Ist bis zum Ende des Wirtschaftsjahrs, in dem das Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen ausgeschieden ist, noch keine Ersatzbeschaffung erfolgt, ist die Bildung einer steuerfreien Rücklage i. H. d. aufgedeckten stillen Reserven zulässig. Voraussetzung ist u. a., dass eine Ersatzbeschaffung ernstlich geplant und zu erwarten ist.[1] Handelsrechtlich ist die Bildung einer Rücklage für Ersatzbeschaffung nicht zulässig.[2] Wird das Wahlrecht in der Steuerbilanz ausgeübt, sind die betroffenen Wirtschaftsgüter in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen.[3] Die Verzeichnisse sind Bestandteil der Buchführung.[4]
Für die Ersatzbeschaffung bzw. Reparatur gibt es Fristen. So hat die Ersatzbeschaffung (Anschaffung oder Herstellung) beweglicher Wirtschaftsgüter bis zum Schluss des ersten auf die Bildung der Rücklage folgenden Wirtschaftsjahres zu erfolgen. Diese Frist verlängert sich auf bis zu vier Jahre für Wirtschaftsgüter, die in § 6b Abs. 1 Satz 1 EStG genannt sind (z. B. Grund und Boden, Gebäude oder Binnenschiffe), sowie bei neu hergestellten Gebäuden auf sechs Jahre. Im Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung ist die Rücklage durch Übertragung auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Ersatzwirtschaftsguts aufzulösen.[5] Soweit das Ersatzwirtschaftsgut bis zum Ablauf der jeweiligen Frist nicht angeschafft oder hergestellt worden ist, ist die Rücklage bei Fristablauf gewinnerhöhend aufzulösen. Wurde die Absicht zur Ersatzbeschaffung zu einem früheren Zeitpunkt aufgegeben, ist die Rücklage zu diesem Zeitpunkt gewinnerhöhend aufzulösen.[6]
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