Die Dokumentation erfolgte zunächst in einer strukturierten Excel-Datei für jeden Standort, auf der dann die grafische Dokumentation der Datenströme aufbaute. Um eine Grundlage für die weitere Bearbeitung dieser Dokumentation in der Zukunft zu legen, wurde großer Wert auf die Durchgängigkeit/Integrität der Dokumentation gelegt. Die Struktur der Dokumentation ist in Abb. 4 dargestellt.
Abb. 4: Dokumentationsstruktur
Die Basisdaten dienen u. a. der Sicherstellung einer einheitlichen Schreibweise. Diese werden über Drop-Down-Menüs in die eigentlichen Prozessdarstellungen mit ihren Datenströmen übernommen. Auf diese Weise sind mehrere formale Aspekte sichergestellt:
- Die Schreibweise von Prozessen, Fachbereichen und IT-Systemen ist durchgängig einheitlich.
- Durch die Rückverknüpfung der aufgenommenen Daten in die Basistabellen ist eine Vollständigkeitskontrolle möglich.
- Längere Namen/Bezeichnungen können deutlich einfacher/schneller in die Dokumentation übernommen werden.
Im Zentrum der Prozessaufnahme standen die Tabellen der Prozessdokumentation, deren Aufbau in Abb. 5 dargestellt ist.
| No. | lfd. Nr. |
|---|---|
| Designation | Bezeichnung |
| Remark | Hinweise/Bemerkungen |
| Pecularities | Auffälligkeiten |
| Input | Input |
| Supplier | Lieferant |
| Responsibility | Verantwortlich |
| OrgUnit | Organisationseinheit |
| Contribution 1 | Unterstützungsbeitrag 1 |
| OrgUnit | Organisationseinheit |
| Contribution 2 | Unterstützungsbeitrag 2 |
| OrgUnit | Organisationseinheit |
| Information | zu informieren |
| OrgUnit | Organisationseinheit |
| Output | Output |
| Customer | Kunde |
| Documents | genutzte Dokumente |
| Information flow description | Kurzbeschreibung Informationsfluss |
| IT System | IT-System |
| Transaction | Transaktion |
| Report/View | Report/View |
| Screenshot? | Screenshot? |
| Data Folder | Datenablage |
| Layer | Datenschicht |
| Data Object | Datenobjekt |
| Type of Processing | Art der Verarbeitung |
| Type of Data | Datentyp |
| Data Format | Datenformat |
| Archived? | wird archiviert? |
| write/read | lesen/schreiben |
| read frequency | Lese-Häufigkeit |
| write frequency | Schreib-Häufigkeit |
Abb. 5: Tabellarischer Aufbau
Die in diesen Dateien dokumentierten Prozessschritte beschränken sich auf die IT-relevanten Schritte. Es gibt daher keine Redundanz zu der bereits vorliegenden offiziellen und vom Qualitätsmanagement verantworteten Prozessdokumentation. Diese zeigt zwar die beteiligten IT-Systeme, aber nicht die Datenflüsse mit allen in der Tabelle dargestellten Details.
Die Prozesse wurden zum Verständnis der Datenflüsse dokumentiert. Innerhalb eines Hauptprozesses wurden die verschiedenen Subprozesse separat dargestellt. Der Gesamtprozess wurde mit wesentlichen Angaben wie
- Trigger/Auslöser,
- Owner und
- Output
versehen. Die Excel-Tabelle zur Prozessanalyse mit den 33 Spalten steht als Arbeitshilfe zur Verfügung.
Template zur Prozesserfassung liegt als Excel-Datei vor
Das Template zur Prozesserfassung liegt im Excel-Format vor. Es steht unter dem Namen "Prozessanalyse, Mustertabelle zur Prozesserfassung" zum Download unter den Arbeitshilfen bereit.
Als Zusatzangabe zu den Prozessen wurden die Verantwortlichkeiten nach dem SIPOC-Prinzip dargestellt (s. Abb. 6). SIPOC steht dabei für Supplier, Input, Prozess, Output und Customer.
Abb. 6: SIPOC-Prinzip
Diese Angaben stellten sich als wichtig zum Verständnis der Datenflüsse heraus. Erst wenn klar ist, welches Formular von wem geliefert wird (z. B. der Fertigungsauftrag), kann nachvollzogen werden, warum gerade dann der nachfolgende Datenfluss entsteht (z. B. der Abruf des Materials).
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