Steuer- und Abrechnungstipps bei Privatnutzung eines Fir ... / 4 Fahrtenbuch

Neben der Ermittlung der steuerpflichtigen Privatnutzung eines Fahrzeugs durch die Ein-Prozent-Regelung ist die Erfassung der Privatnutzung durch die Fahrtenbuchmethode möglich. Letztere ermöglicht eine realistischere Darstellung der Privatnutzung als die Ein-Prozent-Methode. Das Führen eines Fahrtenbuchs zielt darauf ab, die Gesamtkosten, die durch das Fahrzeug innerhalb eines Veranlagungszeitraums verursacht wurden, kilometergenau auf die Privatnutzung und die berufliche Nutzung des Fahrzeugs aufzuteilen. Auf diese Weise lässt sich berechnen, welche Aufwendungen durch die unentgeltliche Überlassung des Dienstwagens eingespart werden.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zwar lästig, kann sich aber durchaus lohnen. In diesem Zusammenhang sind folgende Fahrten detailliert in einem Fahrtenbuch zu dokumentieren:

• Dienstfahrten
• Privatfahrten
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• Gegebenfalls Fahrten im Zusammenhang mit doppelter Haushaltsführung

Die tatsächlich entstandenen Kosten, die ein Firmenwagen verursacht, müssen durch Belege nachgewiesen werden . Dazu gehören:

• Abschreibung
• Benzinverbrauch
• Reparaturen und Wartung
• Versicherung
• Unfallkosten, unabhängig davon, ob sich der Unfall während einer Privat- oder Dienstfahrt ereignet
• Alle weiteren anfallenden Kosten

Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch eines Firmenwagens muss für Dienstfahrten folgende Mindestangaben enthalten:

• Datum
• Kilometerstand
• Reiseziel
• Bei Umwegen die Reiseroute
• Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner

Bei Privatfahrten müssen Sie lediglich die Kilometerangaben notieren.

In Sachen Fahrtenbuch ist das Finanzamt extrem streng. Es wird nur dann anerkannt, wenn es genau den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht und alle Änderungen nachvollziehbar sind. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden. Wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt, kommt die unter Umständen ungünstigere Ein-Prozent-Regelung zum Einsatz.

Hinweis

Ausnahmen

Einige Berufsgruppen (z. B. Handelsvertreter, Taxifahrer, Fahrlehrer) müssen lediglich notieren, welcher Kunde an welchem Ort besucht wurde. Zur weiteren Erleichterung darf mit einer Kundenliste gearbeitet werden. Dann muss lediglich die jeweilige Listennummer als Ziel im Fahrtenbuch festgehalten werden. Bei Unklarheiten sollte man sich unter Umständen mit dem zuständigen Sachbearbeiters des Finanzamtes in Verbindung setzen.

Abb. 5: Abrechnung nach Fahrtenbuch

Methodenwahl

Sowohl bei einem E-Auto als auch bei einem Fahrzeug mit herkömmlichem Verbrennungsmotor hängt die steuerlich günstigste Methodenwahl (Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch) von den Umständen des Einzelfalls ab.

Pauschal kann man sagen, dass man bei einem großen Anteil privater Fahrten mit langen Strecken und bei eher geringen Anschaffungskosten des Fahrzeugs meistens mit der Ein-Prozent-Methode besser fährt. All diejenigen, die nur einen sehr geringen Anteil privater Kilometer zurücklegen, für die lohnt sich häufig das Führen eines Fahrtenbuchs. Die Musterlösung unterstützt Sie mit den Tabellen Ein-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch bei der Entscheidungsfindung. Vergleichen Sie einfach die Werte auf Jahresbasis und wählen Sie unter steuerlichen Gesichtspunkten die Alternative mit dem geringeren geldwerten Vorteil.