Planung und Umsetzung eines standardisierten Management ... / 3.1 Dashboard-Grobkonzept

Ziel war es, den Informationsbedarf der Geschäftsführung, der Bereichsleitung und den Kostenstellenverantwortlichen der Tochtergesellschaft durch eine gemeinsame Lösung abzudecken und dabei mithilfe eines Self-Service Tools den Umstieg auf das Pull-Prinzip zu erzwingen. Sämtliche bis dahin manuell erstellten Berichte im Monatsabschluss sollten durch die neue Lösung ersetzt und der zuständige Business Controller damit vom "Number Crunching" befreit werden.

Dazu musste die Applikation grafisch ansprechend und mit einfachen technischen Mitteln (Web-Browser) auf den gängigsten Endgeräten verfügbar gemacht werden. Durch einen modularen Aufbau, d. h. durch Absprünge auf weitere Seiten – ähnlich einer Homepage – wird der Detaillierungsgrad erhöht. Die ersten Seiten sind somit eher zur Übersicht für die Geschäftsführung gedacht. Tieferliegende Seiten enthalten hingegen granulare Informationen der einzelnen Bereiche und dienen für das operative Management der Bereichsleiter.

Die zentrale Frage bei den Brainstorming-Sessions für die einzelnen Dashboard-Seiten war immer: Wer ist der Empfänger der jeweiligen Seite und welche Kernaussage soll vermittelt werden? Wir gliederten unsere Gedankenwelt in einer Art Navigationsbaum. So wurde klar, wie sich der Benutzer von den allgemeinen Übersichtseiten bis hin zu den Detailseiten durcharbeiten kann. Auch das im Anschluss erstellte Hilfedokument des Dashboards setzt auf diesen Navigationsbaum auf. In Abb. 2 ist ein vereinfachter Auszug daraus dargestellt.

Abb. 2: Auszug aus einem Navigationsbaum

Um unser Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, formulierten wir parallel dazu die jeweils zu vermittelnde Kernaussage (s. Tab. 2). Diesen kombinierten Leitfaden aus Navigationsbaum und Kernaussagen ließen wir vom Finanzleiter freigeben. In der nachfolgenden Designphase und auch noch später während der technischen Implementierung des Dashboards erwies sich das Dokument immer wieder als äußerst nützlich. Einerseits war es für uns im Projektteam bei der Überprüfung des eingeschlagenen Kurses hilfreich und andererseits konnten wir auf dieses Lastenheft auch bei Diskussionen mit Geschäftsführern und Bereichsleitern in Bezug auf Zusatzanforderungen und Abänderungen zurückgreifen.

Ziffer in Navigationsbaum	Seite	Kernaussage
0	Start	Übersicht der wichtigsten finanziellen Unternehmenskennzahlen
1	Revenues	Darstellung der Umsatzerlöse je Kategorie, Bereich und im zeitlichen Verlauf
2	OPEX	OPEX-Positionen gem. GuV inkl. zeitlicher Verlauf; Umschaltoption auf Bereiche
3	Operating EBT	Standard-GuV in Tabellenform und Darstellung der Positionen im zeitlichen Verlauf
4	Personnel Expenses	Personalkosten, FTE und Heads je Bereich
5	Overtime	Rückstellungen für Urlaubs- und Zeitguthaben der Bereiche
6	Revenue Forecast	rollierende Umsatzplanung für die kommenden 3 Monate
7	Products	Darstellung der Deckungsbeitragsrechnung und Vergleich mit anderen Produkten
8	Department Overview	Übersicht der wichtigsten finanziellen und nicht-finanziellen Kennzahlen je Bereich
9	Traffic	wichtigste Kennzahlen aus dem Digitalbereich
	...

Tab. 2: Kernaussagen je Seite

Das Layout skizzierten wir auf weißem Papier (s. Abb. 3). Es war uns wichtig, eine einheitliche und einfache Darstellung der Elemente zu wählen, die später auch für Dashboards weiterer Gesellschaften als Template genutzt werden konnte. Die Steuergröße "Abweichung zum Plan in absoluten Zahlen" war als Voreinstellung im interaktiven Dashboard vorgesehen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit entschieden wir uns bewusst gegen die parallele Anzeige von mehreren Abweichungen. Eine Umschaltmöglichkeit auf Vergangenheitsvergleiche bzw. relative Abweichungen sollte dem User jedoch zur Verfügung gestellt werden.

Besonderen Fokus legten wir deshalb auf die Kopfleiste. Hier mussten alle wesentlichen Einstellungsmöglichkeiten gebündelt und die jeweils aktuell getroffene Auswahl übersichtlich angezeigt werden. Für die Funktionen "Zurück", "Hilfe" etc. dachten wir an in IT-Tools gängige Symbole, um dadurch auch die Einstiegshemmschwelle für Benutzer zu verringern. Das grobe Design und die Funktionalitäten der Kopfleiste haben wir bereits im Zuge der Skizzierung mit aufgenommen (siehe dazu oberer Bereich in Abb. 3).

Zur einfachen Erfassung durch den Benutzer stellten wir bereits in der Designphase die visuelle Wahrnehmung in den Vordergrund. Dazu setzten wir unter anderem auch Empfehlungen aus dem SUCCESS-Konzept^[1] um. Eine vollumfängliche Implementierung sämtlicher SUCCESS-Regeln erschien uns jedoch nicht pragmatisch.

Die Kommentierung zu den bisherigen Monatsabschlüssen wurde meistens in einer separaten Datei als Fließtext erfasst. Dabei gab es umfangreiche Beschreibungen, bei denen trotzdem oft die konkrete Nachricht fehlte. Wir wollten deshalb nur kurze und prägnante Formulierungen erlauben und sahen für Kommentarfelder absichtlich eine relativ kleine Fläche vor.

Bei der Startseite entschieden wir uns für 6 Kacheln zur Anzeige der Kennzahlen aus bzw. mit Auswirkung auf die GuV ...