Wolfram E. Mewes

Die Datenbasis muss sich nicht immer in einer Datenbank befinden. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, Daten, die in unterschiedlichen Excel-Tabellenblättern vorliegen, mithilfe von PowerPivot zu verbinden. Dabei ähnelt die Vorgehensweise naturgemäß sehr stark der vorstehend beschriebenen.

6.1 Dateien auswählen

Klicken Sie auf PowerPivot-Fenster, um die entsprechende Umgebung aufzurufen und wählen Sie unter Aus anderen Quellen "Excel-Datei" aus. Öffnen Sie die Excel-Mappe Bsp_Ex365_Bundeslaender_Staedte.xlsx.

Abb. 11: Verbindung mit Excel-Datei herstellen

Klicken Sie auf Weiter und markieren dann die Tabelle Bundesländer Städte$.

Abb. 12: Auswahl der Quelltabelle

Klicken Sie dann auf Fertig stellen: Der Import wird ausgeführt und nach erfolgreichem Import können Sie das Fenster schließen.

6.2 Dateien verknüpfen

Anders als bei einem Import aus einer Datenbank haben die Tabellen tblKunden und Bundesländer Städte keine Beziehung zueinander. Das lässt sich aber leicht ändern.

Aktivieren Sie die Tabelle tblKunden und klicken mit der rechten Maustaste auf Ort. Wählen Sie Beziehung erstellen aus. Daraufhin erscheint ein Fenster, in dem Sie die Beziehungen erstellen können.

Abb. 13: Beziehung erstellen

Wählen Sie als Verknüpfte Suchtabelle "BundesländerStädte" aus und bei Verknüpfte Suchspalte "Städte". Klicken Sie auf OK und die Beziehung wird erstellt.

6.3 Neue Pivot-Tabelle mit zwei horizontalen Diagrammen

Nun soll noch eine neue Pivot-Tabelle erstellt werden oder genauer gesagt zwei Diagramme horizontal. Wählen Sie nun die Felder gemäß Abb. 14 aus.

Abb. 14: PivotTable mit 2 horizontalen Diagrammen erstellen

Die Daten werden nun in zwei Diagrammen nach Bundesländern bzw. nach Herstellern angezeigt (s. Abb. 15).

Abb: 15: Anzeige der Daten nach Bundesländern bzw. Herstellern

6.4 Measure im PowerPivot-Fenster erstellen

Um ein Measure zu erstellen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Es sollte allerdings beachtet werden, dass sich nur Standardaggregationen wie SUM, COUNT, MIN, MAX, DISTINCTCOUNT oder AVG verwenden lassen.

  • Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte PowerPivot. In der Gruppe Berechnungen wählen Sie die Schaltfläche Measures aus und klicken auf Neues Measure.

    Abb. 16: Neues Measure erstellen

  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Measure. Dort ist bei Tabellenname tblAuftragspositionen eingetragen. Sind mehrere Tabellen vorhanden, können Sie auch auf den Pfeil nach unten klicken, um eine andere Tabelle auszuwählen. Mit der Tabellenauswahl wird festgelegt, wo die Definition des Measures gespeichert werden soll. Es ist nicht erforderlich, dass das Measure mit einer Tabelle gespeichert wird, auf die das Measure verweist.
  • Geben Sie in Measurename einen Namen ein, dieser soll hier "Summe" heißen. Der Name des Measures muss eindeutig sein. Sie können keinen Namen verwenden, der bereits für eine der Spalten verwendet wird. Achten Sie darauf, dass bei Kategorie Allgemein ausgewählt ist, dann stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung.
  • Klicken Sie auf fx und wählen die Funktion SUM( aus.

Um nun die richtige Spalte auszuwählen, verwenden Sie einen kleinen Kniff: Klicken Sie in der Formel hinter die öffnende Klammer und geben Sie ein Leerzeichen ein. Es öffnet sich eine Liste mit den Tabellen- und Spaltennamen. Wählen Sie [Gesamtpreis] aus.

Abb. 17: Measure erstellen

  • Übernehmen Sie die Formel und schließen Sie dann die Klammer.
  • Wählen Sie in Kategorie einen Measuretyp aus. Wählen Sie hier Währung (Currency). Der Typ des Measures hat keinen Einfluss auf die Berechnung der Formel. Er dient nur zu Informationszwecken.
  • Zur Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche Formel überprüfen. Nach erfolgreicher Formelüberprüfung bestätigen Sie mit OK.

6.5 KPI (Key Performance Indicator) im PowerPivot-Fenster erstellen

Um einen KPI in PowerView verwenden zu können, müssen Sie diesen in PowerPivot erstellen. Klicken Sie im Excel-Fenster auf PowerPivot, wählen Sie in der Gruppe Berechnungen Umschaltfläche KPIs aus und klicken Sie auf Neuer KPI.

Abb. 18: Neuen KPI erstellen

Abb. 19: Statusschwellwerte und Symbole auswählen

Es erscheint das Dialogmenü in Abb. 19. Hier sind die folgenden Einstellmöglichkeiten vorhanden:

  • Im Feld KPI-Basisfeld (Wert) sind die berechneten Felder im Datenmodell aufgelistet. Suchen Sie das Feld aus, das den Wert enthält, den Sie im Vergleich mit einem Zielwert auswerten möchten.

  • Zielwert definieren. Der Zielwert kann Folgendes sein:

    • Ein absoluter Wert im Beispiel 530000.
    • Ein anderes berechnetes Feld im Modell.

Stellen Sie nun die Werte entsprechend ein:

  • Definieren Sie die Statusschwellenwerte und die Symbolarten. Für einen KPI können entweder 3 oder 5 Status definiert werden, je nach dem ausgewählten Statusschwellenwert und der Symbolart.
  • Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen.
  • Klicken Sie in der Meldung, die besagt, dass Sie das Datenmodell geändert haben, auf OK.

6.6 KPI in PowerView verwenden

Werfen Sie nun einen Blick auf die PowerView-Felder. Wenn das Datenmodell KPIs aufweist, sind sie in der Feldliste leicht zu finden. Neben der Spalte Summe wird das Ampel-Symbol angezeigt. Sie können sie auf Power View-Blättern in Excel verwenden.

  • Klicken Sie in der Feldliste auf den Pfeil neben dem KPI (Summe).

Er wird erweitert, um die im KPI enthaltenen Felder ...

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