Für jedes Projekt lässt sich optional eine Projektkurzinfo erstellen (vgl. Abb. 9). Dieses nützliche Tool zeigt auf einen Blick, ob sich ein Projekt noch innerhalb des Plans bewegt oder ob und in welchem Umfang Korrekturbedarf besteht. Die Kurzinfo ist insbesondere zur Information des Managements gedacht. Sie kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt und so oft wie nötig erstellt werden, sodass man im Laufe des Projektlebenszyklus erkennen kann, an welchen Stellen welche Abweichungen entstanden sind und wie sich diese entwickelt haben. Die Eingaben in diesem Blatt müssen allerdings manuell getätigt werden.
Abb. 9: Kurzinfo zum Projekt Volumenofen II AASO GmbH
Gibt es für ein Projekt mehrere derartige Kurzinfos, können Sie diese durchnummerieren (Zelle D22) und mit einem Datum versehen (Zelle B22), um den jeweiligen Fortschritt bei der Projektrealisierung zu dokumentieren. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich insbesondere bei größeren und komplexen Projekten mit mehreren Meilensteinen, einer Vielzahl von Eingangsrechnungen oder wenn mit Kunden Teilzahlungen vereinbart wurden.
Des Weiteren enthält die Datei eine Checkliste, die Projektmanager, Führungskräfte und Controller bereits im Vorfeld nutzen können, um zu überprüfen, ob sie an alle wesentlichen Sachverhalte gedacht haben (vgl. Abb. 10). Die Checkliste lässt sich grundsätzlich um beliebig viele Fragen und Punkte ergänzen, sodass eine Anpassung an die individuellen Frage- und Problemstellungen eines Betriebes jederzeit möglich ist.
Abb. 10: Checkliste für die Projektkalkulation
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