Für eine umfassende und systematische Darstellung der Aufgaben und Instrumente des Prozesscontrollings ist es zielführend, zunächst die Anforderungen an den Ansatz zu strukturieren.
Als Adressaten an prozessbezogene Steuerungsinformationen sind prinzipiell verschiedene Stakeholder denkbar. Sind im Unternehmen Prozessverantwortliche etabliert ("Process Owner") bzw. weitere prozessuale Rollen wie bspw. Prozessmanager oder Prozessexperten, sind deren jeweilige Steuerungserfordernisse zu berücksichtigen. Diese sind i. d. R. die Ziele des jeweiligen Prozesses sowie die zur Messung der Zielerreichung erforderlichen Kennzahlen.
In Unternehmen, in denen eine End-to-End-Prozessverantwortung aufgebaut ist, welche oftmals über mehrere Einheiten hinweg wirkt, müssen ebenfalls über funktionale Grenzen hinweg Steuerungsinformationen bereitgestellt werden. Neben Informationen zu den Zielen des Prozesses sind zusätzlich unterstützende Prozessinformationen relevant. Diese fokussieren sich z. B. auf die Art der Prozessdurchführung.
Typische Fragestellungen lauten: Wird der Prozess gemäß der Soll-Vorgaben durchgeführt? Sind die Möglichkeiten einer Automatisierung und Digitalisierung genutzt? Für Verantwortliche von funktional ausgerichteten Organisationseinheiten sind prozessbezogene Steuerungsinformationen ebenfalls von hoher Bedeutung. Während hierbei weniger durchgehend vereinbarte Prozessziele im Vordergrund stehen, sind u. a. Informationen über die im Verantwortungsbereich durchgeführten Aktivitäten (= Prozesse) und deren Ergebnisse (= Output der Prozesse) von Relevanz.
Auch für eine explizite Steuerung der "Customer Experience", z. B. durch Monitoring der Durchlaufzeit von Kundenanfragen/-aufträgen bzw. deren internen Bearbeitung ("Durchlaufzeit der Auftragsabwicklung"), bildet ein Prozesscontrolling die Grundlage. Im digitalen Zeitalter stellt hierbei die Bereitstellung von Echtzeitinformationen zunehmend eine Kernanforderung dar.
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