Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 8.2.4 Übermittlung von Rechnungen mittels Telefax

Rz. 97

Nach Auffassung der Verwaltung gilt bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax ("Normalfax") oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax als Papierrechnung. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzuges ist weiter, dass der Rechnungsaussteller grundsätzlich einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und der Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung ausdruckt. Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist es durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, damit es für den gesamten Aufbewahrungszeitraum (§ 14 b Abs. 1 UStG) lesbar ist.^[1]

Rz. 98

Rechnungen, die nicht auf einem Standard-Telefax, sondern z. B. auf einem Computer-Telefax empfangen werden, gelten als elektronisch übermittelte Rechnungen.^[2] Voraussetzung für die korrekte Übermittlung der Rechnung ist auch hier, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gegeben ist.

Rz. 99

Hinweis

Ebenso wie bei per Post eingehenden Rechnungen ist es aber möglich, diese auf dem Fax empfangenen Papierrechnungen unter Beachtung der GoBD elektronisch aufzubewahren (§ 147 AO). § 147 AO geht insoweit den Regelungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses vor. Deshalb ist auch bei Faxrechnungen eine dauerhafte Aufbewahrung in Papierform nicht erforderlich, wenn die Aufbewahrung nach § 147 Abs. 2 AO sichergestellt ist. Für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen der Faxrechnung in Papierform dann nicht erforderlich.^[3]

[1] Vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 5 UStAE.

[2] Vgl. Abschn. 14.4 Abs. 2 Satz 3 UStAE.

[3] Vgl. OFD Koblenz, Verfügung v. 21.2.2006, S 7280A – St 44 5, UR 2006 S. 490.