Projektkalkulation: So führen Sie eine Projektkalkulatio ... / 4.3 Kalkulation, Kennzahlen und Sensitivitätsrechnung

Die Arbeitsblätter Kalkulation, Preis-Mengen-Gerüst und Dokumentation bilden das Kernstück der Anwendung. Im Blatt Kalkulation werden nahezu alle Planerlös- und -kostendaten aus dem Blatt Preis-Mengen-Gerüst übernommen und zusammengeführt (Spalte C Planwerte, grüne Schrift), sodass am Ende das Projektergebnis steht (vgl. Abb. 5). Lediglich die Steuern und sonstigen Abgaben sind vom Anwender manuell auszufüllen und in das Kalkulationsblatt zu übernehmen (s. o.). Die Planwerte können u. U. überschrieben werden, beispielsweise wenn das Arbeitsblatt Preis-Mengen-Gerüst nicht genutzt werden soll. Da zunächst keine Istdaten vorliegen, ist die Datei so eingestellt, dass die Planwerte automatisch in die Spalten E Istwerte, und G Erwartungswerte, übernommen werden. Alle Zellen können manuell überschrieben werden; sie sind daher in grüner Schrift gehalten.

Während des Projektlebenszyklus fallen laufend Istkosten an, die vom Anwender manuell nachgetragen werden müssen (Spalte E Istwerte, grüne Schrift), sodass im Laufe der Zeit ein Plan-Ist-Vergleich (Mitlaufende Kalkulation) erstellt werden kann. Eine Planung und Erfassung auf Monatsbasis ist im vorliegenden Tool nicht vorgesehen. Eingang in das Kalkula­tionsschema finden vor allen Dingen direkte projektbezogene Aufwendungen, etwa für

• Personal,
• Dienstleistungen,
• Reisekosten,
• Projektleitung (soweit nicht Personal),
• Materialkäufe,
• Integrationsleistungen,
• Schulungen,
• Beratungsleistungen,
• sonstige Dienstleistungen Externer oder
• DV-Aufwendungen.

Indirekte Kosten, beispielsweise

• Kosten für allgemeine Verwaltung,
• Grundlagenentwicklungen,
• IV-Kosten oder Qualitätssicherung,

können Sie ebenfalls in die Kalkulation aufnehmen.

Abb. 5: Kalkulation Projekt Volumenofen II der AASO GmbH

Es besteht die Möglichkeit, bis zu fünf verschiedene Positionen zu berücksichtigen. Darüber hinaus kann ein individueller Projektrisikozuschlag vorgesehen werden (vgl. Arbeitsblatt Preis-Mengen-Gerüst).

Praxis-Tipp

Für die Mappen "Kalkulation" und "Preis-Mengen-Gerüst" ist vorgesehen, dass sie vom Projektverantwortlichen, vom Controlling und vom Abteilungsleiter oder — bei sehr großen und wichtigen Projekten — von der Geschäftsleitung abgezeichnet werden. So ist sichergestellt, dass es in der internen Kommunikation keine Missverständnisse und "Interpretationsspielräume" gibt. Es empfiehlt sich, auch die Nachbetrachtung von den Beteiligten gegenzeichnen zu lassen, damit alle Betroffenen diesen Schritt ernst nehmen und ihn immer durchführen. Jeder ist so besser in der Lage, aus den vorliegenden Ergebnissen zu lernen. Kommentare, Änderungen oder Ergänzungen sowohl bei der Kalkulation als auch bei der Nachbetrachtung sollten entweder direkt auf den Blättern vermerkt oder in die Mappe "Dokumentation" eingestellt werden.

Eine Projektsteuerung im weiter oben beschriebenen Sinn ist mit dem Blatt Kalkulation nur bedingt möglich. Durch die laufende Eingabe der Istwerte lässt sich diese Steuerung lediglich im Ansatz durchführen. Entscheidend für die Richtigkeit und Aussagefähigkeit der Istdaten sind bei komplexen Projekten die zuverlässige Stundenaufschreibung der beteiligten Mitarbeiter und die richtige Erfassung und Zuordnung der Aufwendungen Dritter. Hierzu sollten Sie sicherstellen, dass die Aufschreibung einerseits aktuell, also möglichst unmittelbar nach Durchführung der Arbeiten, vorgenommen wird. Andererseits muss den Mitarbeitern versichert werden, dass ihre Aufschreibungen nicht zur Kontrolle ihrer Arbeitsweise verwendet werden.

Eine wirkungsvolle Projektfortschrittskontrolle darf sich aber nicht nur auf die Erfassung der richtigen Kostendaten konzentrieren. Gleichzeitig muss sie eine Verbindung zum jeweils erreichten Arbeitsfortschritt haben.

Restaufwand bis Projektende

Auf Basis des zum jeweiligen Zeitpunkt erreichten Projektfortschritts kann außerdem eine Schätzung des Restaufwands bis zum Phasenabschluss durchgeführt werden. Diese Werte sind vom Projektleiter im Blatt Kalkulation in der Spalte G Erwartung unter der jeweiligen Position zu übernehmen und manuell einzutragen. Das Kalkulationsblatt sieht vor, dass im Falle keiner getätigten Eingaben immer die Planwerte übernommen werden (grüne Felder).

Abb. 6: Kennzahlen Projekt Volumenofen II der AASO GmbH

Arbeitsblatt Kennzahlen

Das Arbeitsblatt Kennzahlen dient dazu, die wichtigsten Projektdaten für Projektmanagement, Controlling und Geschäftsleitung zusammenfassend darzustellen (vgl. Abb. 6). Als Anwender müssen Sie unbedingt beachten, dass Sie in diesem Arbeitsblatt verschiedene Eingaben manuell tätigen müssen. Hierzu sind die Spalten L und M Manuelle Eingaben vorgesehen. Es müssen die zu einem bestimmten Stichtag angefallenen kumulierten Umsätze, Deckungsbeiträge und Ergebnisse im Plan und im Ist in Euro eingetragen werden. Auf diese Weise lassen sich die vorgegebenen Kennzahlen mit relativ geringem Arbeitsaufwand darstellen. Voreingestellt sind zunächst sechs Formeln, die dem Projektmanager zeigen, wie groß der Anteil seines Projektes am Umsatz, Deckungsbeit...