Die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber nur dazu erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und Beträge, durch die Auslagen für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz), sind steuerfrei.[1] Über die durchlaufenden Gelder oder den Auslagenersatz muss im Einzelnen abgerechnet werden.[2] Folgende Voraussetzungen sind an die Steuerfreiheit des Auslagenersatzes zu stellen:
- Der Arbeitnehmer macht die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers. Gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht.
- Über die Ausgaben erfolgt eine Einzelabrechnung.
- Die Ausgaben, die ersetzt werden, sind keine Kosten der privaten Lebensführung und keine Werbungskosten des Arbeitnehmers.
Auslagenersatz wird immer zusätzlich bezahlt, da er keinen Arbeitslohn, sondern für den Arbeitgeber getätigte Ausgaben ersetzt. Zum steuerfreien Instrumentengeld gehören neben den Instandsetzungskosten auch die laufenden Aufwendungen für die Instandhaltung des Musikinstruments.[3]
Lohnsteuerpflicht bei pauschalem Auslagenersatz
Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn.[4] Eine Ausnahme lassen die Lohnsteuer-Richtlinien nur dann zu, wenn der Arbeitnehmer die regelmäßig wiederkehrenden Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten nachweist. Der nachgewiesene Betrag darf so lange steuerfrei weitergezahlt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.[5] Dementsprechend behandelt die Rechtsprechung bei einem Orchestermusiker den Kostenersatz der Instandsetzung seines Musikinstruments als steuerfreien Auslagenersatz, wenn die Arbeitgeberleistungen auf einer tarifvertraglichen Verpflichtung beruhen.[6]
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ganz oder teilweise Kosten im Zusammenhang mit einem häuslichen Telefon oder einem Mobil-(Auto-)Telefon, kann dieser Auslagenersatz steuerfrei sein.[7]
Steuerfreier Ladestrom bei Elektrofahrzeugen
Neben der Steuerfreiheit des geldwerten Vorteils für das vom Arbeitgeber gewährte unentgeltliche oder verbilligte elektrische Aufladen von Elektrofahrzeugen[8] fallen Geldleistungen des Arbeitgebers zum Ersatz der vom Arbeitnehmer getragenen Aufwendungen für das Stromtanken beim Firmenwagen unter den steuerfreien Auslagenersatz. Aus Vereinfachungsgründen darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ohne weiteren Nachweis monatliche Ladekosten von 35 EUR (bis 2020: 25 EUR) für seinen Elektrodienstwagen steuerfrei vergüten. Soweit beim Arbeitgeber im Betrieb keine Lademöglichkeit für das Elektrofahrzeug besteht, erhöht sich die steuerfreie Auslagenpauschale auf 70 EUR (bis 2020: 50 EUR) pro Monat. Anstelle des steuerfreien Auslagenersatzes kann sich der Arbeitgeber dafür entscheiden, den geldwerten Vorteil "Elektrodienstwagen" um die genannten Monatspauschalen zu kürzen.
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