Die Steuerfreiheit ist nicht auf die private Nutzung von Datenverarbeitungsgeräten oder Telekommunikationsgeräten im Betrieb des Arbeitgebers beschränkt, sondern erfasst auch die Vorteile, die sich durch die private Nutzung eines Geräts ergeben, welches sich im Besitz des Arbeitnehmers befindet. Als typische Beispiele sind hier
- der Personalcomputer,
- das Telefon oder Faxgerät in der Wohnung des Arbeitnehmers, der einen Telearbeitsplatz innehat,
- der Laptop, den der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommt oder auch
- das Handy eines Außendienstmitarbeiters zu nennen.
Selbst der betriebliche PC, der dem Arbeitnehmer leihweise zur privaten Nutzung überlassen wird, gehört dazu. Erforderlich ist nur, dass die Nutzungsüberlassung durch den Arbeitgeber (oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten) erfolgt. In diesen Fällen sind neben der Gerätegestellung auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte steuerfrei.[1]
Beschränkung der privaten Nutzung
In diesem Zusammenhang darf jedoch nicht übersehen werden, dass der Arbeitgeber wegen der von ihm für die privat genutzten Geräte zu tragenden Kosten aus betriebswirtschaftlichen Gründen – trotz der Steuerfreiheit dieser Vorteile – durchaus ein Interesse daran haben kann, die private Nutzung nicht unbegrenzt zuzulassen oder sogar zu verbieten.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung liegt ein betriebliches Telekommunikationsgerät nicht mehr vor, wenn der Arbeitnehmer wirtschaftliches Eigentum daran erlangt. Der Fiskus unterscheidet dazu bei der Überlassung eines Festnetztelefons, bei dem der Arbeitnehmer Vertragspartner des Telekommunikationsanbieters ist, 3 Fälle[2]:
- Der Arbeitgeber beauftragt das Telekommunikationsunternehmen, seinem Arbeitnehmer ein Telefon zur Verfügung zu stellen. Die monatlichen Kosten übernimmt der Arbeitgeber. Die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG sind erfüllt, da es sich um die Zurverfügungstellung eines betrieblichen – wenn auch vom Arbeitgeber gemieteten – Telekommunikationsgeräts handelt.
- Der Arbeitnehmer kauft ein Telefon bzw. hat ein Telefon vor längerer Zeit erworben und vermietet dieses Gerät an den Arbeitgeber. Dieser überlässt das Gerät wiederum dem Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer ist zivilrechtlicher und auch wirtschaftlicher Eigentümer des Telekommunikationsgeräts. Es handelt sich – trotz Anmietung des Geräts durch den Arbeitgeber – nicht um die Zurverfügungstellung eines betrieblichen Telekommunikationsgeräts i. S. d. § 3 Nr. 45 EStG.
- Der Arbeitgeber kauft ein Telefon und stellt es dem Arbeitnehmer (zeitlich unbegrenzt) zur Verfügung. Die Steuerbefreiungsvorschrift ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Eigentümer des Telekommunikationsgeräts anzusehen ist. In diesem Fall handelt es sich nicht mehr um eine Nutzungsüberlassung, sondern um die Übertragung des Telekommunikationsgeräts. Der Arbeitnehmer ist wirtschaftlicher Eigentümer, wenn er die tatsächliche Sachherrschaft über das Telekommunikationsgerät in einer Weise ausübt, dass er den Arbeitgeber im Regelfall von der Einwirkung auf das Wirtschaftsgut ausschließen kann.[3]
- Dem Herausgabeanspruch des Arbeitgebers als zivilrechtlichem Eigentümer darf keine wirtschaftliche Bedeutung mehr zukommen. Im Regelfall ist derjenige, der lediglich zur Nutzung eines Wirtschaftsguts berechtigt ist, nicht wirtschaftlicher Eigentümer. Eine andere Beurteilung kann aber z. B. in Betracht kommen, wenn dem Arbeitnehmer ein Kaufrecht zusteht und bei Ausübung dieser Option nur ein unverhältnismäßig geringer Kaufpreis zu entrichten ist.[4]
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