Prozessanalyse als Voraussetzung für die erfolgreiche Di ... / 3.3 Liste der IT-Systeme

Die Liste der IT-Systeme lag grundsätzlich zentral vor und wurde als Basis-Tabelle aufgenommen. Die vorgenannten individuellen Excel-Dateien wurden dieser Liste nicht hinzugefügt; es ist Teil der Bearbeitung der "Schwachstellen", für jede dieser Excel-Dateien zu prüfen, wie damit umgegangen werden soll, z. B.

• Aufnahme in die offizielle Liste und Vergabe von "Ownern" für Business und IT (Admin),
• Ersatz der Excel-Datei durch eine professionelle Lösung oder
• Umgestaltung des Prozesses und damit Wegfall der Datei.

Im Laufe der Aufnahme wurden jedoch viele IT-Systeme bzw. überwiegend kleinere Tools gefunden, ohne die der Prozess nicht läuft und die aber auch in keiner offiziellen Liste enthalten sind. Die Effekte sind dieselben wie bei den Excel-Dateien (keine Versionspflege etc., daher Prozessrisiko). Solche Tools werden oft bei der Entwicklung und dem Test von Elektronik-Komponenten genutzt, weil der Hersteller der Komponente diese Tools bereitstellt und die Komponente damit programmiert oder getestet wird. In der Summe über alle Tools, integrierte Entwicklungsumgebungen, einzelne Editoren und Compiler etc. kamen im Laufe der Begehung sehr viele IT-Tools zusammen, die

• nicht offiziell bekannt waren,
• nicht durchgängig lizensiert waren (teilweise wurde Freeware genutzt, die aber auch bei professionellem Einsatz nicht immer ohne Weiteres genutzt werden darf),
• sich inhaltlich/funktional oft deutlich überschnitten.

Zum Start des Projekts enthielt diese Liste rund 300 IT-Systeme und offizielle Tools – am Ende des Projekts waren es fast doppelt so viele! In die Liste der IT-Systeme wurden auch web-gestützte Systeme aufgenommen. So ist etwa für das Patentwesen die Datenbank des Deutschen Patentamtes eine wichtige Quelle, die teilweise aus internen IT-Systemen automatisch angesprochen wird. Auch dabei ist es wichtig zu klären, ob solche Schnittstellen bei Versionsänderungen bzw. Anpassungen der IT-Umgebung noch funktioniert.

Hinweis

Liste zur Erfassung der IT-Systeme liegt als Excel-Datei vor

Auch für die Liste zur Erfassung der IT-Systeme liegt ein Muster im Excel-Format vor. Es steht unter dem Namen "Prozessanalyse, Mustertabelle IT-Systeme" zum Download unter den Arbeitshilfen bereit.