Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 10.2 Formen der Aufbewahrung

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Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger, z. B. einem Mikrofilm oder auf anderen Datenträgern, beispielsweise Magnetband, Magnetbandstreamer, Diskette, CD-ROM, DVD oder WORM-Speicher, aufbewahrt werden, § 147 Abs. 2 AO. Werden Rechnungen auf Mikrofilm aufgezeichnet und werden die Originale nicht aufbewahrt, dann muss sichergestellt sein, dass das Mikrofilmbild mit der Urschrift übereinstimmt. Dies wird durch Regelungen bezüglich des zu verfilmenden Schriftgutes, durch Anweisungen zum Verfilmungsvorgang und durch die Kontrolle der erfolgten Verfilmung erreicht.^[1] Ferner muss das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den GoBD entsprechen.^[2] Wenn die vorgenannten Voraussetzungen eingehalten werden, können die Rechnungsoriginale grundsätzlich vernichtet werden.^[3]

[1] Vgl. "Mikrofilm-Grundsätze", BMF, Schreiben v. 1.2.1984, IV A 7 – S 0138 – 1/84, BStBl 1984 I S. 155.

[2] Vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 – 2019/0962810, BStBl 2019 I S. 1269

[3] Vgl. Abschn. 22.2 Abs. 2 UStAE. In Spezialfällen, z. B. im Rahmen des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens, müssen zwingend die Rechnungsoriginale vorgelegt werden, vgl. § 18 Abs. 9 Satz 4 UStG, § 62 Abs. 2 UStDV.