließend für alle im Rahmen der TCO-Analyse zu vergleichenden Objekte eingesetzt wird.

[1] Vgl. Geißdörfer (2009); Geißdörfer et al. (2009b).
[2] Geißdörfer (2009), S. 263.
[3] PKR als Beispiel des Beanspruchungsprinzips in Lingnau, Kalkulation als Basis der Produktkostensteuerung (2010).

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