Unternehmer können Kosten für Verpflegung anlässlich einer Geschäftsreise steuerlich absetzen. Ertragsteuerlich dürfen jedoch nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die gesetzlich festgelegten Pauschalen.[1] Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Allerdings darf der Unternehmer die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen bzw. Kleinbetragsrechnungen vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.
3.1 Inländische Verpflegungspauschalen
Bei den Verpflegungspauschalen muss zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann ab 2020 eine Verpflegungspauschale von 14 EUR beansprucht werden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.
| Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger | 0 EUR |
| Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden | 14 EUR |
| Mehrtägige Reise: | |
| a) Anreisetag unabhängig von der Abwesenheit | 14 EUR |
| b) Abreisetag unabhängig von der Abwesenheit | 14 EUR |
| Abwesenheit pro Tag: 24 Stunden | 28 EUR |
| Reise über 2 Tage ohne Übernachtung bei einer Abwesenheit von insgesamt mehr als 8 Stunden | 14 EUR |
Tab. 1: Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen des Unternehmers ab 2020
3.2 Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Aufwendungen
Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen.[1] Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind.[2]
Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.
Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (brutto) ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.
Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten
Ein Unternehmer unternimmt eine 2-tägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar gezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:
| Verpflegungspauschale von 14 EUR x 2 = | 28,00 EUR |
| Übernachtungskosten (122 EUR – 15 EUR – 7 EUR USt =) | 100,00 EUR |
| insgesamt | 128,00 EUR |
Die Vorsteuer darf der Unternehmer aus den tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungskosten in Anspruch nehmen. Er ermittelt die Vorsteuer wie folgt:
| aus der Übernachtungsrechnung ohne Frühstück | 7,00 EUR |
| aus dem Hotelfrühstück (15 EUR x 19/119 =) | 2,39 EUR |
| aus den übrigen tatsächlichen Verpflegungskosten | 26,60 EUR |
| Vorsteuer insgesamt | 35,99 EUR |
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4676/6680 | Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten | 100,00 | |||
| 4652/6642 | Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil) | 12,61 | |||
| 1571/1401 | Abziehbare Vorsteuer 7 % | 7,00 | |||
| 1576/1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 2,39 | 1200/1800 | Bank | 122,00 |
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4674/6674 | Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand | 28,00 | |||
| 4652/6642 | Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil) | 140,00 | |||
| 1576/1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 26,60 | 1890/2180 | Privateinlagen | 194,60 |
3.3 Abgrenzung zu den Bewirtungskosten
Der Pauschbetrag des Unternehmers für Verpflegungsmehraufwand wird nicht gekürzt, wenn der Unternehmer während der Geschäftsreise bewirtet hat bzw. bewirtet wurde.[1] Bei einer Bewirtung muss der bewirtete Unternehmer den Vorteil einer kostenlosen Mahlzeit nicht als Betriebseinnahme versteuern.[2] Das bedeutet, dass der Unternehmer Bewirtungskosten und Verpflegungspauschalen nebeneinander beanspruchen kann.
Bewirtungskosten und Verpflegungspauschale
Ein Unternehmer trifft sich mit seinem Geschäftspartner, um einen Auftrag zu verhandeln. Er fährt morgens um 6.30 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am selben Abend um 23.00 Uhr zurück. Er hat seinen Geschäftspartner zu einem gemeinsamen Mittagessen in ein Restaurant einge...
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